COORDINACION AREA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Ciencias Económicas Apuntes de Administración II, realizado con fines didácticos. COORDINACION AREA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Teoría clásica de la administración Henri Fayol(1841-1925) Padre de la moderna teoría de la Administración http://www.youtube.com/watch?v=Katc4a_fMT4&feature=related Teoría clásica de la administración Aportes: Fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial Estableció catorce principios de la administración Dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos que se denominaron funciones básicas de la empresa, las cuales son: 2

1. Funciones Técnicas: Relacionadas con la producción de bienes o de servicios de la empresa. 2. Funciones Comerciales: Relacionadas con la compra, venta e intercambio. 3. Funciones Financieras: Relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales. 3

4. Funciones de seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los bienes de las personas. 5. Funciones Contables: Relacionadas con los inventarios, registros balances, costos y estadísticas. 6. Funciones Administrativas: Relacionadas con la integración de las otras cinco funciones. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, siempre encima de ellas. 4

Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar como: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Por lo que las funciones administrativas engloban los elementos de la administración:

Estos son los elementos de la administración que constituyen el llamado proceso administrativo y que son localizables en cualquier trabajo de administración en cualquier nivel o área de actividad de la empresa. Planear Organizar Integrar Dirigir Controlar

Naturaleza: (¿de donde se origina Naturaleza: (¿de donde se origina?) Es una actividad universal, implica actividades futuras de acuerdo a las decisiones propuestas y al resultado futuro de esas decisiones. Responde a las preguntas de: ¿Qué se quiere lograr y que curso de acción tomar? ¿Qué actividades se van a realizar? ¿Cuándo y con qué secuencia? ¿Con qué recursos?

Fase del proceso administrativo que consiste en la determinación del curso de acción que se ha de seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo y la fijación de criterios, tiempos, unidades, etc., necesarias para su realización. PLANEAR: Implica tomar las decisiones mas adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro.

¿PARA QUE PLANEAR? • Es la primera función administrativa que obliga a los demás • Para diseñar un ambiente adecuado • Para un desempeño más eficaz de las personas • Para hacer un uso más racional de los recursos existentes o potenciales • Para solucionar problemas • Para la consecución de los objetivos y metas organizacionales • Para afrontar adecuadamente los cambios • Para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones Gerenciales. 10

Principios de Planeación Definición: principios son el conjunto de normas, que orientan y regulan una acción. El administrador debe obedecer ciertas normas o reglas de comportamiento, esto es, principios generales que le permitan desempeñar bien sus funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. De allí surgieron los llamados “principios de la administración”, desarrollados por casi todos los autores clásicos.

Principios de Planeación Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de guía a la acción. Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales

Principios de Planeación Factibilidad: Todo lo que se prevee debe ser congruente (realizable) con la realidad y las condiciones objetivas que actúan en el ambiente. Flexibilidad: Al planear es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas. Objetividad y Precisión: Cuando se hacen planes es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, más que en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios.

Cambio de rumbo: Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo) se vuelve necesario reelaborarlo para mantener el curso hacia un objetivo establecido. Contribución a los objetivos: El propósito de cada plan y de todos los planes de apoyo es contribuir y promover el logro de los objetivos de la organización. Primicia de la planeación: La planeación precede a todas las otras funciones administrativas, puesto que establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. Eficiencia o Rentabilidad de los planes: La eficiencia o rentabilidad de un plan se mide por cuanto contribuye a la consecución de los objetivos, con un mínimo de consecuencias imprevistas y con resultados mayores respecto a su formulación y operatividad.

Misión o Propósito Objetivos y metas Estrategias Políticas Procedimientos Programas Presupuestos Normas y Reglas Tácticas

Misión o Propósito: Es una visión a largo plazo de una empresa la que la distingue de otras similares, en términos de lo que quiere ser y a quién quiere servir; es decir, la actividad que va a realizar la empresa. Preguntas claves para definir la misión: ¿Quienes somos? ¿Cuál es la naturaleza del negocio? ¿Cuál es nuestro producto o servicio? ¿Quienes son nuestros clientes? Objetivos y metas: Son los fines hacia los cuales se dirige las actividades, lo que queremos alcanzar. Los objetivos deben ser factibles, medibles, cuantificables y retadores. Estos pueden ser generales o específicos.

Estrategias: Son cursos de acción o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos de toda la organización para alcanzar los objetivos en las condiciones más ventajosas. Ejemplo: de una estrategia para una cadena de tiendas de calzado. Dar a conocer los productos de la empresa a través de la participación en ferias de calzado, INTERFER y exposiciones dentro de las empresas.

Elabore un ejemplo de una política. Políticas: Guías de pensamiento para orientar la toma de decisiones, coordina y delimita el área dentro del cual una acción debe ser tomada de acuerdo a los objetivos de la organización. Estas ayudan a determinar lo que debe hacerse con objetivo de efectúa un trabajo. Ejemplo de las diversas políticas: Ejemplo: Los mayoristas tendrán un descuento del 3% sobre venta mínima de Q5,000.00 (política de precios ) La garantía de los productos cubre únicamente desperfectos de producción. (política de garantía) Elabore un ejemplo de una política.

Programas: Son fijaciones de tiempo para cada acción, especifican las más importantes, su orden y oportunidad, así como la unidad responsable de realizar cada paso. Se utilizan una sola vez e incluyen: metas, objetivos, políticas y procedimientos. Presupuestos: Programas que indican: unidades, cantidades, costos y los pronósticos en los que estos descansan. Establecen formal y cuantitativamente los recursos asignados para un plazo determinado en términos financieros

EMPRESA X PRESUPUESTO GENERAL 2013 CONCEPTO Ene. Feb. Mar Abr May Jun Jul Ago. Sept Oct. Nov Dic total anual Ingresos totales 115127.43   Egresos Gastos de operación Gastos de Admon. Gastos de promoción Egresos totales utilidad

Procedimientos: Describen detalladamente la secuencia de pasos que deben seguirse para ejecutar ciertas actividades, los cuales deben mantenerse dentro los límites señalados por las políticas. Ejemplo: Procedimiento para autorizar el descuento del 3% a un mayorista: Llenar el formato de autorización de descuento formato DM-01 Solicitar autorización del Gerente de Ventas Solicitar el pedido al encargado de Producción. Solicitar el deposito y verificar en el banco Ingresar el No. De deposito al sistema de compras Entregar el pedido a Encargado de Rutas Llamar al cliente con un día de anticipación para confirmar la entrega del producto.

Normas: Creencias compartidas sobre la forma en que las personas deben pensar y comportarse. Ejmplo de norma: El personal de producción debe utilizar el uniforme completo para elaborar los medicamentos. No debe ingerir alimentos en las salas de pacientes ni pasillos. Reglas: Establecen acciones específicas necesarias, o falta de acción, las cuales no permitirán que existan desviaciones. Ejemplo: No fumar Ingreso solo personal autorizado.

Tácticas: Curso detallado de acción mediante el cual debe activarse o realizarse una estrategia. Es el esquema específico del empleo de recursos dentro de una estrategia general.

Atención a las oportunidades Ala luz de: Mercado Competencia Deseos de los clientes Nuestras fortalezas Nuestras debilidades Identificación de alternativas: ¿Cuáles son las alternativas más promisorias para el cumplimiento de nuestros objetivos) Formulación de planes de apoyo Como planes para: Compra de equipo Compra de materiales Contratación y capacitación de empleados Desarrollo de un nuevo producto Comparación de alternativas con base en las metas propuestas: ¿Qué alternativas nos ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas al menor costo y mayores ganancias? Establecimiento de objetivos o metas: Dónde quisiéramos estar y que deseamos hacer y cúando? Conversión de planes en cifras mediante la realización de presupuestos: Desarrollo de presupuestos como: Volumen y precio de ventas Gastos de operación necesarios para los planes Inversión en bienes de capital Consideración de premisas de planeación: ¿En qué condiciones (internas o externas) operarán nuestros planes? Elección de una alternativa: Selección del curso de acción que seguiremos