ASPECTOS CONCEPTUALES Y METODOLÓGICOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final.

NUEVO ENFOQUE ARCHIVISTICO MARCO LEGAL CONCEPTUAL MARCO ARCHIVISTICOS PROCESOS PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS Constitución Política Ley General de Archivo Códigos: Sustantivo de Trabajo Penal Procedimiento Penal Civil Procedimiento Civil Contencioso Administrativo Producción Recepción Distribución Consulta Organización Disposición Final Procedencia Orden Natural Funcional ARCHIVO TOTAL (Ciclo Vital de los Documentos)

NUEVO ENFOQUE ARCHIVISTICO: Archivo total Es el control y seguimiento de todo el proceso archivístico en sus distintos estadios: La producción La recepción La distribución El trámite La organización La consulta La conservación y su disposición final

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD) Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

OBJETIVOS DE UN PGD Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos Procurar la racionalización y control en la producción documental Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna

OBJETIVOS DE UN PGD Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos

OBJETIVOS DE UN PGD Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 7. CONSERVACIÓN PROCESOS DE UN PGD 2. RECEPCIÓN 3. DISTRIBUCIÓN 4. TRÁMITE 6.CONSULTA 8. DISPOSICIÓN FINAL 5. ORGANIZACIÓN 1. PRODUCCIÓN

1. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1. Creación y diseño de documentos Determinación de dimensiones, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instrucciones para el diligenciamiento de formularios Determinación de uso y finalidad de los documentos Diplomática: imagen corporativa, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras Definición de tipologías documentales, formatos y formularios según TRD Determinación de formatos preimpresos y plantillas predeterminadas Directrices relacionadas con el número de copias

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Radicación: Procedimiento por el cual, se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1. Radicación de documentos Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Registro de planillas de radicación y control

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Registro: Procedimiento por el cual, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Definición de medios de recepción Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2 2. Registro de documentos ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1.Distribución de documentos recibidos Identificación de dependencias y determinación de competencia Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos recibidos

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias Enrutamiento de documentos a dependencia competente Registro de control de entrega de documentos internos

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros Control y firma de guías y planillas de entrega Organización mensajería externa

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

TRÁMITE DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Recepción de solicitud o trámite 2. Respuesta Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite Determinación de competencia Preparación y proyección de respuesta

5. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos 220.13 ACTAS 220.13.03 Actas Comité Directivo

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Clasificación documental Identificación de unidades administrativas funcionales Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia Conformación de series y subseries documentales

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 2. Ordenación documental Conformación y apertura de expedientes Determinación de los sistemas de ordenación Organización de series documentales Foliación

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 3. Transferencias documentales Organización y entrega de transferencias documentales

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 3. Descripción documental Análisis de información y extracción de contenidos Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 1. Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta Determinación de competencia de la consulta Condiciones de acceso Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación Reglamento de consulta

CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 2. Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes Disponibilidad de fuentes de información Establecimiento de herramientas de consulta Ubicación de los documentos

CONSULTA DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES 3. Respuesta a consulta -Infraestructura de servicios de archivo Sistemas de registro y control de préstamo Uso de testigos y formatos para el control de devolución Implantación de medios para localización de información

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Sistema Integrado de Conservación Reproducción, duplicación y migración de información Control de condiciones ambientales Limpieza y control de plagas Primeros auxilios y reparaciones menores Prevención de desastres Planes de contingencia (copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes naturales, atentados)

8. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento CONSERVACIÓN TOTAL SELECCIÓN DOCUMENTAL MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES La conservación total Recepción de transferencias secundarias Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios Conservación y preservación de los documentos

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Eliminación de documentos Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD Valoración avalada por el Comité de Archivo. Levantamiento de acta y determinación de procedimiento.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES Selección documental Aplicación de método elegido Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Microfilmación Digitalización Determinar metodología y plan de trabajo Fines en la utilización de la técnica Control de calidad durante todo el proceso Determinar la metodología y plan de trabajo Definir calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere