GESTIÓN DOCUMENTAL I GRUPO 6 UNIDAD I OBJETOS DE APRENDIZAJE

Presentación del tema: "GESTIÓN DOCUMENTAL I GRUPO 6 UNIDAD I OBJETOS DE APRENDIZAJE"— Transcripción de la presentación:

1 GESTIÓN DOCUMENTAL I GRUPO 6 UNIDAD I OBJETOS DE APRENDIZAJE
DISPOSICION DE DOCUMENTOS LINA MARÍA SUÁREZ PARRA C.C DIANA CAROLINA MADARIAGA FLÓREZ C.C TUTOR JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD, CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA ARCHIVÍSTICA GESTION DOCUMENTAL I Grupo 06 BOGOTA, MAYO 2015

2 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS
Imagen: DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

3 Concepto Normatividad Actividades del proceso Flujo del proceso
CONTENIDO Concepto Normatividad Actividades del proceso Flujo del proceso

4 La disposición final de los documentos, es la valoración de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital - archivo de gestión , central o histórico de acuerdo con lo dispuesto en las herramientas archivísticas Tablas de Retención,- TRD o las Tablas de Valoración Documental – TVD. Imagen:

5 PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS – FORMATO TRD
Imagen consulta en línea:

6 PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS – FORMATO TVD
Imagen consultada en línea:

7 PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS Constitución Política de Artículos 63, 70, 71, 72 Ley 47 de 1920 Ley 14 de 1936 Ley 163 de 1959 Ley 39 de Artículos 1, 2, 3 y 4. Ley 80 de 1993 Decreto 2527 de 1950 Decreto 3354 de 1954 Decreto 264 de 1963 Decreto 960 de 1970 Decreto 2620 de 1993 Decreto de 1993 Decreto 998 de 1997

8 PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS Decreto 1145 de 2004 Decreto 2578 de 2012 Acuerdo AGN 007 de Artículos 18, 23 y 25 Acuerdo AGN 08 de 1995 Acuerdo AGN 04 de 2013 Circular AGN 03 de 2001 Circular AGN 01 de 2004 NTC 3723 NTC 4080 NTC 5174 NTC 5238 Directriz presidencial – Cero Papel – Guías SINAE

9 Imagen consulta en línea: http://es. slideshare

10 PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES CONSERVACIÓN TOTAL (Documentos Testimoniales) Imagen consulta en línea: Recepción de transferencias secundarias. Organización de los documentos en las unidades de conservación adecuadas para su conservación y preservación para disponerlos al servicio de los usuarios.

11 PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES ELIMINACIÓN (Documentos que pierden valores primarios y secundarios) Aplicación del procedimiento indicado en la TRD o TVD. Elaboración del inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y pueden ser eliminados. Aprobación del Comité de Archivo de la eliminación de las series y subseries documentales. Publicación del inventario en la página Web de la respectiva entidad. Elaboración del acta de eliminación. Eliminación de los documentos con empresas certificadas que su proceso no afecte el medio ambiente.

12 PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES SELECCIÓN (Se realiza muestreo de documentos representativo para conservación permanente) Aplicación del método de muestreo elegido registrado en el procedimiento de la TRD o TVD. Reproducción en otro medio de la elección de los documentos que se conservan totalmente

13 PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Microfilmación (Fotografía de los documentos conservados en películas) VIDEO Determinación de metodología y plan de trabajo. Fines en la utilización de la técnica. Control de calidad durante todo el proceso. Uso de nuevas tecnologías Determinación de la metodología y plan de trabajo. Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. DIGITALIZACIÓN (Reproducción de los documentos que solo pueden ser leídos por medio de un computador) VIDEO

14 Microfilmación: Es la técnica que permite tomarle fotos al documento y tener pequeñas imágenes en película.

15 Digitalización: Permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o demostrada por computador. Imagen consulta en línea:

16 FLUJOGRAMA DEL PROCESO

17 Webgrafía

18 GRACIAS