Ing. Yerman Hernández Sáenz SENA Regional Tolima CREAR Bases de datos Ing. Yerman Hernández Sáenz SENA Regional Tolima

Bases de Datos en Excel Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, zonas, etc., y nos permite incluir datos, consultarlos y modificarlos siempre que se necesite. Al trabajar bases de datos en Excel las filas reciben la denominación de registros y las columnas serían los campos de los registros. Para trabajar de manera correcta los datos, es recomendable que la primera fila sirva para poner el encabezado a cada campo de la tabla.

Bases de Datos en Excel La capacidad de Microsoft Excel para el manejo de bases de datos son mucho más limitadas que las de Microsoft Access, ya que Access es una aplicación diseñada específicamente para gestionar bases de datos. Sin embargo, si las necesidades de gestión de la base de datos son sencillas, a menudo Excel puede servir perfectamente.

Conceptos básicos de bases de datos Recordando las bases de datos en Excel contienen tablas, las filas son los registros y las columnas son los campos. Las tablas generalmente se interpretan como listas; y por listas se hace referencia a un conjunto de filas que contienen datos (no se tiene en cuenta el encabezado) .

Conceptos básicos de bases de datos Y como vemos una lista está compuesta por registros, que tienen la misma estructura. La estructura viene dada por un conjunto de campos, las columnas de la tabla. En resumen, cada registro está compuesto por los datos de los campos que tiene definidos.

Ejemplo de base de datos Los nombres de campos ocupan una sola celda. No debe haber filas en blanco en la lista, ya que Excel entendería esto como el final de la lista. Si se realizaran cálculos, por lo dicho anteriormente debería haber una línea en blanco antes.

Operaciones sobre la base de datos Dos son las operaciones básicas que debemos poder realizar con la base de datos: Organizar(ordenar) los registros con un orden determinado. Separar (filtrar) los registros con el fin de localizar cierta información fácilmente. Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos. Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el grupo antes de elegir la opción del menú.

Ordenamiento de la base de datos Para ordenar la base de datos primero debemos tener el cursor de celda en cualquier celda de la tabla. Luego elegimos la opción Ordenar del menú Datos. Excel selecciona automáticamente todos los registros de la base de datos. Si quisiéramos ordenar sólo un grupo de registros tendríamos que seleccionar el grupo antes de elegir El comando de la cinta de opciones.

Ordenamiento de la base de datos Aparece el cuadro de diálogo Ordenar. Excel detecta la fila de encabezamiento (nombres de los campos) y permite entonces seleccionar las columnas por los nombres de los campos.

Ejercicio Crea una base de datos de facturas para una tienda de electrodomésticos. Cada registro corresponderá a un electrodoméstico comprado por un cliente un determinado día. Como un cliente puede comprar varios electrodomésticos ese día, a cada factura le pueden corresponder varios registros. Los campos serán los siguientes: Número (de factura): año seguido de un guión y de un entero. Fecha. Cliente: nombre y apellidos del cliente. Artículo. Precio. Unidades. Subtotal, IVA (16%) y Total (campos calculados).

Ejercicio Introduce estos datos en la base de datos: Los dos últimos campos son campos calculados

Ejercicio Una vez creada la base de datos, ordénala de las siguientes formas: Por cliente y para cada cliente por artículo (en ambos casos de menor a mayor). Por artículo, por cliente y por fecha (de más reciente a más antiguo). Por número (de mayor a menor), por cliente y por artículo. Por total, por artículo y por fecha.

Filtrado de la Base de Datos Los filtros sirven para obtener una lista mas simple a partir de otra mas compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios, por ejemplo si tenemos la siguiente tabla

Filtrado de la Base de Datos podría interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de asistencia del 70 % por lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos que no cumplan con ese criterio. Para nuestro objetivo, introducimos la tabla en una Hoja de Excel 2007, seleccionamos cualquier celda de lista y vamos a la pestaña "Datos" en el panel  "Ordenar y filtrar" donde pulsamos en el ícono señalado por la flecha (que se pone de color anaranjado)

Filtrado de la Base de Datos automáticamente aparecen dos controles en  las etiquetas como se muestra si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un menú desplegable que nos permite establecer los criterios que nos interesan

Filtrado de la Base de Datos para nuestro objetivo nos interesa la sección recuadrada en rojo, que tiene los porcentajes de asistencia con una casilla de verificación a la izquierda, para nuestro propósito, deberemos destildar todos los porcentajes distintos al 70%

Filtrado de la Base de Datos después de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa Este es un ejemplo muy simple que nos sirve para introducir el tema, solo agregaremos que hay dos tipos de filtros:  Autofiltros  Son del tipo que acabamos de describir,  como se vio, los criterios de filtrado se pueden seleccionar de un menú desplegable.. Filtros avanzados En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser mas complejos. y también funcionan en forma diferente Una de las diferencias entre ambos tipos de filtros se puede apreciar con la simple inspección de la siguiente imagen, que es la tabla final vista en una Hoja de Excel

Filtrado de la Base de Datos Se puede ver que las filas no están en forma correlativa, con lo que se infiere que las supuestas filas filtradas en realidad están ocultas y si, por ejemplo, quisiéramos contarlas con la función CONTAR el resultado daría la totalidad de las filas pues se contarían las ocultas también, en algunos problemas puede ser un inconveniente que se supera con los Filtros Avanzados ya que con estos se filtran realmente( y no se ocultan)las filas que cumplen con lo criterios.

Filtros avanzados Vamos a explicar el funcionamiento de los Filtros avanzados utilizando la misma tabla que se empleo para AUTOFILTROS  .

Filtros avanzados En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos como se procede. En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"

Filtros avanzados Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar: Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se encuentra la tabla. Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo. Rango de la lista : automáticamente Excel coloca el rango done esta la lista Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado. Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarán los rótulos. Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos.

Ejercicio Para la base de datos de la tienda de electrodomésticos crea los filtros para obtener la siguiente información: Facturas en las que se vendió un "Frigorífico Ser H17". La factura 2003 -13 (lo que se vendió). Las ventas individuales del "Calefactor portátil MX112” (ventas de sólo una unidad). Las cinco ventas de mayor precio. Las ventas de octubre de artículos de la marca OPS. Las ventas de septiembre de artículos que no sean de OPS. Las ventas de la segunda quincena de septiembre de artículos de la marca OPS. Las ventas en septiembre de microondas o frigoríficos de más de 100 euros.