Uso de Office Backstage Microsoft Excel 2013 Lección 3 Uso de Office Backstage © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013 Objetivos © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Orientación de software La cinta es una interfaz visual que permite trabajar en un archivo y realizar tareas como cambiar las fuentes, crear gráficos y dar formato a números. Por otra parte, la vista Backstage es una interfaz visual con la que puede utilizar y dominar funciones de administración de archivos de Excel que le permiten efectuar acciones en un archivo en vez de dentro de un archivo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Orientación de software El panel de navegación del lado izquierdo de la vista Backstage (a continuación) le da acceso a comandos relacionados con el libro y el archivo por medio de una serie de pestañas como Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Cerrar, Cuenta y Opciones. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Orientación de software Algunas de las pestañas aportan pestañas adicionales, mientras que otras pestañas permiten seleccionar entre muchas opciones o configuraciones diferentes. Por último, algunas pestañas ejecutan una tarea y devuelven al usuario al libro. Tome nota: el comando Salir ya no está disponible en Office 2013, al menos igual que en las versiones anteriores. En este caso, la pestaña Cerrar de la vista Backstage cierra el libro. El botón Cerrar (X) de la esquina superior derecha de la ventana de Excel 2013 cierra Excel. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: configurar el área de impresión PREPÁRESE. USE el archivo 03 Contoso Potluck Solution Contoso que ya está abierto o cree el libro que se muestra en la diapositiva 11. Haga clic en la pestaña DISEÑO DE PÁGINA. En el grupo Configurar página, haga clic en Área de impresión. Tenga en cuenta la información en pantalla que se muestra y define la tarea que debe completarse. En la hoja de cálculo, haga clic en la celda A3, mantenga presionado el botón del mouse y arrastre hasta la celda A13. El intervalo de celdas debe estar resaltado en gris (a continuación). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: configurar el área de impresión Con estas celdas resaltadas, haga clic en la flecha desplegable Área de impresión y haga clic en Establecer área de impresión desde el menú que aparece. Acaba de configurar el área de impresión. Mientras el área sigue seleccionada, tenga en cuenta que ahora en el cuadro de nombre se indica “Área_impresión” (derecha). Haga clic en la pestaña ARCHIVO para tener acceso a la vista Backstage. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: configurar el área de impresión Haga clic en Imprimir y observe que en el panel de vista previa de impresión se pueden ver únicamente aquello que se llevará y no el texto de las filas 1 y 2 y las columnas B y C. Haga clic en el botón Volver al documento. Ahora no va a imprimir. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro con el nombre 03 Constoso Potluck Solution y cierre Excel. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: imprimir hojas de cálculo seleccionadas PREPÁRESE. INICIE Excel 2013 y luego siga estos pasos: ABRA 03 Contoso Potluck Depts. Se trata de una versión modificada del libro para las comidas compartidas que creó anteriormente. En este caso, hay tres hojas de cálculo diferentes para tres departamentos diferentes. Haga clic en cada una de las tres pestañas de la hoja de cálculo: RR.HH., Operaciones y Finanzas. Observe que el título de la celda C1 muestra el nombre del departamento y que el número de platos para llevar a la comida compartida depende del tamaño del departamento. Haga clic en la pestaña RR.HH. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: imprimir hojas de cálculo seleccionadas Presione Ctrl + P para mostrar las opciones de impresión en la vista Backstage. En el panel de vista previa de impresión no se muestra toda la hoja de cálculo (derecha). Esto se debe al área de impresión seleccionada. Presione Esc o haga clic en el botón Volver al documento. Haga clic en la pestaña DISEÑO DE PÁGINA y en Área de impresión y, a continuación, seleccione Borrar área de impresión. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: imprimir hojas de cálculo seleccionadas Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Imprimir. Observe que aparece la hoja de cálculo completa para RR.HH. Observe también que el número de página muestra 1 de 1, lo que indica que solo se imprimirá una de las hojas de cálculo y que todo cabrá en una sola página. En la sección Configuración del panel central de las opciones de impresión, haga clic en la flecha desplegable Imprimir hojas activas . En el menú desplegable que aparece, puede seleccionar varias opciones de impresión para el libro o la hoja de cálculo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: imprimir hojas de cálculo seleccionadas Haga clic en el botón Volver al documento. Mientras que la hoja de cálculo RR.HH. (Recursos Humanos) está activa, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en la pestaña Finanzas. Ahora están seleccionadas las hojas de cálculo de Recursos Humanos y Finanzas. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Imprimir. Ahora en el área de vista preliminar de impresión, la parte inferior de la pantalla muestra 1 de 2 con la vista previa de la hoja de cálculo de Recursos Humanos. Haga clic en la flecha de la derecha para ir a la segunda página y observe las vistas previas de la hoja de cálculo de Finanzas (anteriormente). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: imprimir hojas de cálculo seleccionadas Haga clic en el botón Volver al documento para volver al libro sin imprimir. HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro sin guardar los cambios. DEJE Excel abierto para el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: imprimir libros seleccionados PREPÁRESE. Con Excel abierto desde el ejercicio anterior, realice los siguientes pasos. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Abrir si no está seleccionado. Como acaba de utilizar el libro 03 Contoso Potluck Depts, este debe estar en la parte superior de la lista de los libros recientes (a continuación). Haga clic en 03 Contoso Potluck Depts para abrirlo. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Imprimir. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: imprimir libros seleccionados Observe que no se visualiza la hoja de cálculo completa de RR.HH. Esto se debe a que no guardó el libro después de borrar el área de impresión. Borre el área de impresión tal como lo hizo en el paso 5 de la sección anterior y vuelva a la pestaña Imprimir de la vista Backstage. En las opciones de configuración de la ventana de impresión, haga clic en la flecha desplegable Imprimir hojas activas y en Imprimir todo el libro (derecha). Ahora no va a imprimir. HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel y no GUARDE el libro. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: aplicar las opciones de impresión PREPÁRESE. INICIE Excel, ABRA 03 Contoso Potluck HR y asegúrese de que la hoja de cálculo HR-P1 esté seleccionada. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y seleccione Imprimir (a continuación). Observe que la hoja de cálculo es pequeña y que sería una buena idea tener líneas para que la gente escribiera en una página impresa. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: aplicar las opciones de impresión En la sección Configuración de la ventana Imprimir, haga clic en el menú desplegable de los márgenes y en Ancho (a continuación). Los nuevos márgenes permitirán perforar la hoja de cálculo y ponerla en una carpeta. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: aplicar las opciones de impresión Haga clic en el menú desplegable Sin escalado y consulte las siguientes opciones (derecha). Las opciones de escala garantizan que todas las columnas, filas o la hoja de cálculo completa quepan en una sola página. La opción actual es Sin escalado, lo que hará que el documento se imprima con el mismo tamaño que el de la pantalla. Si quiere incluir todo el contenido de la hoja de cálculo en una sola página, seleccione Ajustar hoja en una página. Si solo hay un par de columnas adicionales, haga clic en Ajustar todas las columnas en una página. Si solo hay un par de filas adicionales, haga clic en Ajustar todas las filas en una página. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: aplicar las opciones de impresión En este caso, hace el texto más grande sin cambiar la fuente. Haga clic en Personalizar opciones de escala. Se abrirá el cuadro de diálogo Configurar página. Asegúrese de que la pestaña Página esté seleccionada y seleccione Horizontal para que la página se imprima horizontalmente. En el área de escala, escriba 200 para el % de tamaño normal (derecha). Haga clic en la pestaña Hoja y, en la sección Imprimir, seleccione el cuadro Líneas de división. Otra forma: puede personalizar la configuración del libro y opciones desde la pestaña DISEÑO DE PÁGINA en las opciones Configurar página, Ajustar área de impresión y Opciones de la hoja. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: aplicar las opciones de impresión Haga clic en Aceptar para volver a la vista Backstage. Observe que la parte inferior de la pantalla sigue indicando "1 de 1", lo que significa que solo se imprimirá una única, y que la vista preliminar muestra texto más grande con cuadros alrededor de cada celda (a continuación). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: aplicar las opciones de impresión Sin imprimir el documento, haga clic en el botón Volver al documento y luego en la hoja de cálculo HR-P2. Presione Ctrl + P para ir a la pestaña Imprimir de la vista de Backstage y observe que la parte inferior de la pantalla indica que el documento se imprimirá en dos páginas. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: aplicar las opciones de impresión Cambie la configuración para imprimir con las opciones Horizontal, Ajustar hoja en una página y agregue líneas de división basándose en los pasos anteriores de esta sección. La vista previa de impresión debe tener un aspecto similar a la figura a la derecha. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 3 como 03 Contoso Potluck HR Print Ready Solution. HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: personalizar la barra de herramientas de acceso rápido PREPÁRESE. ABRA un libro en blanco de Excel. Haga clic en la pestaña ARCHIVO para tener acceso a la vista Backstage. En el panel de navegación, haga clic en la pestaña Opciones. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Excel. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: personalizar la barra de herramientas de acceso rápido En el panel de la izquierda del cuadro de diálogo, haga clic en Barra de herramientas de acceso rápido para mostrar las opciones de la barra de acceso rápido (a continuación). En el panel de la derecha, la lista de la izquierda contiene los comandos que puede agregar a la barra de herramientas. La lista de la derecha muestra los comandos que figuran actualmente en la barra de herramientas. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: personalizar la barra de herramientas de acceso rápido En la lista de la izquierda, desplácese hacia abajo, haga clic en Copiar formato y en el botón Agregar del centro de las dos listas para agregar Copiar formato a la barra de herramientas de acceso rápido. Siguiendo el mismo proceso, mueva cinco comandos más que ejecute a menudo a la barra de herramientas de acceso rápido. Cuando haya acabado, haga clic en Aceptar para aplicar los cambios (los cambios no surtirán efecto hasta que haga clic en aceptar). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: personalizar la barra de herramientas de acceso rápido Ahora, la barra de herramientas de acceso rápido debe incluir botones de comandos adicionales, como en los siguientes ejemplos. Del mismo modo, puede eliminar cualquier comando que agregara a la barra de herramientas. En cualquier momento, puede restablecer la barra de herramientas en sus valores predeterminados. Vea el botón Restablecer en la diapositiva 43. HAGA UNA PAUSA. CIERRE Excel. Otra forma: puede hacer clic con el botón derecho en cualquier botón y seleccionar Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido para agregarlo instantáneamente. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: personalizar la cinta PREPÁRESE. ABRA un libro en blanco de Excel. Haga clic en la pestaña ARCHIVO para tener acceso a la vista Backstage. Haga clic en la pestaña Opciones en el panel de navegación. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: personalizar la cinta En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta de opciones. Aparecerán las opciones de Personalizar la cinta de opciones (a continuación). De forma predeterminada, la opción Comandos más utilizados está seleccionada en el cuadro desplegable Comandos disponibles en. La lista de de comandos más utilizados aparece en la lista que está por debajo del cuadro desplegable. Asimismo, de forma predeterminada, la opción Pestañas principales aparece en el cuadro Personalizar la cinta de la derecha, con las pestañas principales de la cinta enumerados debajo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: personalizar la cinta En la lista de comandos populares, haga clic en Copiar formato. Observe que el botón Agregar del centro del cuadro de diálogo está ahora activo. En la lista Personalizar la cinta de la derecha, haga clic en el + anterior a Inicio para ampliar la lista de grupos de comandos de la pestaña Inicio si aún no está ampliada. Puede utilizar este método para mostrar los grupos actuales disponibles en una pestaña de la cinta. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: personalizar la cinta En las opciones de Personalizar la cinta, haga clic en el botón Nueva pestaña (a continuación) para insertar una nueva pestaña en blanco en la lista Personalizar la cinta. Cuando crea una nueva pestaña, se crea automáticamente un grupo nuevo en la pestaña Nuevo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: personalizar la cinta Haga clic a la derecha de Nueva pestaña (personalizada) para seleccionarlo y luego en el botón Cambiar nombre. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre que aparece, escriba Mi pestaña nueva (derecha) y, a continuación, haga clic en Aceptar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: personalizar la cinta En la nueva pestaña, haga clic en Nuevo grupo (personalizada) para seleccionarlo. Vuelva a hacer clic en el botón Cambiar nombre. Esta vez, el cuadro de diálogo Cambiar nombre le permitirá seleccionar un símbolo (derecha). Seleccione el símbolo de la mano, en el cuadro Nombre para mostrar, escriba Mi nuevo grupo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Se cambiará el nombre de Nuevo grupo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: personalizar la cinta En la lista Personalizar la cinta de la derecha, haga clic en Mi nuevo grupo. En la lista de comandos de la izquierda, haga clic en el comando que elija y luego en el botón Agregar. El comando aparecerá en la pestaña nueva de la cinta. En la lista Comandos disponibles en , seleccione Todos los comandos y, a continuación, agregue otro comando de la lista. En la lista Comandos disponibles en, seleccione Pestaña Archivo y, a continuación, agregue otro comando. Su pantalla debe ser similar a la siguiente figura. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: personalizar la cinta Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Cuando salga, verá su pestaña llamada Mi pestaña nueva en la cinta. Haga clic en la pestaña Mi pestaña nueva. Los comandos se mostrarán en Mi nuevo grupo de la pestaña (a continuación). HAGA UNA PAUSA. DEJE el libro abierto para el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: seleccionar una plantilla de la Pestaña Nueva PREPÁRESE. De ser necesario, ABRA un libro en blanco. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Nuevo. Aparecerá la ventana Nuevo, tal como se muestra a continuación, con una serie de plantillas recomendadas. Ya utilizó la plantilla de libro en blanco de este libro. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: selección de una plantilla de la Pestaña Nueva Desplácese hacia abajo si es necesario y haga clic en el icono de seguimiento de proyectos. La siguiente figura muestra una ventana más grande con una imagen más grande y una descripción de la plantilla. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: selección de una plantilla de la Pestaña Nueva Haga clic en el botón Crear. Es posible que Excel tarde un momento en descargar el libro. Observe que hay dos hojas de cálculo en este libro: el Seguimiento de proyectos con los datos de ejemplo que puede cambiar y Configuración que le permite introducir una lista de categorías y empleados. Cuando haya terminado de buscar esta plantilla, haga clic en ARCHIVO y en Cerrar. Si se le solicita, no guarde los cambios. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: seleccionar una plantilla de la Pestaña Nueva Haga clic en la pestaña ARCHIVO, haga clic en Nuevo, y busque por “Calendario” desplácese hasta la parte inferior de la lista de plantillas. Haga clic en la plantilla Calendario anual y haga clic en el botón Crear. Haga clic en la celda del año y elija el año actual. Imprima la hoja de cálculo y cuélguela en una pared, si así lo desea © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: seleccionar una plantilla de la Pestaña Nueva GUARDE el libro como 03 My Calendar Solution. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y en Nuevo. Observe que la plantilla Calendario anual aparece como el tercer elemento de la lista de plantillas porque se usó recientemente. HAGA UNA PAUSA. CIERRE el libro y DEJE Excel abierto para el ejercicio siguiente. Tome nota: puede modificar este nuevo libro con su nombre, nombre de empresa y fotos favoritas de cada mes para personalizar el calendario y adaptarlo a sus gustos o usarlo como un regalo para los demás. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013