Oficina de Calidad y Mejoramiento Continuo Indicadores de Proceso Christian Leonardo Mancilla Méndez Bogotá, 4 de Marzo de 2010

Temas Indicadores Construcción de Indicadores Que es un Indicador? Características de los Indicadores. Construcción de Indicadores Metodología para la definición de Indicadores Definición de los Indicadores. Plantilla de Reporte de Datos

Indicadores Que es un Indicador? Es la relación existente entre variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y tendencias de cambio de un proceso observado, respecto a los objetivos y metas previstos para éste. La magnitud del indicador al ser comparada con un nivel de referencia o meta, podrá estar señalando una desviación o un acierto, sobre la cual se tomarán acciones correctivas, preventivas o de mantenimiento según sea el caso.

Características de los Indicadores Para que un indicador no sea solo una relación de datos, sino que genere valor en la medición, se debe caracterizar por tener los siguientes atributos: 56 3/4 $6.000 Oportunidad Frecuencia Relevancia Exactitud Exactitud: A través de la información se debe presentar un panorama real y actual de la situación. Frecuencia: Es la medida de cuán a menudo se obtiene, requiere o analiza la información. Relevancia: Los datos como tal no nos dicen mucho, el análisis de los mismos debe tener una importancia para una situación en particular. Oportunidad: Para ser considerada oportuna, una información debe estar actualizada y disponible cuando ésta es necesitada.

Características de los Indicadores “Los Indicadores son un medio y no un Fin” Mauricio Beltrán Jaramillo Los indicadores no se deben convertir en la meta que hay que alcanzar, pues se acondicionaría la gestión de la Institución en pro de su cumplimiento. Los indicadores son medios que ayudan a medir el cumplimiento de la gestión de los procesos en un periodo determinado.

Metodología para la construcción de Indicadores Ajustar y afinar los indicadores respecto a factores como Pertinencia, Rangos establecidos y los niveles de calificación, y la frecuencia en la toma de datos 1. Contar con Objetivos y Estrategias Realizar el mantenimiento a los indicadores para darles continuidad operativa y efectuar los ajustes necesarios, que se encuentren dentro del monitoreo permanente que se realiza a la gestión de los procesos. 8. Estandarizar y formalizar 2. Identificar los factores de éxito El objetivo debe ser claro, preciso y cuantificado. Se debe tener conocimiento de la estrategia a implementar para el logro del objetivo El factor de éxito es el aspecto que es necesario mantener bajo observación para conseguir una adecuada gestión. 9. Mantener en uso y mejorar continuamente Documentación y divulgación del indicador para su adopción y gestión al interior del proceso Asignar una persona dentro del proceso que este en permanente contacto con la información, para facilitar su tratamiento y disponibilidad 7. Medir y ajustar 3. Definir los indicadores para los factores de éxito Definir Estándar o Meta a cumplir dentro del periodo de Evaluación, Rango en el que se comporta el indicador, Nivel de Calificación que estará condicionado por el rango definido. Establecer los indicadores asociados a cada factor de éxito definido y éstos deben estar relacionados a la eficacia, eficiencia y efectividad Se determinan las fuentes de la información, la frecuencia de reporte, y la asignación de responsables para la recolección y presentación de ésta. 6. Determinar y asignar recursos para la medición 4. Determinar estándar o meta y rango de gestión 5. Diseñar la medición

Definición de Indicadores Nivel de Calificación: Definida la meta o estándar del indicador, se establece un rango de calificación asignado al comportamiento del mismo, definido en tres niveles. NIVEL DE CALIFICACIÓN Bajo Medio Alto X < 93% 93% < X < 97% X > 97% 1 2 3 Alto: El Indicador muestra que la gestión realizada, se posicionó dentro del rango optimo de cumplimiento superando las expectativas planteadas. Medio: La medición obtenida es cercana al comportamiento estándar del indicador. Bajo: Es necesario reforzar el seguimiento y gestión, pues se evidencia problemas y falencias que afecta el rendimiento del proceso, se considera una alerta que solicita una revisión de actividades lo antes posible.

Definición de Indicadores NOMBRE DE PROCESO DESARROLLO HUMANO   Indicador Evaluación del Desempeño FORMULA DE CALCULO Personal calificado satisfactoriamente Total del personal calificado Periodo Datos Medición Estandar Calificación 2006 = 101 95% 2 106 2007 88 100% 3 2008 84

Evaluación del Desempeño Fecha de Reporte (dd/mm/aaaa) Reporte de datos Planilla de reporte de datos Nombre del Indicador Evaluación del Desempeño JCM ZAO ZCAR ZCBOG ZCBOY ZCOR ZOCC ZCSUR ZSUR Consolidado Nacional   Fuente N/D Numerador Personal calificado satisfactoriamente Denominador Total del personal calificado Periodo de evaluación Trimestral Fecha de Reporte (dd/mm/aaaa)

Reporte de datos Fechas de reporte de datos Bimestral Trimestral Semestral Anual 1ª. Fecha: 25 de Febrero 25 de Marzo 25 de Junio 22 de Diciembre 2ª. Fecha: 25 de Abril 22 de Diciembre 3ª. Fecha: 25 de Septiembre 4ª. Fecha: 25 de Agosto 5ª. Fecha 25 de Octubre 6ª. Fecha

Análisis de la Información El análisis de la información comienza por una revisión por parte de los responsables de los procesos, descrita en las observaciones reportadas. La OCMC, realiza un análisis del comportamiento del indicador tomando como punto de referencia los resultados obtenidos en periodos anteriores.

Emisión de Informes De forma trimestral se realiza el reporte del comportamiento de los Indicadores por proceso de la UNAD Rectoría revisa la información reportada.

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