TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Presentación del tema: "TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL"— Transcripción de la presentación:

1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
LISTADO DE SERIES Y SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES (PRODUCIDOS O RECIBIDOS POR UNA ENTIDAD ADMINISTRATIVA EN CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES) A LAS CUALES SE ASIGNAN EL TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA FASE DEL ARCHIVO. JJKKJJJJJ

2 ARCHIVO DE GESTIÓN Reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa

3 ARCHIVO CENTRAL Donde son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente. Debe facilitar la consulta al público en general.

4 Última etapa del ciclo vital de los documentos
ARCHIVO HISTÓRICO Última etapa del ciclo vital de los documentos

5 LEY 594 DE 2000 Tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación

6 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION

7 1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental, debidamente aprobada.

8 2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries, correspondientes a cada dependencia.

9 3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

10 4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación consulta y control.

11 5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.

12 6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en las Tablas de Retención Documental, de acuerdo con el Plan de transferencias, diligenciando el formato único de inventario documental, regulado por el Archivo General de la Nación.

13 ACTAS COMITÉ INFECCIONES INTRAHOSPITALARIAS
RÓTULOS ACTAS COMITÉ INFECCIONES INTRAHOSPITALARIAS Código: 4000 Serie: 01 Actas Subserie: 01 Actas de comité Fecha: Carpeta: 1 de 1 Folios: 152

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