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CONCEPTUALIZACIÓN Y DISEÑO DE INDICADORES
“Ruta Para el Cambio” CONFERENCIA CONCEPTUALIZACIÓN Y DISEÑO DE INDICADORES
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Toda organización persigue tres objetivos:
-Supervivencia. -Rentabilidad: generación de excedentes -Crecimiento.
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MERCADEO Y GESTION DE RELACIONES DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
GESTIÓN DE RECURSOS DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO LA RUTA LINEA DE BASE:
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CICLO -PER- El ciclo de Planeación, Evaluación y Retroalimentación —PER—, es un proceso directivo y administrativo que anualmente debe seguir la institución para definir y elaborar sus planes, realizar el seguimiento adecuado a su cumplimiento, hacer los ajustes que se requieran y verificar los logros alcanzados de acuerdo con lo planeado. Permite además recoger y entregar información oportuna y veraz a los diferentes públicos de la institución, fortaleciendo los vínculos de éstos con los programas y servicios que ofrece.
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Planeación Es la forma de organizar los recursos y definir las actividades para lograr un propósito, un deseo, un cambio. Es pensar y decidir qué hacer en el futuro. Para planear se debe definir un propósito, identificar con claridad lo que se desea alcanzar, determinar la forma de conseguirlo, las capacidades y recursos que se tienen y definir la forma de lograrlo. La planeación es la forma más segura de llegar a la sostenibilidad integral de la organización en el largo plazo; es importante tener en cuenta que los planes son de corto, mediano y largo plazo, siendo todos de gran importancia para el crecimiento y desarrollo de la organización. Seguimiento Es un proceso continuo de observación, recolección, utilización y análisis de información, que se realiza teniendo en cuenta el plan operativo. La finalidad del seguimiento es: • Observar el avance de la ejecución del plan. • Descubrir anomalías durante la ejecución. • Realizar correcciones oportunas. El seguimiento debe ser: • Ágil: que no demande mucho tiempo ni recursos. • Orientado: debe determinar claramente la información necesaria y los indicadores que se requieren. • Participativo: se realiza con la participación de todos los implicados.
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Evaluación Es un proceso recolección de información que permite medir los resultados del plan. Tiene como objetivos: • Determinar si se cumplieron los objetivos. • Si hubo eficiencia en el uso de recursos. • Si hay impacto o cambio. Retroalimentación Proceso de compartir información, observaciones, preocupaciones y sugerencias, con la intención de alcanzar nueva información, para mejorar o modificar diversos aspectos del funcionamiento de una organización.
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SISTEMA DE INDICADORES
Los indicadores, son la herramienta principal para poder cumplir el ciclo PER. Son instrumentos que permiten verificar el cumplimiento de lo planeado y los logros obtenidos; son un sistema de información y por lo tanto están compuestos de datos que ayudan a tomar decisiones.
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Distinciones y claridades
OBJETIVOS METAS INDICADORES Aluden al cambio que se quiere lograr Productos deseados ¿Cuánto?, ¿Cuán bueno?, ¿Cuándo?, ¿Quién?, ¿Dónde? Medidas específicas del progreso alcanzado en el cumplimiento de las metas y el logro de los objetivos Los indicadores se deben construir cuando se formula el plan, inclusive esto permite visualizar desde un principio, si es posible aplicarlos y si es necesario se pueden reformular, sin que esto afecte el plan.
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Momentos en que se deben aplicar los indicadores:
Antes de iniciar el plan y es lo que se denomina LINEA DE BASE, responde a las preguntas ¿Cómo está hoy la situación? ¿Qué hay hoy?; se denominan Indicadores Basales. 2. Durante la ejecución del plan, es lo que se denomina seguimiento, monitoreo, acompañamiento (antes denominado control); responde a las preguntas ¿Cómo vamos? ¿Qué se ha logrado?. Requiere de indicadores que permitan medir el avance de las actividades programadas y la calidad de los recursos; se denominan en algunas metodologías Indicadores de Gestión. Con la información obtenida en el seguimiento se puede modificar o ajustar el plan operativo. 3. Después de concluir el plan, se denomina evaluación; responde a las preguntas ¿Cómo quedó? ¿Qué pasó?. Permite verificar los logros del plan en el corto, mediano y largo plazo y se denominan Indicadores de Logro. Toda organización persigue tres objetivos: -Supervivencia. -Rentabilidad: generación de excedentes -Crecimiento.
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INDICADORES BASALES Información relevante que se refiere a los valores iniciales al comienzo de un plan, programa o proyecto (socioeconómico, sectorial, organizacional). Son los referentes para la medición de los avances y de los resultados. Método para su construcción: Según los propósitos del plan se levanta información sobre la situación que se quiere mejorar. Para ello se utilizan técnicas como encuestas, observación, entrevistas, evaluaciones; la información recolectada se registra y se convierte en los indicadores de base.
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Ejemplo: Plan lúdico para los adultos mayores. Objetivo: Favorecer las relaciones interpersonales entre los adultos mayores del CBA “La Dulce Sonrisa”. Indicador basal: 40% de los adultos mayores participan de los servicios recreativos programados. Meta a un año: El 80% de los adultos institucionalizados participan activamente en las actividades recreativas.
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INDICADORES DE GESTIÓN O SEGUIMIENTO
Con estos indicadores se evalúan los recursos humanos, físicos, económicos y el tiempo, además las actividades programadas y realizadas en el plan; en estos factores se evalúa: Cumplimiento: Hacer aquello que se planeó hacer, teniendo en cuenta los requerimientos establecidos para obtener un resultado. Calidad: Propiedades de los recursos y los procesos que permiten apreciarlos como iguales, mejores o peores. Pertinencia: Adecuación de los procesos y recursos para el desarrollo de las acciones propuestas y los resultados esperados. Duración: Tiempo en que suceden las acciones. Plazos, permanencia, periodos. Suficiencia: Cantidad proporcionada para el desarrollo de las acciones. Oportunidad: Realización en el momento preciso. Puntualidad. Con estos indicadores podemos realizar: • Control de la ejecución de actividades. • Control a la ejecución del presupuesto. • Seguimiento al equipo de trabajo. • Seguimiento a la población beneficiaria. • Reajustes y retroalimentación.
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Ejemplo. En un programa de capacitación se evalúan aspectos como: • Capacidad del lugar escogido para la capacitación. • Conocimiento de los expositores. • Claridad de los expositores para desarrollar lo temas. • Asimilación del conocimiento por parte de los participantes. • Asistencia de las personas invitadas.
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INDICADORES DE EVALUACIÓN O DE LOGRO
Llamados también de éxito porque verifican el cumplimiento de los objetivos del plan, programa o proyecto. En este tipo de indicadores se habla de resultados inmediatos, efectos e impactos. • Indicadores de resultado: Miden el logro inmediato de los objetivos o metas del plan o proyecto. Se van midiendo en la medida que el plan avanza. • Indicadores de efecto: Miden los logros a mediano plazo, medibles principalmente a nivel del individuo. El efecto es consecuencia de los resultados. • Indicadores de impacto: Miden los logros a largo plazo, medibles principalmente en los comportamientos grupales. El impacto es consecuencia del efecto.
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Método para la construcción de Indicadores:
En la elaboración de Indicadores se deben tener en cuenta los objetivos y metas de corto, mediano y largo plazo. La construcción del indicador debe incluir cuatro aspectos: 1. Cantidad o dimensión, número, tasa, índice etc. 2. El objeto, que se expresa en personas, animales, grupos etc. 3. Calidad, características o atributos que se deben medir. 4. Tiempo en el cual se espera tener el resultado o cambio esperado.
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Ejemplo Objetivo Capacitación a 120 maestros para el desarrollo de competencias conceptuales y metodológicas, para abordar los problemas familiares de los adolescentes Indicador de resultado: El 90% de las 120 maestros que iniciaron la capacitación, culminan el proceso y adquieren nuevos conocimientos que les permite abordar los conflictos familiares de los adolescentes. Indicador de efecto: El 100% de los maestros que culminaron el proceso de capacitación, implementan acciones preventivas y de intervención individual y grupal con los jóvenes y sus familias. Indicador de impacto: El 90% de los jóvenes y familias que son intervenidos por los profesores formados, mejoran sus relaciones interpersonales, realizan actividades familiares en forma conjunta y se apoyan en el manejo de las situaciones familiares que se presenten.
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CONCLUSIÓN Es importante tener en cuenta que los indicadores permiten construir conocimiento. No son control, permiten comparaciones, facilitan el aprendizaje de los propios procesos operativos, administrativos y actuaciones. A las organizaciones sociales les debe interesar medir los resultados, efectos e impactos de sus propuestas, para estar seguros que realmente están contribuyendo al cambio social.
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