REVISIÓN GERENCIAL NACIONAL 2009-1 XXX de 2009

ASPECTOS A TRATAR 1. INDICADORES DE GESTION 2. RESULTADO DE AUDITORIAS INTERNAS 3. RESULTADO DE AUDITORIAS EXTERNAS 3. ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 4. SEGUIMIENTO TAREAS REVISIONES 08-I y 08-II 5. CAMBIOS QUE AFECTAN EL SISTEMA

MATRIZ DE OBJETIVOS DE LA CALIDAD

OBJETIVO “A” Lograr que la percepción de la satisfacción por parte de los usuarios sobre la calidad de los servicios prestados por los procesos administrativos estén sobre un 65%, para el año 2007 y el 80% para el 2009

OBJETIVO “A” Al implementar el sistema de gestión de la calidad, se realizó una primera medición en el año 2006, que arrojó como resultado una percepción de la satisfacción de 57.6%, registro a partir del cual se han venido realizando acciones orientadas a mejorar los niveles de satisfacción por parte de los usuarios. Durante el año 2007, se aplicó una nueva versión del instrumento utilizado durante el año 2006, obteniendo un resultado del 69.4%.

OBJETIVO “A” Para el año 2008, se mejoró el instrumento de medición, con el objeto de tener información más focalizada y se midió la satisfacción por grupos de usuarios, docentes, estudiantes y administrativos, el resultado obtenido en una escala Likert del 1 al 7, fue del 74.83% para el personal administrativo que calificó sobre 5, el 73.52% para docentes que calificó sobre 5 y el 24.5% estudiantes, que calificó sobre 5. El promedio de satisfacción para el año 2008, es de 57.62%. Esto nos marca una ruta de acción focalizada en los servicios prestados a los estudiantes, orientados a alcanzar la meta del 80%, para el año 2009. Es importante mencionar que el 52.1% de los estudiantes calificó sobre 4 los servicios evaluados, pero para efectos de comparación se toma únicamente el grupo que calificó sobre 5.

OBJETIVO “B” Atender en un 80%, los servicios solicitados de conformidad a los acuerdos de servicios establecidos.

OBJETIVO “B”

OBJETIVO “B”

OBJETIVO “B”

OBJETIVO “B” META

OBJETIVO “B”

OBJETIVO “B”

OBJETIVO “B”

OBJETIVO “B”

OBJETIVO “B”

OBJETIVO “B”

OBJETIVO “C” Mejorar en mínimo el 20%, la gestión de atención de quejas respecto de la medición del semestre anterior.

OBJETIVO “C” Mejorar en mínimo el 20%, la gestión de atención de quejas respecto de la medición del semestre anterior.

OBJETIVO “C”

OBJETIVO “C”

OBJETIVO “D” Cumplir al 100% los requisitos legales en la prestación de los servicios.

OBJETIVO “E” Mejorar en un 3% el resultado de los indicadores que cumplieron las metas de eficacia definidas para los procesos, respecto al comportamiento del semestre anterior.

OBJETIVO “E” 24 24

OBJETIVO “E” 25 25

OBJETIVO “E” 26 26

OBJETIVO “E” 27 27

OBJETIVO “E” 28 28

INDICADOR DE EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 29 29

GRAFICA INDICADOR DE EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 30 30

2. Resultados de las auditorias internas y externas. 2.1 No Conformidades: Informe de los resultados de las auditorias internas por proceso. 31

RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS 32 32

RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS 33

RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS 34 34

RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS 35 35

RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS 36 36

RESULTADOS DE LAS AUDITORIAS INTERNAS 37 37

TENDENCIAS DE NO CONFORMIDADES 38 38

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR SECCIONAL 39 39

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR SECCIONAL 40 40

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR SECCIONAL 41 41

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR SECCIONAL 42 42

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR SECCIONAL 43 43

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR SECCIONAL 44 44

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR SECCIONAL 45 45

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR PROCESO 46 46

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR PROCESO 47 47

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR PROCESO 48 48

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR PROCESO 49 49

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR PROCESO 50 50

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR PROCESO 51 51

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR PROCESO 52 52

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR PROCESO 53 53

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR PROCESO 54 54

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR PROCESO 55 55

NUMERO DE NO CONFORMIDADES POR PROCESO 56 56

Auditorias Externas 57 57

Auditorias Externas 58 58

Auditorias Externas 59 59

Auditorias Externas 60 60

Auditorias Externas 61 61

Auditorias Externas 62 62

3. Estado de las Acciones Correctivas 63

Acciones Correctivas

Acciones Correctivas

Acciones Correctivas Consolidado Nacional

4. Acciones Preventivas 67

Acciones Preventivas

SEGUIMIENTO TAREAS REVISION GERENCIAL NACIONAL AÑO 2008 69

70 70

5. CAMBIOS QUE AFECTAN EL SISTEMA 71 71

72 72

73 73

SEGUIMIENTO TAREAS REVISION GERENCIAL POR SECCIONALES AÑO 2008 74 74

SEDE PRINCIPAL 75 75

ADMINISTRACION DE LA CALIDAD Seguimiento Tareas Revisión Gerencia 08-I ADMINISTRACION DE LA CALIDAD 76

ADMINISTRACION DE LA CALIDAD Seguimiento Tareas Revisión Gerencia 08-I ADMINISTRACION DE LA CALIDAD 77 77

Seguimiento Tareas Revisión Gerencia 08-I GESTION FINANCIERA 78 78

Seguimiento Tareas Revisión Gerencia 08-I GESTION HUMANA 79 79

GESTION ADMISIONES Y REGISTRO Seguimiento Tareas Revisión Gerencia 08-I GESTION ADMISIONES Y REGISTRO 80 80

GESTION BIENESTAR UNIVERSITARIO Seguimiento Tareas Revisión Gerencia 08-I GESTION BIENESTAR UNIVERSITARIO 81 81

Seguimiento Tareas Revisión Gerencia 08-I GESTION BIBLIOTECA 82 82

Seguimiento Tareas Revisión Gerencia 08-II GESTION INFORMATICA 83 83

GESTION SERVICIOS GENERALES Seguimiento Tareas Revisión Gerencia 08-II GESTION SERVICIOS GENERALES 84 84

Seguimiento Tareas Revisión Gerencia 08-II GESTION ADQUISICIONES Y SUMINISTROS 85 85

BARRANQUILLA 86 86

Revisión Gerencial 08-II y Anteriores Abiertas Seguimiento Tareas Revisión Gerencial 08-II y Anteriores Abiertas 87 87

Revisión Gerencial 08-II y Anteriores Abiertas Seguimiento Tareas Revisión Gerencial 08-II y Anteriores Abiertas 88 88

CALI 89 89

90 90

PEREIRA 91 91

92 92

93 93

CUCUTA 94 94

95 95

96 96

97 97

98 98

CAMBIOS QUE AFECTAN EL SISTEMA

Implementación del Sistema de Seguridad de la Información. La implementación del sistema de seguridad de la información, implicará la creación de un volumen importante de documentos, que deben ser creados y administrados a través del Sistema de Gestión de la Calidad. Se deberán incluir los requisitos de este sistema dentro del programa de auditorias internas, por lo cual se requiere capacitación a los auditores internos en la ISO 27000, con el fin de que puedan realizar el seguimiento al cumplimiento de los requisitos para la seguridad de la información. 100 100

2. Sistema ISO 17.000 Acreditación de los Laboratorios en la Seccional Socorro. La Seccional Socorro está implementando un sistema de acreditación para los laboratorio, con los requisitos de la norma ISO 1700, con el fin de prestar servicios a ECOPETROL, que este sistema también quedará ligado al actual sistema de gestión de la calidad, para lo cual se compartirán los procedimientos mandatarios ya establecidos, de esta manera se van integrando los sistemas, para la mejora continua en las diferentes áreas. 101 101

3. Vinculación de Procesos Académicos. A través del proceso de admisiones y registros se vincularán las áreas administrativas con los procesos académicos, por cuanto para controlar efectivamente este proceso, es necesario regular las actividades que se generan en las Facultades. Esto implicará para el sistema un incremento importante en la administración documental del SGC y es necesario formar nuevos auditores internos, para reemplazar los que ya no están en la Universidad y aumentar el número de auditores internos. 102 102

INFORME REVISION GERENCIAL 103 103

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! LA CALIDAD ACADEMICA UN COMPROMISO INSTITUCIONAL ! 138