Ministerio del Poder Popular para Las Comunas y Protección Social Área de Estudio: OFICINA DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN (OSTI). Misión: Brindar a todos los funcionarios del MPCyPS un servicio tecnológico completo que satisfaga las necesidades y requerimientos del día a día, en las funciones que cada uno desempeña en sus diversas actividades. Visión: Innovar, mantener y ampliar la plataforma tecnológica y los servicios prestados que se posee para que los funcionarios puedan optimizar sus labores y brindar un buen y eficiente servicio a la comunidad que así lo requieren. Ofrecer servicios eficientes, estables y óptimos para alcanzar los objetivos del Ministerio, por lo que nuestra meta es automatizar los procesos que sean requeridos y tener la capacidad de soportarlo por nuestra plataforma. Mercado: El mercado que atiende la oficina de Sistemas y Tecnología abarca todas las oficinas y Viceministerios que integran al MPCyPS. Todos nuestros servicios están para brindar a cada uno de ellos y de manera indirecta, ofreciendo un servicio al pueblo a través de los sistemas Web, desarrollados en gran parte como herramientas de trabajo. Servicios: Ofrece sus servicios en diversas áreas, como lo son: Desarrollo de Sistemas (automatización de procesos), Soporte Técnico a Usuario (incluyendo la reparación de equipos) y Redes Telecomunicaciones (Acceso a Internet – Conexión a la red interna, Telefonía, Servidores).

Direcciones pertenecientes a OSTI: Dirección de Soporte Técnico. Atención a usuarios. Solicitud o cambio de Equipos. Taller: Para la reparación. Para equipo de nueva asignación. Eventos. Dirección de Desarrollo de Sistemas. Página Web e Intranet. Creación y modificación de sistemas. Dirección de Redes y Telecomunicaciones. - Servidores: Creación de usuarios. Incorporación y desincorporación de máquinas. Gestión en bases de datos y aplicativos. Monitoreo y control de servicios. - Cableado Estructurado. Instalación de puntos de red. Verificación de cableado. - Telefonía. Asignación o cambios de equipos. Registro de consumos (celulares). Reportes. - Redes. Configuración de equipos de red. Monitoreo de la red Mantenimiento de equipos de red Calidad de servicio. Materia Prima. Compras.

Ficha de evaluación, según las normas Covenin: Áreas de Evaluación Criterios (puntos) Puntos Obtenidos Totales por Área Descripción 1. Organización de la Empresa (150) 1.1 Funciones y Responsabilidades (60) 60 135 Se posee organigrama generaluela institución y por departamentos. 1.2 Autoridad y Autonomía (40) 30 Cada persona cuenta con el apoyo de la dirección y tiene autoridad y autonomía para cumplir con las funciones y responsabilidades establecidas. 1.3 Sistema de Información (50) 45 La información es recolectada, almacenada, procesada y distribuida correctamente. 2. Organización de Mantenimiento (200) 2.1 Funciones y (80) 40 100 No esta completamente definida dentro de un organigrama, sólo el área de Taller se considera definida para realizar Mantenimiento. 2.2 Autoridad y (50) No existe una definición clara de funciones para el mantenimiento de algunas áreas que lo requieren, por tanto se actúa a demanda del mantenimiento. 2.3 Sistema de Información (70) 30 No existe un flujo establecido para recabar la información para fomentar la organización del mantenimiento. 3. Planificación de Mantenimiento (200) 3.1 Objetivos y Metas (70) 75 Se establecen objetivos de mantenimiento y los tiempos. Los mantenimientos se organizan pero dependen de recursos que son suministrados por otras dependencias. 3.2 Políticas para la Planificación (70) 30 Mayormente se realizan los mantenimientos cuando el sistema falla, debido a que las dependencias superiores no comprenden la importancia de la prevención y para ellos existen otras prioridades.

3.3 Control y Evaluación (60) 15 Se posee inventario de los equipos y sistemas, se conoce los mantenimientos necesarios, pero no posee un registro único con las especificaciones requeridas. 4. Mantenimiento Correctivo (750) * 4.1 Planificación (300) 50 140 Se realizan las propuestas para el mantenimiento correctivo pero su aprobación depende de otros departamentos. 4.2 Programación e Implementación (240) 80 En las áreas que sí existen planificación se posee una programación y distribución de prioridades. 4.3 Control y Evaluación (210) 10 No se poseen un sistema de control a través de formatos, fichas, registro de horas hombre utilizado, material. 5. Mantenimiento Preventivo (750) * 5.1 Determinación de Parámetros (80) 15 75 Sólo algunas áreas están abocadas a determinar parámetros para prevenir fallas en los equipos o sistemas. 5.2 Planificación (240) 40 No existe una clara delimitación entre los sistemas que forman parte de los mantenimientos preventivos. 5.3 Programación e Implementación (230) 10 No se establece un cronograma por escrito, por tanto la poco planificación preventiva existente se hace a criterio personal y supervisada por el personal a cargo. 5.4 Control y Evaluación (200) El control se realiza sin ningún formato ni cronograma. Queda a criterio del personal supervisor. 6. Personal de Mantenimiento (200) 6.1 Cuantificación de las necesidades del personal (70) 30 85 Se realiza la cuantificación del personal de acuerdo a la demanda de servicios, sin embargo al no poseer áreas de mantenimiento definidas no se contabiliza por completo el personal necesario. 6.2 Selección y Formación (80) 45 Se evalúa el perfil de persona requerido según el área en la que va a laborar, tomando en cuenta sus conocimientos y experiencia laboral. 6.3 Motivación e Incentivos (50) 10 No se existe una evaluación periódica para ascensos o aumentos salariales, tampoco se entregan incentivos. 7. Apoyo Logístico (100) 7.1 Apoyo Administrativo (40) 10 25 Sólo se proporciona el apoyo que se estima necesario, ajustado a la disponibilidad de los recursos monetarios disponibles.

7.2 Apoyo Gerencial (40) 10 La gerencia de la oficina si conoce de las necesidades y requerimientos de mantenimientos y mejoras de los servicios. 7.3 Apoyo General (20) 5 Aún no existe la mentalidad general de la importancia de una oficina de sistemas y tecnología para la prestación de servicios, por lo que es difícil obtener un apoyo inmediato. 8. Recursos (150) 8.1 Equipos (30) 20 85 Se cuenta con material para los mantenimientos pautados, sin embargo se van deteriorando y la compra de nuevos es compleja y sujeta a disponibilidad monetaria. 8.2 Herramientas (30) 20 La localización de las herramientas no es la más adecuadas pues no se diseño la oficina acorde a las necesidades, sin embargo se trabaja para que todo se encuentre lo mas organizado posible. 8.3 Instrumentos (30) 15 La adquisición de instrumentos esta a cargo de la oficina de administración. Por se empresa pública no se puede definir un instrumento especifico, sólo dar las características. 8.4 Materiales (30) 15 Se trata de mantener un stock de materiales, pero debido a la improvisación del Ministerio, muchas veces se agotan antes de lo previsto, aún cuando se considera mantener un inventario superior para estos casos. 8.5 Repuestos (30) 15 Se trata de mantener un mínimo y un máximo de repuestos, sin embargo esto se ve afectado por los eventos suscitados en el Ministerio y por la demora en las compras. Puntos por Área de Evaluación = 2500 Puntos Obtenidos por Área de Evaluación = 720

Total Deméritos Obtenidos Los deméritos por área de la empresa: Área Total Deméritos 1. Organización de la Empresa (150) 15 2. Organización de Mantenimiento (200) 100 3. Planificación de Mantenimiento (200) 125 4. Mantenimiento Correctivo (750) * 610 5. Mantenimiento Preventivo (750) * 675 6. Personal de Mantenimiento (200) 115 7. Apoyo Logístico (100) 75 8. Recursos (150) 65 Total Deméritos Obtenidos 1780

Recomendaciones: Organizar el mantenimiento preventivo de los equipos que se utilizan. Definir áreas, funciones y responsabilidades, especialmente para el mantenimiento de equipos. Establecer un sistema de control de mantenimiento. Estimar inventarios necesarios para la realización de mantenimiento que no se hayan previsto. Evaluar las políticas referentes a las correcciones y prevención, en pro de las mejoras de los servicios. Plantear las problemáticas existentes a los superiores y realizar seguimiento a las soluciones dadas. Verificar realmente cuales son las necesidades del personal para dar un buen servicio a las comunidades. Contratar al personal necesario para las labores específicas que cumple cada departamento. Evitar la sobrepoblación de trabajadores en los departamentos. Planificar todos los procesos a realizar en las labores y proyectos que se establecen. Seguir normativas implantadas por los lineamientos superiores.