TALLER DE SEGUIMIENTO Y CONTROL FINANCIERO INSTITUCIONES PRIVADAS Marzo 2014

Rendición de Cuentas Final SEGUIMIENTO Y CONTROL – C y T Inicio y puesta en marcha 1° Visita a terreno 1° Informe y Presentación de avance 2° Visita a terreno 2°Informe y Presentación de avance Informe final (1 mes post proyecto) Supervisión de avance del proyecto + Reuniones de Directorio 1° año 2° año SEGUIMIENTO Y CONTROL FINANCIERO Primer Giro de Fondos Declaración de Gastos y Aportes Informe de Avance Financiero Contable Rendición de Cuentas Segundo Giro de Fondos Declaración de Gastos y Aportes Rendición de Cuentas Final 1° año

INICIO DEL PROYECTO

PLATAFORMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Fechas Importantes Estados: Normal, Alerta, Suspendido, Término Anticipado. Presupuesto Módulo de Declaración de Gastos: ¿Cómo Declarar cada gasto? Equipos Personas

DECLARACIONES DE GASTOS Y APORTES Según Manual de Declaraciones y Rendiciones V. 17

Declaración de Gastos y Aportes Se realizan a través de la Plataforma de Seguimiento y Control para revisión de FONDEF. Se realizan Cuatrimestralmente, dentro de los 10 días siguientes al período. Es revisada por el Analista Financiero Contable de FONDEF. Incluye la Declaración de los gastos financiados por CONICYT y los Aportes Institucionales y de las Entidades Asociadas al proyecto.

DECLARACIÓN DE GASTOS Y APORTES Se envían dentro de los 10 días siguientes al Período informado. Se pueden Informar: Gastos imputables al proyecto (pertinente y según normativa). Gastos efectivamente realizados para el proyecto. Gastos con documentos originales de respaldo. Gastos efectivamente pagados (desde la cuenta corriente bancaria de uso exclusivo del proyecto). Los datos que se ingresan son exactamente los datos del documento a declarar (fecha, número, monto, proveedor, beneficiario, etc.) El proyecto puede solicitar declarar un periodo menor a 4 meses. El analista revisa la declaración y al encontrar errores los observa dejando la declaración en estado preliminar. Se debe responder a las observaciones en un plazo de 5 días. Después de ese plazo el analista tiene la facultad de rechazar el gasto observado. Los gastos rechazados pueden volver a informarse, corregidos en la próxima declaración.

TIPOS DE APORTES

TIPOS DE APORTES

APORTES NO INCREMENTALES Se deben declarar según los ÍTEMS comprometidos, sin embargo, se puede solicitar reitemización. Respaldos: Se debe contar con el certificado de aportes No Incremental. Memoria de Cálculo: La memoria de cálculo no es una mera descripción o detalle de valores. Deben ser auto explicativas y sin decimales. Las variables de la valorización siempre deben estar claramente expresadas. No se aceptarán memorias de cálculo donde no se explique cómo fueron determinados los montos. Para el cálculo del aporte en remuneraciones que realiza la Institución Beneficiaria se deben descontar otros incentivos financiados por FONDEF y todos aquellos financiados con fondos públicos. Sin memoria de cálculo no se acepta el certificado. Ambos Documentos deben estar debidamente firmados.

TIPOS DE APORTES

APORTES INCREMENTALES Aportes Incrementales en Dinero: Aportes en dinero depositados en la cuenta corriente bancaria del proyecto. Usados por la beneficiaria para gastos de actividades del proyecto. Se respaldan y declaran con el documento original respectivo: Facturas, Boletas de Compra Venta, Recibos, Boletas de Honorarios, Liquidación de Sueldo, etc.

TIPOS DE APORTES

APORTES INCREMENTALES Aportes Incrementales - Otros (% Remuneración, remuneración de personas contratadas para el proyecto, costo de nuevos equipos, software, bienes inventaríales, material fungible, etc.) Respaldos: Se declara el Certificado de Aporte Incremental. Adjuntar Memoria de Cálculo; con detalle del cálculo de los montos. Adjuntar la Planilla con detalle de los documentos declarados. Indicar el Tipo de documento (Factura, Guía de Despacho, Liquidaciones, Boletas de compra venta, boleta de honorarios, recibos, etc.), nro. del documento, especificación de la actividad financiada, monto total o parcial, además de venir firmada por la misma persona que firma el certificado.

LISTA DE DOCUMENTOS DE RESPALDO LISTA DE DOCUMENTOS DE RESPALDO QUE SE DEBE ANEXAR A LOS CERTIFICADOS DE GASTOS INCREMENTALES. LISTA DE DOCUMENTOS DE RESPALDO N° CERTIFICADO AL QUE SE ANEXA XX N° CORRELATIVO DEL GASTO EN ESTA LISTA ITEM TIPO DE DOCUMENTO IDENTIFICACION DEL DOCUMENTO  

COMPRA DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

COMPRA DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS INSTITUCIONES PRIVADAS Se debe: Realizar cotizaciones a 3 proveedores diferentes, por montos sobre $ 500.000.- + IVA. Realizar Licitación pública sobre $ 10.000.000.- + IVA Excepciones se solicitan previamente por el representante de la institución beneficiaria por medio de una carta, según lo indicado en el Manual de Declaración de Gastos.

COTIZACIONES Deben realizar cotizaciones para compras sobre $ 500.000.- + IVA. Requisitos de las cotizaciones: Una de las 3 cotizaciones debe corresponder al proveedor adjudicado. Deben contener los datos del proveedor. Descripción del idéntico bien o servicio. Indicar el monto. Debe contener fecha emisión, y fechas cercanas entre ellas (1 mes), la cual debe ser previa a la fecha de la Orden de compra, a la de emisión de la factura o del contrato respectivo. Validez de la oferta. Debe contener un cuadro comparativo de las cotizaciones. Cuando el proveedor señala no tener el bien o servicio, debe expresarlo en un mail o carta. Si no lo hace, se puede presentar la invitación a cotizar realizada por el proyecto.

INVITACION A COTIZAR Fecha emisión. Datos del proveedor (incluyendo datos de contacto). Especificaciones claras del bien o servicio requerido. Plazo máximo para enviar la cotización. Datos de entrega de la cotización. Recomendable asignar un número correlativo de la Invitación a Cotizar.

LICITACIÓN PÚBLICA Deben realizar licitación para compras sobre $ 10.000.000.- (+ IVA). Requisitos de las licitación: Aviso en diario de publicación nacional (No aviso clasificado), indicando código de proyecto y que ésta es financiado por FONDEF de CONICYT. Bases técnicas y administrativas. Acta de Apertura. Hoja Resumen de Propuestas. Acta de Adjudicación, indicando aspectos técnicos y económicos que determinaron la decisión de adjudicación.

EXCEPCIONES AL PROCEDIMIENTO DE LICITACION Y/O COTIZACION Deben ser solicitadas por medio de una carta del Director del Proyecto al Jefe de la Unidad Financiero Contable de FONDEF-CONICYT, según lo indicado en el Manual de Declaración de Gastos. (Anexo N°1). Sólo se considerarán solicitudes realizadas con anterioridad a la realización del proceso de compra.

Ítem Financiables por FONDEF HONORARIOS SÍ INCENTIVOS REMUNERACIONES NO SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN EQUIPOS SOFTWARE INFRAESTRUCTURA MATERIALES FUNGIBLES PASAJES Y VIÁTICOS PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL SEMINARIOS, PUBLICACIONES Y DIFUSIÓN GASTOS GENERALES GASTOS COMUNES GASTOS DE ADMINISTRACIÓN SUPERIOR

HONORARIOS Se paga honorarios a personas naturales nacionales, y extranjeras, contratadas exclusivamente para la ejecución del proyecto. Se debe emitir contrato de honorarios, a plazo fijo, por obra o indefinido, el cual debe contener, una fecha posterior al inicio del proyecto, Código del proyecto, Actividades que realizará, Forma de pago, Horas o porcentajes de participación, Cláusula de confidencialidad, El contrato debe ser enviado a CONICYT en la primera rendición de cuentas. Se deben informar Honorarios, sólo para el personal que se encuentra asociado al proyecto en la Plataforma de S+C. Se debe enviar junto con la primera declaración de gastos la Nómina de Honorarios, y sólo se aprobarán pagos a personal contenido en esta nómina. Procedimientos para cambios en el ítem a) Solicitar la modificación. Solicitudes de Modificación de esta lista, a través de S+C. Aprueba el Ejecutivo del proyecto.

LIQUIDACIONES DE SUELDO BOLETA DE HONORARIOS LIQUIDACIONES DE SUELDO Son contratos por obra, a plazo o indefinido. Son por contrato a plazo fijo o indefinido. Debe ser extendida a nombre de la beneficiaria. Debe indicar el mes que cubre la liquidación. Indicar el periodo al cual corresponde el pago. Indicar monto con cargo a subsidio FONDEF. Código del proyecto FONDEF y el timbre declarado. Código del proyecto FONDEF y el timbre declarado.

INCENTIVOS Sólo se paga incentivos al personal habitual, permanente o de planta la institución: a) Personal con contrato de trabajo indefinido. b) El SUELDO de este personal, es PAGADO por la beneficiaria. c) El Incentivo nunca será parte del sueldo base. Este contrato indefinido debe tener Las cláusulas de confidencialidad y de propiedad intelectual a favor de la beneficiaria, las cuales se pueden incorporar legalmente en una anexo al contrato. Se declara con la respectiva liquidación de sueldo o boleta de honorarios, NO se retiene el 50% contra logro Resultados o Hitos. Considerar que en la primera declaración de gastos deben enviar la Nómina de Incentivos debido a que solo se pagan incentivos al personal autorizado en dicha nómina. Procedimiento para cambios en el ítem según lista de personal autorizado en plataforma de S+C, se debe enviar solicitud de modificación de esta lista a través de S+C la cual es aprobada por el ejecutivo.

LIQUIDACIONES DE SUELDO BOLETA DE HONORARIOS LIQUIDACIONES DE SUELDO Debe ser extendida a nombre de la beneficiaria Emitidas por la Institución. Debe señalar el periodo pagado por incentivos. Indicar el monto del Incentivo en forma separada de los otros haberes Debe indicar monto pagado.

TABLA DE TOPES PARA HONORARIOS E INCENTIVOS DEDICACIÓN REMUNERACIÓN MENSUAL TIPO VALOR MÁX. POR HR. MIN MAX REMUNERACION MAXIMA DEDICACION MINIMA DEDICACION MAXIMA DIRECTOR GRAL. 12.100 20% 50% 440.440 1.101.100 DIRECTOR ALTERNO 10.000 364.000 910.000 INV. PHD. 8.300 0% 100% 1.510.600 INV. PROF.* 6.500 1.183.000 *Para todo el Personal que no esté dentro de esta clasificación (Otros), su tope de Honorarios e Incentivos, será el de INV. PROF.

HONORARIOS INCENTIVOS Personas naturales nacionales, y extranjeras. Personal habitual, permanente o de planta de la institución. Contratadas durante la ejecución del proyecto. Se encuentran ya contratadas, previo a la fecha de inicio del proyecto Contrato de honorarios, a plazo fijo, por obra o indefinido. Contrato de trabajo indefinido. Posee cláusula de confidencialidad y de propiedad intelectual, ó anexo al contrato. La remuneración mensual u otro periodo. No constituyen parte de su sueldo base. Se respaldan y declaran con boleta de honorarios o liquidación de sueldo, según corresponda. Se debe enviar nomina de Honorarios Se debe enviar nomina de Incentivos

SUBCONTRATOS Los subcontratistas sólo pueden ser personas jurídicas. Debe existir un contrato entre la Beneficiaria y la empresa subcontratista, aquellos contratos sobre $ 3.000.000.- deben adjuntarse en la rendición de cuentas. El Contrato debe Contener las cláusulas de confidencialidad y de propiedad intelectual a favor de la beneficiaria. La persona jurídica subcontratada NO puede ser una empresa o entidad que esté asociada al proyecto. La persona jurídica presentada como subcontratista en el proyecto es referencial, es decir de todas formas debe adjuntar las cotizaciones o licitación pública según corresponda.

Documentos requeridos para una beneficiaria: Factura, deben adjuntar las cotizaciones o invitaciones a cotizar, licitación pública si corresponde. Documento que respalda la excepción si es el caso. Sólo pueden ser subcontratadas: Aquellos que se puedan tener mejores calidades, costos o plazos que los realizados en forma propia. Incluye la adquisición de tecnologías ya existentes. No se pueden subcontratar actividades de investigación y desarrollo que sean críticos para el proyecto.

Procedimiento para cambios en el Ítem Incorporación de un Subcontrato, no considerado inicialmente en la Planilla de Costo, cuyo costo estimado sea superior a $3.000.000.- Carta del Director del Proyecto al Jefe Administración y finanzas de FONDEF-CONICYT. Sólo con carta de Aprobación, se puede realizar nuevo contrato. Sólo se considerarán solicitudes realizadas con anterioridad a la compra.

EQUIPOS El listado de equipos debe estar ingresado en la plataforma de seguimiento y control y autorizados. Deben ser contabilizados, inventariados y asegurados por la Institución, además de incluir los gastos de instalación y las compras de partes, accesorios y/o componentes no fungibles. El equipo debe ser rotulado. Debe tener el número de Inventario único institucional. Los Equipos adquiridos con financiamiento FONDEF, estarán sujeto a revisiones y visitas en terreno. Procedimiento para cambios en el ítem: la solicitud es enviada por el Director del proyecto, a través de la Plataforma, para: Solicitud de cambio de equipos. Solicitud de cambio del costo estimado del equipo. Eliminación de un equipo. No se aceptará una solicitud de incorporación durante los últimos 4 meses. de ejecución del proyecto.

SOFTWARE Gastos en Software especiales que sean ESTRICTAMENTE necesarios para el Proyecto. Deben estar identificados en la Planilla de Costos por los montos máximos. Procedimiento para Cambios en el ítem: la solicitud es enviada por el Director del proyecto, a través de una carta al Jefe de la Unidad Financiero Contable FONDEF-CONICYT.

MATERIALES FUNGIBLES Aquellos Materiales que se consumen con el uso durante la ejecución del Proyecto y son estrictamente necesarios para el Proyecto Material de Oficina. Materias primas para experimentos. Reactivos, gases especiales, material de aseo especial para laboratorio. Procedimiento para realizar cambios en el ítem: No se deben solicitar y el Director puede realizar los que estime conveniente.

PASAJES Y VIATICOS Sólo se financia al personal asociado al proyecto y que se encuentra ingresado en la plataforma de seguimiento y control. No se financian estos gastos al personal de las entidades asociadas al proyecto. El monto del viático depende de la normativa interna de la institución. Al declarar el gasto, en la descripción debe indicar: Quién viajó, período del viaje, motivo y destino.

Procedimiento para cambios en el ítem. Para viajes fuera de Chile, no considerados en la planilla de costo, se debe enviar carta la Jefe de la Unidad Financiero Contable FONDEF-CONICYT. Con la aprobación a través de carta, se podrá ejecutar el gasto. Los cambios de viajes dentro de Chile no deben ser solicitados. Documentos requeridos para declarar Pasajes: Factura de pasajes (en clase económica), que incluyan el nombre del pasajero, o la factura con boarding pass adjunto o comprobante electrónico de compra de pasajes aéreos. Debe adjuntar las cotizaciones respectivas o las invitaciones a cotizar. Documentos requeridos para declarar Viático, para todas las Beneficiarias. Recibo simple de viático. Resolución de comisión de servicios (viaje y viáticos). Informe de resultados comisión de servicios. Anexo N°12.

PROPIEDAD INTELECTUAL Se financiarán los gastos realizados para la obtención de derechos sobre la propiedad intelectual e industrial en Chile y/o en el extranjero. Se puede Declarar en este Ítem, solamente: Gastos relacionados con obtención de patentes marcas, derechos de autor (libros, software, manuales, etc.). Derechos de obtentor (nuevas variedades vegetales). Subcontratos para determinar la factibilidad y valor de obtener derechos de propiedad. pagos de honorarios a personas que contribuyan en el proceso de patentamiento. Otras modalidades de protección de la propiedad intelectual. Otros gastos que aseguren la protección de la propiedad intelectual.

GASTOS GENERALES E IMPREVISTOS Pueden declararse servicios básicos, locomoción, imprevistos y difusión y otras partidas de gastos generales del proyecto. En aquellos casos en que el monto destinado al proyecto sea menor al total de la factura, esta debe contener el prorrateo correspondiente. Los gastos en telefonía móvil deben ser previamente solicitados y autorizados por la Jefe de la Unidad Financiero Contable FONDEF-CONICYT. El recibo de movilización debe contener gastos dentro de la ciudad, como: pasajes de locomoción colectiva, metro, peajes, estacionamiento, etc. Monto máximo de $100.000. No se acepta en éste ni en ningún otro ítem financiado por FONDEF gastos por: arriendos de vehículos de la beneficiaria, colación, Desayuno, almuerzo o cena.

GASTOS DE ADMINISTRACION SUPERIOR No puede ser más del 12 % del subsidio de FONDEF. Se respalda con un Certificado de Gastos de Administración Superior, modelo en el Manual de Declaración de Gastos. Anexo N°4. Extendidos por la Beneficiaria. Firmado por el Rector o Representante Legal.

RENDICIONES DE CUENTAS

RENDICIONES DE CUENTAS - INSTITUCIONES PRIVADAS Se envía el formulario Rendición de Cuentas (Anexo N°14), con el detalle de los gastos previamente aceptados por FONDEF a través de la Plataforma de S+C, documentos originales y archivo digital con los documentos originales escaneados. (CD, Pendrive, etc.). Se realizan: antes de solicitar la próxima remesa de fondos, al cumplir los 12 meses del primer giro, y antes del vencimiento de la garantía no renovable de los 6 meses. Es revisada por el Sub-Departamento Control de Rendiciones del Departamento de Administración y Finanzas, en adelante SCR/DAF. Deben enviar siempre las conciliaciones de la cuenta corriente exclusiva del proyecto, en conjunto a las Cartolas Bancarias. En caso contrario no se da por aprobado ningún gasto. Deben enviar siempre el Listado del Inventario de los Bienes y Equipos adquiridos con financiamiento del FONDEF al proyecto. Anexo N°15. En la primera rendición se debe enviar los contratos de las personas a honorarios, por única vez. Deben enviar comprobante contable ingreso de los fondos girados al proyecto. Sólo incluye los gastos financiados por FONDEF – CONICYT.

REVISION DE LAS RENDICIONES DE CUENTAS La rendiciones de cuentas deben ser enviadas a Cristian Cavieres, Jefe SCR/DAF de CONICYT, y se pueden enviar de dos formas: Previa coordinación para la entrega en forma presencial. Enviando la documentación vía correo a la dirección de CONICYT. La revisión se realiza en un plazo máximo de 30 días Se emite un Pre informe. El Director del proyecto debe responder a las observaciones en un plazo máximo de 15 días corridos. Se emite Informe Final. Una vez finalizado el informe de rendición de cuentas se determina si existe saldo por rendir, el cual debe ser garantizado. Importante: La garantía por el saldo sin rendir debe tener una vigencia de seis meses, no renovable. Debe enviar una nueva Rendición de Cuentas antes de la fecha de vencimiento de esta Garantía. (A más tardar al 4to. Mes).

SEGUNDO GIRO

REQUISITOS PARA LOS SIGUIENTES GIROS Enviar la Solicitud de Giro a través de la Plataforma de S+C. Resultados e hitos al día (Plataforma S+C). Permanecer en estado “Normal”. No debe estar en situación “Alerta” o “Suspendido”. Estar al día en la declaración de aportes institucionales y de entidades asociadas comprometidos, según convenio y cronograma vigente. Estar al día con el envío de los Informes de Avance C y T, e Informe de Avance Financiero Contable. (Aprobados). Rendición de cuentas aprobada. Enviar un documento en garantía por el monto del saldo sin rendir. La vigencia de esta garantía deberá ser de seis meses. Enviar una garantía por el monto del giro de fondos solicitado con una vigencia de 14 meses. No mantener Deuda Morosa con CONICYT. Con la emisión del Preinforme de Rendición de Cuentas, será posible determinar el monto de la garantía por el saldo sin rendir. Esto permitirá al proyecto solicitar un nuevo giro desde ese momento.

DEUDA VENCIDA Y MOROSA Giros Deuda Vencida: Si no se ha ejecutado, declarado y rendido al año de efectuada la transferencia. Giros Deuda Morosa: Si no se ha ejecutado, declarado y rendido, al año seis meses de efectuada la transferencia. En esta condición no se podrán realizar nuevos giros al Proyecto.

INFORME DE AVANCE FINANCIERO

INFORME DE AVANCE FINANCIERO CONTABLE El proyecto debe enviar un informe de avance financiero contable (IAF) a la mitad del periodo de ejecución del proyecto, o antes de la solicitud del nuevo giro, acerca de la Ejecución Presupuestaria de éste y el estado de los equipos adquiridos. Contenidos del informe: Número del Informe. Periodo del Informe, desde - hasta. Nombre del Director del Proyecto Antecedentes generales de la Institución Beneficiaria. Debe indicar montos relacionados al giro, e indicar lo declarados en plataforma y el saldo por rendir. Indicar montos de los aportes institucionales y empresas asociadas al proyecto, declarados y aceptados a la fecha en plataforma y según cronograma vigente. Declaración de inventario, contabilización y seguro de equipo.

INVENTARIO DE EQUIPOS

INVENTARIO DE LOS EQUIPOS Los equipos deben estar inventariados por la Institución (Debe tener número de inventario institucional). Debe incluir todos los equipos declarados y aprobados en Plataforma. Los equipos deben ser asegurados. Debe contener las coberturas de Robo, Daño e Incendio. La visita de revisión de inventario se realiza según programación de inventario: Puede realizarlo un ejecutivo o analista de FONDEF. Los equipos deben estar obligatoriamente rotulados y con el número único de inventario institucional. Debe Mantener un Listado Actualizado de los Equipos del Proyecto, el cual se debe enviar actualizado en conjunto al envío de las Rendiciones de Cuentas de cada Beneficiaria.

RENDICION DE CUENTAS FINAL Y REINTEGROS

RENDICION DE CUENTAS FINAL Se realiza después de terminado el proyecto al Sub-Departamento Rendición de Cuentas del DAF y a la UFC de FONDEF, según la fuente de financiamiento. La rendición de cuentas de los gastos financiados por FONDEF es revisado por el SRC/DAF. Todos y cada una de los documentos presentados en la rendición, deben incluir en el documento el timbre de declarado o rendido e indicar el código del proyecto. El plazo de presentación de esta rendición es de 60 días corridos, contados desde la fecha de término de su ejecución. Si corresponde, se solicita reintegro de fondos.

RENDICION DE APORTES La rendición de cuentas de los aportes es revisada por la Unidad Financiera Contable de FONDEF. Todos y cada una de los documentos presentados en la rendición, deben incluir en el documento el timbre de declarado o rendido e indicar el código del proyecto

REINTEGRO DE FONDOS Existen tres instancias donde se solicita reintegro de fondos una vez finalizado el proyecto: El proyecto no gastó la totalidad del giro. Se solicita el saldo. Se rechazaron gastos en la rendición de cuentas. Reintegro de montos, por aportes no cumplidos por el proyecto. Plazo de los Reintegros: Reintegro de los fondos no gastados: 30 días corridos de la fecha de término del proyecto. Reintegro por los gastos rechazados, informado mediante el Informe Final de Revisión: Dentro del plazo señalado en el informe. Si los reintegros no son enviados en el plazo establecido, el monto solicitado es considerado deuda vencida o morosa, quedando informada en los registros de CONICYT.

CONTACTOS Analistas Teléfono E-Mail Paulina Rubio 23654557 parubio@conicyt.cl Natalia Aranguiz 23654563 naranguiz@conicyt.cl Macarena Saavedra 23654556 msaavedra@conicyt.cl David Cerna 23654588 dcerna@conicyt.cl Eric Pareja 23654541 epareja@conicyt.cl Sebastian Valenzuela 23654558 svalenzuela@conicyt.cl Pedro Cotal 23632614 pcotal@conicyt.cl Encargado Finanzas FONDEF Iván Muñoz 23654561 imunoz@conicyt.cl Jefa Administración y Finanzas FONDEF Jimena Oyarzun 23654553 Joyarzun@conicyt.cl

Por su Atención Muchas Gracias