National University College Recinto de Arecibo Prof. Iris Adames Excel Buscar en Internet los iconos de Excel2010 National University College Recinto de Arecibo Prof. Iris Adames http://www.youtube.com/watch?v=YjW-_v29dM4&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=uR6de0Sa-2g&feature=related

Excel Microsoft Excel es un programa poderoso de hoja de cálculo, el cuál puedes utilizar eficientemente para evaluar y revisar data, calcular y comparar números, y crear tablas e informes.

Excel Las funciones de cálculo de Excel son ideales para crear productos tales como inventarios, registros de cheques, o facturas de ventas.

Excel Terminologia Spreadsheet: También conocido como “worksheet”, un spreadsheet es un “grid” (papel cuadriculado) compuesta de filas y columnas que se interceptan para formar celdas. Entras data (texto, números y formulas) en estas celdas, y el “spreadsheet” desempeña cálculos con la data.

Excel Terminologia Workbook: Archivo de Excel que contiene uno o mas worksheets. Por “default” , cuando abres Excel, aparece tres worksheets en blanco

Excel Terminologia Program Window: Active cell: La ventana que presenta los componentes del Workbook. Active cell: La celda en la cual el cursor se encuentra. Una celda tiene que estar activa para poder entrar data en ella.

Excel Terminologia Mouse pointer: Un indicador en la pantalla (on screen), típicamente se presenta como una crucecita pequeña negra, o una flecha pequeña, que te ayuda a seleccionar “itemes” dentro de la pantalla.

Partes de la Ventana de Excel

Partes de la ventana Excel Minimize, Maximize/Restore, Close: Hay dos conjuntos: Los controles en el tope controlan la ventana del programa, el conjunto en la parte de abajo controlan la ventana del workbook.

Partes de la ventana Excel Horizontal and Vertical Scrollbars: Utilizados para desplegar una parte del worksheet que esta escondido a la vista.

Partes de la ventana Excel Name Box: Provee la dirección de la celda en la cual el “cell pointer” esta localizado (la celda activa)

Partes de la ventana Excel Formula Bar: Provee una área para entrar y cambiar la data de la celda y revisar las formulas de las celdas.

Partes de la ventana Excel Columns headings: Contiene letras para cada columna en el worksheet. Las columnas son rotuladas desde A hasta Z, luego desde AA hasta AZ, BA hasta BZ, y asi sucesivamente. Un Worksheet contiene 256 columnas.

Partes de la ventana Excel Columns headings

Partes de la ventana Excel Row Headings: Contiene los números para cada fila en el “worksheet”. Las filas estan rotuladas 1,2,3….y asi sucesivamente. Un worksheet contiene 65,536 filas.

Partes de la ventana Excel

Partes de la ventana Excel Cell: La intersección de una columna y una fila. La celda activa se nota por una línea oscura. La dirección de la celda esta compuesta de la letra de la columna seguida del número de la fila, por ejemplo, B3.

Cell reference La localizacion de la celda activa se identifica por la letra de la columna y el numero de la fila, por ejemplo A1, este es la referencia de la celda (cell reference) o la direccion.

Partes de la ventana Excel Cuando abres Excel por primera vez, la ventana esta maximizada, lo que quiere decir que ocupa toda la pantalla. Tu puedes minimizar el programa (reducirlo en la barra de tareas) o cambiar su tamaño al que desees.

Teclas para la navegación en Excel Presionar mover a la celda activa Arriba, abajo, derecha o izquierda Home A la columna A de la fila actual CTRL + Home A la celda A1 CTRL + End A la ultima celda en la hoja que contiene data Enter Baja una fila Shift + Enter Sube una fila Tab Una columna hacia la derecha Shift + Tab Una columna hacia la izquierda Page Up, Page Down Sube y baja la pantalla CTRL + Page Up, CTRL + Page Down Para ver la hoja anterior o la próxima hoja de trabajo. CTRL + G o F5 Abre la ventana de Go To para indicar la celda de referencia

Teclas funcionales en excel Presionar Acción CTRL + z Regresar o deshacer ALT + ENTER Entra múltiples líneas dentro de una celda

Formas de mover el cursor utilizando el teclado: Una celda arriba Una pantalla abajo Primera celda en la fila Una celda a la izquierda Una pantalla arriba Primera celda del worksheet Una celda a la derecha Una pantalla a la derecha Ultima celda y columna utilizado en el worksheet Una celda abajo a la izquierda Page Down Home Page Up Ctr + Home Ctr + End Alt + Page Down Alt + Page up

Labels o valores numéricos en Excel

Opción de AutoCorrect La opción de AutoCorrect trabaja corrigiendo los errores comunes cuando entras texto en una celda.

Opción de AutoCorrect AutoCorrect efectúa tres correcciones: Corrige cuando escribes al inicio 2 letras mayúsculas, te cambia la segunda letra a minúscula. Te cambia a mayúscula la primera letra en los días de la semana. Reemplaza las palabras mas comunes que escribimos erróneamente. Por ejemplo; recieve por receive.

Texto en Excel En Excel, cualquier conjunto de caracteres conteniendo letras, guión (como los números telefónicos) o espacios son considerados como textos. El texto es utilizados para títulos, tales como los títulos de las hojas de cálculos, títulos de las columnas o de las filas.

Para introducir datos: Labels: El primer carácter entrado en la celda determina el “status” de la celda. Si tu entras un carácter alfabético o un símbolo ( ` ~ ! # % ^ & * ( ) _ \ | { } ; : ‘ “ < > , ? ) como primer carácter en la celda, estas entrando un label (etiqueta). Un label por lo general es data textual.

Para introducir datos: Labels: El ancho por “default” de cada celda es 8.43 caracteres, no obstante, se desplegara hacia la derecha, esto es, invadirá las celdas hacia la derecha si estas están vacías. Tu puedes entrar hasta 32,767 caracteres en una celda.

Labels numericos y valores Una celda contiene un valor (value) cuando un numero o alguno de los siguientes símbolos se entran como primer carácter en una celda: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - . $ ( ) /, % E e Si una celda contiene algún carácter del teclado (incluyendo espacios), Excel lo interpreta como texto y le da ese trato.

Labels numericos y valores Si el numero contiene mas de 11 caracteres Excel lo desplegara en notación científica- (por ej; 1.253+11) con las siguientes excepciones:

Labels numericos y valores Si tu entras un signo de dólares, fracción, o el signo de porciento como parte del numero , Excel ampliara la columna para presentar el numero completo. Si tu entras el punto decimal como parte del numero; Excel redondeará el número visualmente para que se ajuste al ancho de la columna. ( Excel recuerda el numero completo, pero desplegara solamente lo que se ajuste al ancho de la columna.)

Labels numericos y valores Excel ajusta el ancho de la columna automáticamente cuando tu entras los números, pero no el resultado de cálculos. Si el resultado no se ajusta al ancho de la columna, Excel lo presentara como signos de números (#) rellenando la celda.

Labels numericos y valores Si un numero es… Redondeado desplegado en notación científica o reemplazado por (#) signo de números puedes ampliar (anchar) la columna o darle formato a la celda para que despliegue los números de la forma que tu desees.

Labels numericos y valores Un label numérico, como el seguro social, es un numero el cual no se va a utilizar en los cálculos. Si tu entras una combinación de números y letras, Excel trata la entrada como un “label” automáticamente.

Labels numericos y valores Sin embargo, si la entrada consiste de números (tales como Zip Code) si tu quieres que Excel lo trate como un label, tienes que preceder la entrada con una apostrofe (‘). Aun cuando este prefijo de label (‘) aparece también en la Formula bar, no aparece en el worksheet o impreso.

Entrada de fracciones y numeros mixtos Si tu entras el valor 1/3 en una celda, Excel piensa que es una fecha (en este caso, January 3rd) Para entrar una fracción, tu tienes que precederlo con un valor, lo cual le dice a Excel que la data es un numero. Por ejemplo; para entrar 1/3 tu escribes 0 1/3.

Entrada de fracciones y numeros mixtos La fracción aparece como un valor decimal en la Formula bar, la fracción 1/3 aparecerá como 0.333333333333333 en la Formula bar. Para entrar a fracción mixta, simplemente escribes 4, un espacio, entonces la fracción, ½. Por ej.; 4 ½.

Cambiar el alineamiento de la data Cuando tu escribes un label (texto) en una celda, Excel automáticamente lo alinea en el extremo izquierdo de la celda. Excel trata cualquier combinación de números, espacios y caracteres no – numéricos como texto. Por ejemplo, Excel reconoce las siguientes entradas como texto: 401AX21, 921-231, 619 321, 883XTY

Cambiar el alineamiento de la data Los valores son alineados automáticamente a la derecha. Para alterar la apariencia de un worksheet, tu puedes alinear a la derecha o centralizar los labels de las columnas que aparecen encima de la data numérica.

Ejemplo de como la data se alinea en la celda

Cambiar el alineamiento de la data Para cambiar el alineamiento de las celdas utiliza los botones de alineamiento que aparecen en la cinta, bajo el tab – HOME en el grupo de ALIGNMENT. También al oprimir la flechita que esta al lado de ALIGNMENT activas el recuadro que se presenta en el próximo slide.

Cambiar el alineamiento de la data

Centralizar un titulo (Merge and Center) Para centralizar un titulo sobre un área determinada de un worksheet, tu unes (merge) las celdas con las celdas adyacentes para formar una celda larga y entonces centraliza el texto. Tu puedes efectuar esto en una sola operación con el botón de Merge y Center de la barra de Formatting.

Cambiar el ancho de la columna usando el mouse Selecciona las celdas arriba en los “letters headings” (Para seleccionar multiples columnas) Apunta al extremo derecho del heading de la columna que pretendes ajustar. El pointer se convierte en una cruz. Arrastra hacia la derecha o izquierda hasta alcanzar el ancho deseado.

Cambiar el ancho de la columna usando el mouse derecho Selecciona las celdas arriba en los “letters headings” (Para seleccionar multiples columnas) Haz right – clic en el heading de la columna. Haz clic en Column Width. Escribe un numero entre 0 – 255. Clic OK.

Set the column width to fit longest entry Selecciona las celdas arriba en los “letters headings” (Para seleccionar multiples columnas) Haz double clic en el borde derecho del heading de la columna.

Change Row Height using the Mouse Para ajustar multiples filas a la vez, arrastra sobre los headings de las filas que deseas cambiar. Apunta a la parte inferior del heading de la fila. El pointer adoptara la siguiente forma. Arrastra hacia arriba o hacia abajo.

Set the Row Height to Fit the Tallest Entry Para ajustar multiples filas a la vez, arrastra sobre los headings de las filas que deseas cambiar. Haz double clic al borde inferior del heading de la fila.

Añadir comentarios Selecciona la celda donde vas a añadir el comentario . Clic botón derecho. Clic Insert Comment. Escribe el texto. Nota que le aparecen unos Handles alrededor de la caja para que puedas alterar su tamaño. Haz clic fuera de la caja de comentario. Se desplegara un triangulo rojo en la esquina derecha arriba de la celda que contiene el comentario. Posiciona el mouse pointer en cualquier lugar en la celda para leer el comentario.

Añadir comentarios

Para editar comentarios Haz right – clic en la celda que contiene el comentario . Haz clic en Edit Comment. Haz los cambios. Haz clic fuera de la celda. Para darle DELETE a un comentario. Haz right – clic en la celda que contiene el comentario. Haz clic en Delete Comment.

Para introducir datos: Haga clic en la celda A1, esto es activas la celda donde vas a ingresar datos. Escriba Nombre y presione enter. Siga entrando los datos que siguen.

Para ajustar el ancho de una columna Ubique el indicador del mouse en el borde derecho de su encabezado; cuando el indicador cambie su forma a una doble flecha haga “double clic” o arrastre el mouse hasta alcanzar el ancho adecuado.

Autosum Excel proporciona el botón Autosum, el cual suma un rango de valores numéricos de forma automática. Seleccione el rango B2:B8, o estando seleccionada o activa la celda B8. Haga clic en el botón Autosum y el resultado aparecerá en la celda B8.

Autosum

Corregir datos en la hoja de trabajo Es común que en el proceso de ingresar datos se cometan errores, hay varias formas de corregirlos , dependiendo del caso particular, por ejemplo un numero mal escrito: Haga clic en la celda donde se encuentra el error. Escriba el dato correcto y presione Enter.

Corregir datos en la hoja de trabajo Para eliminar informacion de una celda: Active la celda donde se encuentra el contenido que va a eliminar y oprima la tecla DELETE. Para modificar informacion en una cadena de caracteres; Haga “double clic” en la celda donde se encuentra el error, con el mouse seleccione los caracteres que necesita corregir , y escriba los caracteres con los cuales va a reemplazar. Para eliminar el contenido de una fila o columna completa, haga click en su encabezado y presione la tecla DELETE.

Corregir datos en la hoja de trabajo También pueden corregirse algunos errores empleando las opciones Undo y Redo. La única restricción para utilizar este método es que el error debe ser rectificado inmediatamente después de presionar la tecla ENTER.