Aplicar formatos a rangos y celdasAplicar formatos a rangos y celdas Lección 6 © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft.

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1 Aplicar formatos a rangos y celdasAplicar formatos a rangos y celdas Lección 6 © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20131 Microsoft Excel 2013

2 Objetivos © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20132

3 Orientación de software La pestaña INICIO de Excel que aparece a continuación contiene comandos de formato y edición que le ayudan a mejorar la apariencia y legibilidad de sus hojas de cálculo. Usará comandos de casi todos los grupos de esta pestaña a medida que aprende a aplicar formato a datos, copiar formatos y aplicar estilos. Excel ofrece varias formas de dar formato al texto y a los valores de una hoja de cálculo. En el mundo de los negocios, las hojas de cálculo generalmente se imprimen y se comparten con otros. Por lo tanto, es convienente que las hojas de cálculo sean tan atractivas y comprensibles como sea posible. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20133

4 Paso a paso: insertar celdas en una hoja de cálculo PREPÁRESE. Inicie Microsoft Excel. 1. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Insert Delete para esta lección. Haga clic en Habilitar edición, si se le solicita. 2.Haga clic en la celda G5 para convertirla en la celda activa. 3.En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la parte superior del botón Insertar, como se muestra a continuación. Todas las celdas de la columna G que comienzan por G5 se desplazarán una celda hacia abajo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20134

5 Paso a paso: insertar celdas en una hoja de cálculo 4.Escriba 590 y presione Entrar. 5.Ahora insertemos un rango de celdas. Seleccione O3:O9. 6.En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Insertar y luego seleccione Insertar celdas. 7.En el cuadro de diálogo Insertar, asegúrese de que esté seleccionada la opción Desplazar celdas a la derecha, como se muestra a continuación. Haga clic en Aceptar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20135

6 Paso a paso: insertar celdas en una hoja de cálculo 8.Tenga en cuenta que las celdas que anteriormente se encontraban en O3:O9 se desplazan una celda a la derecha. La hoja de cálculo debe ser similar a la siguiente figura. 9.En la O3, escriba Noviembre. 10.Introduzca los números siguientes en las células desde la O4 hasta la O9: 480 502 446 577 302 11. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20136

7 Paso a paso: eliminar celdas de una hoja de cálculo PREPÁRESE. Use el libro que modificó en el ejercicio anterior. 1.Haga clic en la celda P7 para convertirla en la celda activa. 2.En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en el botón de flecha Eliminar y luego seleccione Eliminar celdas. 3.En el cuadro de diálogo Eliminar, seleccione la opción Desplazar celdas hacia la izquierda y haga clic en Aceptar. El contenido de la celda Q7 se desplaza hacia la izquierda y aparece en la celda P7. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20137

8 Paso a paso: eliminar celdas de una hoja de cálculo 4.Resalte el rango A8:P8. 5.Haga clic con el botón derecho en la selección, que es una instancia duplicada de la siguiente fila de datos, y seleccione Eliminar desde el menú contextual. 6.En el cuadro de diálogo Eliminar, asegúrese de que la opción Desplazar celdas hacia arriba esté seleccionada y haga clic en Aceptar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20138

9 Paso a paso: eliminar celdas de una hoja de cálculo 7.Para eliminar un rango de celdas de una columna, resalte el rango D3:D8 y, en la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Eliminar y, a continuación, seleccione Eliminar celdas. Asegúrese de que Desplazar celdas hacia la izquierda esté seleccionada y haga clic en Aceptar. La hoja de cálculo debe ser similar a la siguiente figura. 8.GUARDE el libro como 06 Patient Visits Insert Delete Solution y CIERRE el archivo. HAGA UNA PAUSA. Deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 20139

10 Paso a paso: alinear del contenido de una celda PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Format Cells para esta lección. Haga clic en Habilitar edición, si se le solicita. 2.Seleccione A3:O3. 3.En la ficha INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Centrar, como se muestra a continuación. Las etiquetas de columna ahora están centradas horizontalmente. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201310

11 Paso a paso: alinear del contenido de una celda 4.Seleccione D4:O8 y luego, en la pestaña INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en Alinear a la derecha. Todos los números en las columnas de meses ahora están alineados a la derecha. 5. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201311

12 Paso a paso: elegir las fuentes y el tamaño de fuente PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. 1.Haga clic en A1. 2.En la pestaña INICIO, en el grupo Fuente, abra el menú Fuente y seleccione la primera opción en Fuentes de tema en la parte superior, Calibri Light, como se muestra a la derecha. Solo el texto en la celda A1 cambia a la nueva fuente. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201312

13 Paso a paso: elegir las fuentes y el tamaño de fuente 3.Mantenga selecionada la celda A1 y abra el menú Tamaño de fuente que se indica a continuación. Seleccione 18. El tamaño de fuente del texto cambia a 18 puntos. 4.Seleccione A3:O3 y desde la lista Fuentes, seleccione Arial. 5.Mantenga selecionado el rango A3:O3 y cambie el Tamaño de fuente a 10. Las etiquetas de encabezado de columna están ahora en Arial 10 puntos. 6. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201313

14 Paso a paso: llenar celdas con Color PREPÁRESE. USE el libro que guardó en el ejercicio anterior. 1.Seleccione A3:O3. 2.En el grupo Fuente, haga clic en la flecha del botón Llenar color, como se muestra a continuación. Las paletas Colores de tema y Colores estándar aparecen. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201314

15 Paso a paso: llenar celdas con Color 3.Seleccione el cuadro de color Azul, Énfasis 1, Claro 80%, como se muestra a la derecha. Se aplica un fondo azul claro a la fila del encabezado de la columna. 4. GUARDE el libro como 06 Patient Visits Format Cells Solution y CIERRE el archivo. HAGA UNA PAUSA. Deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201315

16 Paso a paso: aplicar formatos de número PREPÁRESE. Con Excel en ejecución, lleve a cabo estas acciones: 1.ABRA el archivo de datos 06 Contoso Revenue para esta lección. Haga clic en Habilitar edición, si se le solicita. 2.Asegúrese de que la Hoja1 sea la hoja activa. 3.Seleccione B4:D8. Estos datos se deben tener el formato General, sin comas ni puntos decimales. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201316

17 Paso a paso: aplicar formatos de número 4.En la ficha INICIO, en el grupo Número, abra el menú Formato de número, como se muestra a la derecha. 5.Seleccione Moneda Los números ahora reciben el formato de dólares, con dos espacios decimales que representan centavos. 6.Mantenga selecionado el rango B4:D8 y, en el menú Formato de número, seleccione Contabilidad. Este formato permite alinear hacia la izquierda el signo de dólar en cada celda. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201317

18 Paso a paso: aplicar formatos de número 7.En el grupo Número, haga clic en el botón Disminuir decimal dos veces para no mostrar espacios decimales. A continuación se muestran los botones Aumentar decimal y Disminuir decimal. Ahora los números están redondeados a dólares completos. 8.Haga clic en una celda en blanco, como A11. 9.Haga clic en Hoja2. 10.Seleccione B6:B11. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201318

19 Paso a paso: aplicar formatos de número 11.En el grupo Número, haga clic en el botón Estilo de coma. Observe que los números se presentan con separador de miles y dos decimales pero sin el signo de dólar. 12.Mantenga selecionado el rango B6:B11 y, en el grupo número, haga clic en el botón Formato de número de contabilidad y luego en el botón Disminuir decimales dos veces. Estas acciones hacen que el rango actual coincida con el formato de número en la Hoja1. 13.Seleccione C6:C11. 14.En el menú Formato de número, seleccione Fecha Corta. Las fechas ahora están en el formato mm/dd/aaaa. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201319

20 Paso a paso: aplicar formatos de número 15.Disminuya manualmente el ancho de la columna C para eliminar el espacio adicional, similar a la figura a la derecha. 16.GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201320

21 Paso a paso: ajustar el texto en una celda PREPÁRESE. USE el libro que guardó en el ejercicio anterior. 1.Haga clic en Hoja1. Tenga en cuenta que el contenido en dos celdas en la columna A no se puede mostrar totalmente por su longitud. 2.Haga clic en A4 y luego mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en A7. Se seleccionan ambas celdas (A4 y A7). © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201321

22 Paso a paso: ajustar el texto en una celda 3.En la ficha INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Ajustar texto. El texto en ambas celdas se ajusta a una segunda línea sin afectar el ancho de la columna, como se muestra a continuación. Observe que el botón Ajustar texto tiene un fondo verde, que indica que el texto en la celda actual está ajustado. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201322

23 Paso a paso: ajustar el texto en una celda 4. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201323

24 Paso a paso: combinar y dividir celdas PREPÁRESE. USE el libro que guardó en el ejercicio anterior. 1.En la Hoja1, seleccione A1:D1. 2.En la ficha INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en la parte principal del botón Combinar y centrar. El nombre de la empresa permanece en una celda individual, que ahora se centra en las columnas. 3.Seleccione A2:D2. 4.En la ficha INICIO, en el grupo Alineación, abra el menú Combinar y centrar. Seleccione Combinar y centrar El encabezado permanecerá en una única celda, que ahora está centrada en las columnas. Este paso tiene el mismo efecto en A2:D2 que tuvo el paso 2 en A1:D1. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201324

25 Paso a paso: combinar y dividir celdas 5.Seleccione A3:D3. 6.Seleccione Combinar y centrar desde el menú Combinar y centrar menú. 7.Lea el mensaje de error que aparece y haga clic en Aceptar. 8.Solo permanecerá el encabezado de la primera columna, que no es el efecto deseado. Presione Ctrl + Z para deshacer el último cambio y restaurar los encabezados (a continuación). © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201325

26 Paso a paso: combinar y dividir celdas 9. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201326

27 Paso a paso: usar Copiar formato para Copiar formatos PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. ABRA el archivo de datos 06 Contoso Painter Paste Special para esta lección. Haga clic en Habilitar edición, si se le solicita. 2.Haga clic en Hoja2. 3.Haga clic en la celda A5. 4.En la ficha INICIO, en el grupo Alineación, haga clic en el botón Centrar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201327

28 Paso a paso: usar Copiar formato para Copiar formatos 5.En la ficha INICIO, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar formato. El puntero del mouse cambia a un signo más con una brocha de pintura, como se muestra a continuación. 6.Arrastre sobre B5:C5. El formato de A5 se aplica a B5 y C5. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201328

29 Paso a paso: usar Copiar formato para Copiar formatos 7.Si Copiar formato sigue activo, haga clic en el botón Copiar formato nuevamente o presione Esc para desactivar Copiar formato. 8. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201329

30 Paso a paso: aplicar estilos de celdas PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. ABRA el archivo de datos 06 Contoso Cell Styles para esta lección. Haga clic en Habilitar edición, si se le solicita. 2.Haga clic en Hoja1. 3.Seleccione la celda A1. 4.En la ficha INICIO, en el grupo Estilos, abra el menú Estilos de celda. La galería de Estilo de celdas aparece, como se muestra a la derecha. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201330

31 Paso a paso: aplicar estilos de celdas 5.En la sección Títulos y encabezados, seleccione el estilo Encabezado 1para aplicarlo a la primera celda de la hoja de cálculo. 6.Seleccione la celda A2. 7.Abra la galería Estilos de celda y en la sección Estilos de celda de tema, seleccione Énfasis1. Se aplica un fondo azul con texto blanco a la celda A2. 8.Seleccione A8:D8. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201331

32 Paso a paso: aplicar estilos de celdas 9.Abra la galería Estilos de celda y en la sección Títulos y encabezados, seleccione Total. Un borde fino azul aparece sobre A8:D8 y un subrayado doble aparece bajo el rango de celdas. Seleccione una celda en blanco para ver los resultados. Consulte a la derecha. 10. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201332

33 Paso a paso: insertar un hipervínculo en una celda PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. ABRA el archivo de datos 06 Contoso Hyperlink para esta lección. Haga clic en Habilitar edición, si se le solicita. 2.Haga clic en Hoja2. 3.Haga clic en la celda A15. 4.Escriba Sitio web de la empresa: y presione Entrar. 5.Ensanche manualmente la columna A hasta que todo el contenido se vea correctamente en la celda A15. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201333

34 Paso a paso: insertar un hipervínculo en una celda 6.Haga clic con el botón derecho en la celda B15 y seleccione Hipervínculo desde el menú contextual. 7.En el cuadro de diálogo Hipervínculo, escriba http://www.contoso.com/ en el cuadro Dirección y haga clic en Aceptar. El hipervínculo aparece en la hoja de cálculo, como se muestra a continuación. 8. GUARDE el libro 06 Contoso Hyperlink Solution. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201334

35 Paso a paso: aplicar un formato condicional específico PREPÁRESE. INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento. 1. ABRA el archivo de datos 06 Patient Visits Conditional Formatting para esta lección. Haga clic en Habilitar edición, si se le solicita. 2.Seleccione D4:O8. 3.Abra el menú Formato condicional en el grupo Estilos en la pestaña INICIO y seleccione Resaltar reglas de celdas > Mayor que. Aparecerá el cuadro de diálogo Mayor que. 4.Escriba 600 en las celdas de Formato del cuadro MAYOR QUE. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201335

36 Paso a paso: aplicar un formato condicional específico 5.Deje el color de llenado predeterminado, como se muestra a continuación. Haga clic en Aceptar. Las celdas que contienen un valor superior a 600 tienen un formato con un color de fondo rojo claro y un color de texto rojo oscuro. Estos datos representan los meses en que los médicos estaban viendo más que el número ideal de pacientes. 6. GUARDE el libro. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201336

37 Paso a paso: usar el Administrador de reglas para aplicar formatos condicionales PREPÁRESE. USE el libro que guardó en el ejercicio anterior. 1.Seleccione D4:O8. 2.En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en el menú Formato condicional y seleccione Borrar reglas > Borrar reglas desde Celdas seleccionadas. 3.Vuelva a abrir el menú Formato condicional y seleccione Administrar reglas. Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201337

38 Paso a paso: usar el Administrador de reglas para aplicar formatos condicionales 4.Haga clic en el botón Nueva regla. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior El cuadro de diálogo cambia según se muestra a la derecha. 5.En la sección Editar la descripción de regla, haga clic en la casilla de verificación % de rango seleccionado. 6.Haga clic en el botón Formato. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas (a la derecha). © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201338

39 Paso a paso: usar el Administrador de reglas para aplicar formatos condicionales 7.Haga clic en la pestaña Llenar si no está ya seleccionada, y luego seleccione el cuadro de color rojo claro (rosado), como se muestra a la derecha. Haga clic dos veces en Aceptar. 8.En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en el botón Nueva regla. 9.En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione Dar formato solo a los valores de mayor o menor calificación. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201339

40 Paso a paso: usar el Administrador de reglas para aplicar formatos condicionales 10.En la sección Editar la descripción de regla, seleccione Fondo desde la primera lista desplegable a la izquierda y haga clic en la casilla % de rango seleccionado. 11.Haga clic en el botón Formato. 12.En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en un color de fondo amarillo en la pestaña Llenar, y luego haga clic en Aceptar dos veces. El cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales debe parecerse a la figura anterior. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201340

41 Paso a paso: usar el Administrador de reglas para aplicar formatos condicionales 13.Haga clic en Aceptar. El Administrador de reglas aplica las reglas a las celdas seleccionadas, como se muestra a continuación. Esta vista le permite ver el 10 % mayor y menor de los valores en el rango. 14. GUARDE el libro como 06 Patient Visits Conditional Formatting Revised Solution. HAGA UNA PAUSA. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 201341