La transparencia y los archivos en los servicios comunitarios de nube Caso de estudio LA.02. InterPARES Trust/Team Latinoamérica Alicia Barnard Amozorrutia JIAI/2016 - Derechos colectivos e individuales: facetas del acceso a la información y archivos. INAI-AGN Ciudad de México, junio 9, 2016

InterPARES Trust. Objetivo Generar esquemas teóricos y metodológicos que sustenten el desarrollo de redes de políticas, procedimientos, regulaciones, normas y legislación relacionados con los documentos de archivo que son confiados a la internet con el fin de asegurar la confianza pública basada en evidencia de una buena gobernanza, una economía digital fuerte y la memoria digital persistente.

InterPARES Trust. Dominios de Investigación Dominios Transversales Tipos de nube, tipos de contratación, costos, etc. Infraestructura Metadatos de integridad, cadena de custodia, retención y disposición, control intelectual, etc. Control Datos abiertos, gobierno abierto, transparencia, derecho a recordar vs. derecho a olvidar Acceso Derechos intelectuales, peso de evidencia, autenticación, certificación, cadena de evidencia Legislación Seguridad de la información, privilegios de acceso, protección de datos personales Protección Dominios Transversales Terminología Recursos Políticas Temas sociales Educación

Cómputo (Computación) en la nube Un modelo para permitir acceso a una red ubicua y conveniente, bajo demanda, a un grupo compartido de recursos configurables de cómputo (ejem. redes, servidores, almacenaje, aplicaciones y servicios) que puede ser rápidamente suministrado y liberado con un esfuerzo mínimo de administración o de interacción con el proveedor del servicio. (Base de datos terminológica del proyecto Itrust, en desarrollo)

Nube comunitaria Un modelo de despliegue de infraestructura de nube en el cual un grupo específico de organizaciones con intereses comunes de privacidad, seguridad y legales colaboran para compartir recursos que pueden ser manejados por las organizaciones o por un tercero o fuera de las instalaciones. Base de datos terminológica del proyecto ITrust en desarrollo.

Las nubes comunitarias. IFAI- Sujetos obligados INFOMEX-POT Objetivo del caso de estudio Desarrollar políticas para documentos de archivo, producidos para los servicios de nube comunitaria, coordinados por IFAI/INAI, POT INFOMEX Método Identificar los contextos y actividades para la producción y conservación de los documentos de archivo que se derivan de ambos sistemas mediante aplicación de cuestionarios Universo Tres instituciones de la Administración Pública (tamaño pequeño, mediano y grande). Período del caso de estudio: 2014-2015

Contextos Sustento jurídico Disposiciones jurídicas que sustentan la obligación de publicar 17 tópicos de transparencia de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información, 2002. Lineamientos para la operación del portal de obligaciones de transparencia en 2006. Los usuarios (El productor de la información y/o unidad de enlace) La unidad de enlace responsable de integración y publicación de acuerdo con lo establecido en el manual. Las instituciones cuentan con cuadros de clasificación archivística donde aparece la serie Transparencia. El proveedor Conserva la información actualizada en su centro de datos y mantiene una copia en bóveda externa Cuenta con manuales de operación, mantenimiento y actualización de la infraestructura tecnológica así como seguridad de la información, respaldo y programa de mantenimiento, respaldo en otra sede, etc.

Resultados Resistencia a entrega de información. Conflictos de adscripción Tres tópicos de información (presupuesto, metas y objetivos, normatividad) son responsabilidad de SHCP y COFEMER y no de la unidad de enlace. Las unidades de enlace no conservan archivos con información que se carga al POT, en un caso se localizó información en las computadoras de algunos productores de la misma, pero sin tratamiento archivístico. En los otros dos casos se desconoce si los mismos existen en archivos de los productores, se infiere que no es así ante la falta de lineamientos. Una serie para 17 tópicos de información diferente, vigencia documental para toda la serie. Las unidades de enlace tienen expedientes con correspondencia sobre el POT, argumentan que la conservación de la información es responsabilidad del proveedor. Solo un usuario cuenta con un sistema automatizados se control de archivos, los tres carecen de sistemas de control de gestión automatizados. (lineamientos publicados en 2015) El proveedor no guarda información del POT, la misma se sobre-escribe cada vez que hay una actualización, argumenta que estos son responsabilidad de los productores-usuarios.

Lineamientos para nuevas obligaciones de transparencia (DOF mayo 4, 2016) y la utilidad del caso de estudio Responsabilidad del productor de la información para su tratamiento archivístico. Aunque la unidad de transparencia debería abrir expediente de la serie o sección transparencia para sustentar la función de coordinación y publicación. Establecimiento de plazos para la permanencia de la información en internet. Plazo de publicación, no vigencia documental 48 tópicos comunes de información, además de aquellos que en específico son producidos por ciertos sujetos obligados según funciones y atribuciones los cuales hacen un total de 122 tópicos.

Lineamiento décimo, fracción VI: La información pública derivada de las obligaciones de transparencia forma parte de los sistemas de archivos y gestión documental que los sujetos obligados construyen y mantienen conforme a la normatividad aplicable, por tanto, los sujetos obligados deberán asegurarse de que lo publicado en el portal de Internet y en la Plataforma Nacional guarde estricta correspondencia y coherencia plena con los documentos y expedientes en los que se documenta el ejercicio de las facultades, funciones y competencias de los sujetos obligados, sus servidores(as) públicos(as), integrantes, miembros o toda persona que desempeñe un empleo, cargo, comisión y/o ejerzan actos de autoridad.

“…los sujetos obligados deberán asegurarse de que lo publicado en el portal de internet y en la Plataforma Nacional guarde estricta correspondencia y coherencia plena con los documentos y expedientes en los que se documenta el ejercicio de las facultades, funciones y competencias…” Se mantiene en sitio de internet el plazo establecido en lineamientos. Transformación para cumplir con contenidos y formatos. Documento de archivo autorizado o información de un sistema del productor según la función Copia básica del documento de archivo autorizado para Plataforma o internet Documento de archivo autorizado: transparencia Recibe tratamiento archivístico e ingresa o se vincula a un sistema de control de gestión automatizado

Lineamiento décimo, fracción VIII Lineamiento décimo, fracción VIII. Cuando se requiera la publicación de las fuentes primarias de información, los sujetos obligados deberán asegurarse de que se publica la copia fiel de la versión definitiva o la versión electrónica del documento original y, en caso de incluirse en formato PDF considerar una versión o formato que permita su reutilización. Copia fiel de la versión definitiva o versión electrónica del documento original. Definición ¿Es una transformación más del documento de archivo del productor derivado una función asignada que da lugar a un documento de archivo autorizado para transparencia? En formato PDF considerar una versión o formato que permita reutilización. Definición ¿Se hace necesario producir un nuevo documento de archivo autorizado para la transparencia?

Algunos temas a abordar desde la perspectiva archivística para las nuevas obligaciones de transparencia Definición de conceptos y esquema de instrumentación del lineamiento décimo, fracciones VI y VIII que permitan contar con documentos de archivo autorizados de las obligaciones de transparencia. Lineamientos temporales para control de documentos de archivo electrónicos para obligaciones de transparencia, ante la carencia de sistemas de control de gestión automatizados que junto con procesos y controles archivísticos sustenten autenticidad, fiabilidad y accesibilidad a los documentos de archivo al paso del tiempo. Valoración documental por cada tópico de las obligaciones de transparencia con anterioridad a su publicación, en su caso, dar seguimiento a aquella información que pueda tener algún valor secundario.

Conclusión Las bondades de los servicios de cómputo en la nube se ven limitados cuando la información y los documentos de archivo que se integran a este espacio carecen de procesos y controles archivísticos. De tal forma que se transita de la confianza a la desconfianza en los gobernantes, se obscurece la transparencia y acceso a la información y como consecuencia se pone en riesgo una buena gobernanza y la garantía de un estado democrático

¡Muchas gracias! Alicia barnard.alicia2@gmail.com