EXCEL INTERMEDIO FILTROS AVANZADOS – TABLA DINAMICA – AUDITORIA DE FORMULAS JORGE LUIS AGUILAR ALCALDE.

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1 EXCEL INTERMEDIO FILTROS AVANZADOS – TABLA DINAMICA – AUDITORIA DE FORMULAS JORGE LUIS AGUILAR ALCALDE

2 Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, así como opciones de ordenamiento para cada columna. Filtrar y Ordenar datos de la tabla Activar con un clic en el botón de filtros en cualquier campo de la tabla. Mediante el botón de filtros se podrá realizar filtros y ordenar los datos, con diferentes criterios. Ordenar por textos, números, fechas y color… Filtro de acuerdo a los criterios establecidos…

3 1. Supongamos la siguiente tabla de datos. 2. Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas. Aplicando Filtros Avanzados: Caso 1

4 3. Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Aplicando Filtros Avanzados: Caso 1

5 4. Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro. FILTRO FINAL EN LA MISMA BASE El resultado es precisamente lo que se necesita, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso Aplicando Filtros Avanzados

6 1. Pero ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda. Aplicando Filtros Avanzados

7 2. Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado adecuadamente. FILTRO FINAL EN LA MISMA BASE Aplicando Filtros Avanzados: Caso 2

8 1. De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condición por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera. Aplicando Filtros Avanzados: Caso 3

9 2. Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin importar el apellido que tengan. FILTRO FINAL EN LA MISMA BASE Aplicando Filtros Avanzados: Caso 3

10 Son una herramienta que nos permite realizar un análisis profundo de nuestros datos de manera interactiva y dinámica. Mediante las tablas dinámicas podemos agrupar la información, filtrar y ordenar los datos de acuerdo a nuestras necesidades. También son conocidas como tablas pivote debido a su nombre en inglés: Pivot tables. Tablas dinámicas Aprendemos

11 Estructura de una Tabla Dinámica Aprendemos Tenemos la siguiente hoja de calculo, con campos y registros

12 Estructura de una tabla dinámica Aprendemos Filtro Filas de la tabla dinámica Valores numéricos Columna de la tabla dinámica Para hacerlo es que debemos conocer cada elemento que compone la tabla dinámica, a continuación se define cada uno de ellos Para visualizar de manera más detallada los datos debemos insertar una tabla dinámica, que nos permitirá obtener resultados específicos de la planilla de cálculo.

13 Filas de la tabla dinámica Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinámica. Estructura de una tabla dinámica Aprendemos

14 Estructura de una tabla dinámica Aprendemos Etiquetas de columna. Esta área contiene los campos que se mostrarán como columnas de la tabla dinámica.

15 Estructura de una tabla dinámica Aprendemos Valores. Son los campos que se colocarán como las “celdas” de la tabla dinámica y que serán totalizados para cada columna y fila.

16 Estructura de una tabla dinámica Aprendemos Filtro de informe. Los campos que coloques en esta área crearán filtros para la tabla dinámica a través de los cuales podrás restringir la información que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.

17 Estructura final de una tabla dinámica Aprendemos

18 Ejercicio de Aplicación: Tablas Dinámicas

19 Caso 01: Total de ventas por PRODUCTOS y TIENDAS

20 Caso 02: Total de ventas por DISTRITO y PRODUCTOS

21 Caso 03: Total de ventas por TIENDA y DISTRITO

22 Caso 04: Total de ventas por TIENDA, DISTRITO y FECHA

23 Caso 05: PROMEDIO de ventas por DISTRITOS y TIENDA

24 Caso 06: TOTAL de ventas por PRODUCTOS y DISTRITOS

25 La auditoría de fórmulas en Excel nos ayuda a encontrar un error en caso de fallo de alguna fórmula podamos rastrear el origen de las celdas que forma un formula o realicemos paso a paso una formula, para ver si la formula está escrita correctamente. Recuerda que debemos tener seleccionada la celda a la que queremos auditar. Auditoría de fórmulas Aprendemos

26 RASTREAR PRECEDENTES: muestra unas flecha con las celdas que forman la formula de la celda que tenemos seleccionada. Nos es útil para saber si el origen esta correcto, es decir, si la referencia es correcta. Cálculos precedentes y dependientes Aprendemos

27 RASTREAR DEPENDIENTES: muestran unas flechas con las celdas que dependen de la celda que tenemos seleccionada. Es útil para saber si la procedencia de la celda dependiente es correcta. Es combinable con el anterior. Cálculos dependientes Aprendemos QUITAR FLECHAS: lo único que hace es quitar las flechas anteriores. MOSTRAR FORMULAS: todas las celdas que sean formulas se muestran.

28 Hace una comprobación de todos los errores en las formulas de la hoja, si hay algún error, podemos ver el error que nos señale. Comprobación de Errores Aprendemos En este caso, el error está en el nombre de la formula, que es SUMA no SUM.

29 Realiza paso a paso una formula, para comprobar que hemos realizado correctamente la formula. Es útil por si nosotros nos equivocamos al escribir la formula, que no tiene errores de sintaxis pero no da el resultado que esperamos. Veamos un ejemplo práctico. Teniendo una formula =6*(5+5)+(8*(5*4)), veamos como lo hace, copiamos la formula en una celda y pinchamos en evaluar formula. Evaluación de Formulas Aprendemos

30 Vemos que se subraya lo que calcula, si vamos pinchando en evaluar, veremos cómo calcula y vemos si es lo que queremos que calcule. Evaluación de Formulas Aprendemos