Combinaciones de correspondencia Lección 11 © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 20131 Microsoft Word 2013.

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1 Combinaciones de correspondencia Lección 11 © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 20131 Microsoft Word 2013

2 Objetivos © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 20132

3 Paso a paso: Configuración manual de un documento principal 1.Cree un nuevo documento en blanco; para ello, seleccione la pestaña Archivo y haga clic en Nuevo y en Documento en blanco. 2.Haga clic en la pestaña Correspondencia y en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Iniciar correspondencia. 3.Elija Cartas. (El mismo origen de datos usado en el ejercicio anterior se usa para realizar manualmente la combinación de correspondencia). HAGA UNA PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 20133

4 Paso a paso: Seleccionar los destinatarios 1.En el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en el botón Seleccionar destinatarios para abrir el menú que se muestra abajo. Hay tres opciones disponibles. (Se abrirá un archivo de origen de datos existente de la carpeta de la lección. Observe que algunos de los comandos de la cinta están atenuados y, por lo tanto, no están disponibles hasta que se abra un archivo de origen de datos). © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 20134

5 Paso a paso: Seleccionar los destinatarios 2.Seleccione Usar una lista existente. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. Use la barra de desplazamiento para localizar la unidad flash y navegar por los archivos de datos de la carpeta de la lección. 3.ABRA el archivo de origen de datos Lista de alumnos.accdb de la carpeta de la lección. El archivo Lista de alumnos es una base de datos. Después de abrir el archivo de origen de datos, pasan a estar activos la mayoría de los comandos de la pestaña Correspondencia de la cinta (abajo). Cuando se selecciona un archivo de origen de datos, este archivo puede ser una base de datos, una hoja de cálculo de Excel, una tabla de Word o puede abrirse desde los contactos de Outlook. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 20135

6 Paso a paso: Seleccionar los destinatarios 4.En el punto de inserción, escriba 19 de marzo de 20XX. Presione la tecla Entrar dos veces. De forma predeterminada, el Espaciado Posterior se establece en 8 pto. y más adelante dará al documento un formato comercial adecuado. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 20136

7 Paso a paso: Preparar los campos de combinación USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1.En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en el botón Bloque de direcciones. Se abre el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. Tanto si usa el Asistente para combinar correspondencia como si completa manualmente Combinar correspondencia, se abren los mismos cuadros de diálogo. 2.Observe que la dirección no se muestra en el área de vista previa. Haga clic en Asignar campos. Para corregir el error, seleccione la flecha desplegable que está al lado de Dirección 1 y seleccione el campo Línea de dirección. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Asignar campos. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 20137

8 Paso a paso: Preparar los campos de combinación 3.Haga clic en Aceptar para aceptar la configuración de direcciones con la corrección. 4.Presione Entrar una vez. 5.En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en el botón Línea de saludo. Se abre el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo. 6.Para el formato de la línea de saludo, se usará el saludo Estimado. Usará el valor predeterminado, donde se muestra Javier Saavedra hijo. 7.Cambie la coma a dos puntos. 8.Haga clic en Aceptar. Presione Entrar una vez. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 20138

9 Paso a paso: Escribir la carta USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1.Escriba la siguiente carta: El presidente de la escuela, Dr. José A. Torres, extiende la invitación a todos los alumnos que recibieron becas para el próximo semestre académico. El Instituto de diseño gráfico reconoce a todos los alumnos por su excelencia académica. Se celebrará una recepción en su honor el 29 de marzo a las 12 del mediodía en la sala de conferencias 19 del presidente. [Presione Entrar una vez]. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 20139

10 Paso a paso: Escribir la carta Le rogamos que llame al 915-999-9999 para confirmar su asistencia. [Presione Entrar una vez]. Atentamente, [Presione Entrar dos veces]. Jerry Wright [Presione Mayús+Entrar para insertar un salto de línea]. Presidente del comité de becas HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201310

11 Paso a paso: Vista previa del documento USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1.En el grupo Vista previa de resultados, haga clic en el botón Vista previa de resultados. Aparece el primer destinatario. Haga clic en el botón de flecha Registro siguiente para obtener una vista previa de las cartas de cada destinatario. 2.Haga clic otra vez en el botón Vista previa de resultados para desactivar la Vista previa de resultados. 3.Coloque el punto de inserción en el campo >. Haga clic en la pestaña Inicio y, en el grupo Párrafo haga clic en el botón Espaciado entre líneas y párrafos y en Quitar espacio después del párrafo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201311

12 Paso a paso: Vista previa del documento 4.Coloque el punto de inserción en la > y haga clic en la pestaña Diseño de pagina. En el grupo Párrafo, haga clic en la flecha arriba Espaciado Antes hasta que se muestre 6 pto. El Espaciado Antes se incrementa en 6 pto. y separa el bloque de dirección y la línea de saludo. 5.En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el botón Márgenes y haga clic en Márgenes personalizados. Escriba 2 en el cuadro Superior para cambiar el margen superior. Haga clic en Aceptar. Las organizaciones usan membretes personalizados para imprimir sus cartas. El margen superior debe ajustarse para evitar la impresión de texto sobre el logotipo de la organización. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201312

13 Paso a paso: Vista previa del documento 6.Haga clic en la pestaña Correspondencia y, en el grupo Vista previa de resultados, haga clic en el botón Vista previa de resultados para ver los cambios de formato realizados en el documento. Una vez finalizada la revisión, deshabilite la Vista previa de resultados. 7.El documento principal es el documento que contiene el cuerpo de la carta, así como los códigos de combinación de bloque de direcciones y línea de saludo. 8.GUARDE el documento principal como Reception Letter en la carpeta de la lección en la unidad flash. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201313

14 Paso a paso: Vista previa del documento Guardar el documento principal como un documento independiente permite combinarlo con un nuevo archivo de origen de datos; cuando necesite usar la misma carta otra vez, pero con una lista de destinatarios diferente. Cuando abre un documento principal que contiene códigos de campo, Word le pide el archivo de origen de datos. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201314

15 Paso a paso: Comprobación de errores USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1.En el grupo Vista previa de resultados, haga clic en el botón Comprobación de Errores. Se abre el cuadro de diálogo Revisar e informar de errores como se muestra a la derecha. 2.Seleccione la primera opción, Simular la combinación e informar de los errores en un documento nuevo. 3.Haga clic en Aceptar. 4.Aparece un mensaje que indica No se encontraron errores de combinación de correspondencia en Reception Letter. Haga clic en Aceptar. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201315

16 Paso a paso: Completar la combinación USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1.En el grupo Finalizar, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Finalizar y combinar como se muestra a continuación. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201316

17 Paso a paso: Completar la combinación 2.Seleccione Editar documentos individuales. Se abre el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo como se muestra a continuación. La opción Todos combina todas las cartas en un documento nuevo, la opción Registro actual combina solo el registro en el que esté colocado el punto de inserción y, en la opción Desde, puede escribir el primer registro y el registro final que desee combinar. Por ejemplo, para combinar solo los registros 2 y 3, escriba 2 hasta 3. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201317

18 Paso a paso: Completar la combinación 3.Para este ejercicio, en la sección Desde, escriba 3 en el primer cuadro y, en el cuadro Hasta, escriba 5. Haga clic en Aceptar. Se abre un documento nuevo que muestra los registros 3 a 5 en un documento. Desplácese por el documento para comprobar en la vista previa que el documento está listo para imprimir. 4.GUARDE el documento combinado como Merged Reception Letter en la carpeta de la lección en la unidad flash y, a continuación, CIERRE el archivo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201318

19 Paso a paso: Completar la combinación 5.CIERRE el documento principal Reception Letter aparecerá un mensaje que le pregunta: ¿Desea guardar los cambios realizados en Reception Letter ? Haga clic en GUARDAR. Cuando guarde el documento principal con los códigos de campo, será capaz de volver al documento y a la lista de destinatarios y usar las herramientas disponibles en la pestaña Correspondencia. También puede editar la lista de destinatarios y abrir otro origen de datos para enviar la misma carta a otro grupo. Cuando guarde el documento principal, asegúrese de desactivar la Vista previa de resultados. HAGA UNA PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201319

20 Paso a paso: Combinar una carta con una tabla ABRA un documento existente de la carpeta de la lección. 1.ABRA el documento Scholarship. (Se usará la misma carta que se usó en un ejercicio anterior). 2.Haga clic en la pestaña Correspondencia y, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia. Elija Cartas. 3.En el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en el botón Seleccionar destinatarios para mostrar el menú. 4.Seleccione Usar una lista existente. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. Use la barra de desplazamiento para localizar la unidad flash y navegar por los archivos de datos de la carpeta de la lección. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201320

21 Paso a paso: Combinar una carta con una tabla 5.ABRA el archivo de origen de datos Student Listing.docx de la carpeta de la lección. El archivo Student Listing se creó como una tabla en Word. El archivo de origen de datos es una tabla que contiene los campos como encabezados con los registros mostrados en la tabla. 6.En el punto de inserción, escriba 28 de noviembre de 20XX. Presione Entrar dos veces. 7.Haga clic en el botón Bloque de direcciones para abrir el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. Observe que el área de vista previa no muestra la dirección de la calle. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201321

22 Paso a paso: Combinar una carta con una tabla 8.Haga clic en el botón Asignar campos para corregir el problema. Se abre el cuadro de diálogo Asignar campos, como se muestra a la derecha. Debajo de Requerido para el bloque de direcciones, Dirección 1 muestra No coincide porque el encabezado del campo en la tabla aparece como Línea de dirección y no coincide directamente con el bloque de direcciones en Word. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201322

23 Paso a paso: Combinar una carta con una tabla 9.Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Dirección 1, seleccione Línea_de_dirección y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. 10.Revise el área de vista previa y observe que el problema se ha corregido y la dirección se muestra ahora correctamente. 11.Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. Presione Entrar una vez. 12.Inserte la línea de saludo y cambie la puntuación a dos puntos. Presione Entrar una vez. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201323

24 Paso a paso: Combinar una carta con una tabla 13.Haga clic en el botón Vista previa de resultados y observe que el espacio en el bloque de dirección necesita tener el formato correcto. 14.Seleccione el > y, en la pestaña Diseño de página, disminuya el Espaciado antes a cero. 15.Cambie el margen superior a 5 cm. 16.Obtenga una vista previa de los resultados antes de finalizar la combinación. 17.Haga clic en el botón Finalizar y combinar y haga clic en Editar documentos individuales. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201324

25 Paso a paso: Combinar una carta con una tabla 18.En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, mantenga los valores predeterminados y haga clic en Aceptar. El documento abre una nueva pantalla que muestra el documento combinado con todos los registros. 19.GUARDE el documento como Merged Academic Honors Scholarship en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. 20.Asegúrese de desactivar la vista previa de los resultados para que los códigos de campo se muestren en el documento principal. GUARDE el documento principal como Merged Academic Honors Scholarship en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. HAGA UNA PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201325

26 Paso a paso: Combinar una carta con Excel ABRA el documento Scholarship de la carpeta de la lección. 1.Haga clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia en la pestaña Correspondencia y seleccione Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia para abrir el panel Combinar correspondencia. 2.En la sección Seleccione el tipo de documento, Cartas es el valor predeterminado. Haga clic en Siguiente: Inicie el documento. 3.Seleccione el botón de opción Utilizar el documento actual. 4.Haga clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios en el panel Combinar correspondencia para avanzar al paso siguiente. 5.En la sección Seleccione los destinatarios, se usarán los valores predeterminados. Haga clic en el botón Examinar y localice el archivo Student List.xlsx. El formato de este documento es de hoja de cálculo. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, localice Student List en la carpeta de la lección; use la barra de desplazamiento para ver el Tipo, que debería ser Hoja de cálculo de Microsoft Excel. Haga clic en Abrir. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201326

27 Paso a paso: Combinar una carta con Excel 6.Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, como se muestra a continuación. La primera fila de datos contiene encabezados de columna y Word reconoce automáticamente los encabezados en la hoja de cálculo. Haga clic en Aceptar. Se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Observe que, debajo del encabezado Origen de datos, se muestra el origen de datos de archivo como Student List.xlsx. 7.Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. 8.Cierre el panel Combinar correspondencia. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201327

28 Paso a paso: Combinar una carta con Excel 9.Coloque el punto de inserción al principio del documento e inserte la fecha actual. 10.Presione Entrar dos veces. 11.Haga clic en el botón Insertar campo combinado para abrir el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación (a la derecha). 12.Con Nombre seleccionado, haga clic en el botón Insertar para insertar el código de campo > en el documento. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201328

29 Paso a paso: Combinar una carta con Excel 13.Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación. 14.Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado para mostrar los campos. Esta es otra manera de insertar códigos de campo en un documento. 15.Seleccione Apellido para insertar el código de campo > en el documento. 16.Presione Entrar para crear una línea en blanco. 17.Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Insertar campo combinado y seleccione Línea_de_dirección para insertar el código de campo > en el documento. 18.Presione Entrar para crear una línea en blanco. 19.Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Insertar campo combinado y seleccione Ciudad para insertar el código de campo > en el documento. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201329

30 Paso a paso: Combinar una carta con Excel 20.Escriba una coma después de > y presione la barra espaciadora una vez. 21.Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Insertar campo combinado y seleccione Estado para insertar el código de campo > en el documento; presione la barra espaciadora una vez. 22.Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Insertar campo combinado y seleccione Código_postal para insertar el código de campo > en el documento. 23.Presione Entrar una vez para crear una línea en blanco. 24.Escriba Estimado y presione la barra espaciadora una vez. 25.Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Insertar campo de combinación y seleccione Nombre para insertarlo en el documento. 26.Presione la barra espaciadora una vez. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201330

31 Paso a paso: Combinar una carta con Excel 27.Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Insertar campo combinado y seleccione Apellido para insertarlo en el documento. 28.Escriba dos puntos después de >. Observe el espaciado entre las líneas de los códigos de campo. 29.Seleccione desde > hasta >. 30.En la pestaña Diseño de página, disminuya el Espaciado antes a cero y, cambie el margen superior a 5 cm. Obtenga una vista previa de los resultados antes de finalizar la combinación. 31.Haga clic en el botón Finalizar y combinar y haga clic en Editar documentos individuales. 32.En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, mantenga los valores predeterminados y haga clic en Aceptar. El documento abre una nueva pantalla que muestra el documento combinado con todos los registros. 33.GUARDE el documento como Merged Academic Schorlarship en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201331

32 Paso a paso: Combinar una carta con Excel 34.Asegúrese de desactivar la vista previa de los resultados para que los códigos de campo se muestren en el documento principal y cierre el panel Combinar correspondencia. 35.GUARDE el documento principal como Academic Scholarship Letter en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. HAGA UNA PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc.Microsoft Official Academic Course, Microsoft Word 201332