DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE FORMACION SECTOR PUBLICO Y PRIVADO COLOMBIANO Presentado Por: MARIA CAROLINA ESCOBAR LOPEZ JESUS EMILIANO CASTAÑEDA PALACIOS Especialización de Gerencia del Talento Humano Universidad Manuela Beltrán

OBJETIVOS Ilustrar cómo se realiza un proceso de diagnóstico en necesidades de formación en el sector publico Colombiano de acuerdo a las directrices del Departamento Administración de la Función Pública, y en la empresa Privada.

¿Qué es el Plan Institucional de Capacitación –PIC–? El Plan institucional de Capacitación (PIC) es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en una entidad pública. ( literal c) del artículo 3º del Decreto 1567 de 1998) 1 Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación – P.I.C - 2008

Fases para establecer un diagnóstico de capacitación

SENSIBILIZACON Familiarizar a los directivos y empleados sobre la nueva cultura de la capacitación Identificar facilitadores internos Explicar como se conforma equipos de aprendizaje

Formulación de proyectos de aprendizaje Determinar las necesidades institucionales de capacitación Determinar los problemas existentes en la organización para formular proyectos de formación Determinar los objetivos del aprendizaje Determinar las estrategias de aprendizaje y establecer el cronograma

Consolidación del diagnóstico de necesidades de capacitación Problemática y necesidades de conformación de equipos y áreas de la organización Temas ,métodos de capitacion y fechas de los panes de aprendizaje Establecimiento de prioridades institucionales

Programación del Plan Institucional Proyectos de aprendizaje de equipos aprobados Prioridades de capacitación de la institución Estrategias de aprendizaje viable Mecanismo de evaluación y seguimiento

Ejecución del plan institucional de Capacitación Divulgación del Plan Institucional de Capacitación y coordinación con áreas y proveedores Control y evaluación de las acciones

OBJETIVOS, PROGRAMAS O PROYECTOS DEL PLAN ESTRATÉGICO . Cada área funcional esta enmarcada en un plan de acción que establece a que objetivos, proyectos y programas tiene bajo su responsabilidad. Se debe describir con claridad la capacitación necesaria para que los funcionarios permitan para alcanzar la misión institucional

Evaluación de la Oficina de Control Interno Antes de cada 31 de Enero de cada año fiscal ,el jefe de la oficina de control interno presenta un informe cuantitativo y cualitativo sobre el desempeño de cada área funcional y describe en el caso que no se alcance las metas cuales fueron las causales por la variable capacitación

No conformidades Como producto de la Auditorias internas del Modelo de Control Interno MECI o del modelo de gestión de calidad NTCGP por cada no conformidad se debe establecer las causales por que no se alcanzo la meta, además establecer un plan correctivo señalando las necesidades de capacitación por proceso y responsable de cada procedimiento

Resultados de la evaluación del desempeño En los registros de evaluación del desempeño se determina cuales son las «debilidades de cada Servidor público » y como debe mejorar sus competencias funcionales y comportamental para mejorar su desempeño laboral

Brechas de competencias comportamentales Una vez realizada la evaluación desde la óptica comportamental. Se determina la competencias comportamental en las que el servidor no alcanzo las expectativas en relación con el parámetro establecido, esa diferencia (brecha) se convierte en un aspecto para el diagnostico de capacitación

Quejas, reclamos, buzones de recomendaciones, resultados de rendición de cuentas, evaluaciones de entes de control y demandas contra la entidad Por cada situación nombrada se debe realizar un listado de necesidades de capacitación por áreas y funcionarios

Diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC) en la empresa privada. Qué es un DNC? Es una herramienta que apoya la estructuración y desarrollo de programas orientados a reforzar las capacidades, competencias y habilidades de los empleados, con el fin de contribuir a los logros de la organización.

Un DNC debe responder La idea central es que éste responda a quién debe dirigirse, que tanto se debe capacitar, qué tópicos o componentes se debe abordar y cuándo se debe desarrollar. Quién, Qué, Cómo y Cuándo

Etapas para llevar a cabo un DNC Establecer el objetivo y la meta. (estudio de la situación ideal del cargo). Descripción de esas características frente a competencias, conocimientos y experiencia de la situación ideal. Determinación del método para implementar el DNC. 4. Plan de acción y puesta en marcha del DNC de acuerdo con la jerarquización de prioridades. 5. Evaluación sobre las acciones llevadas a cabo. 6. Redacción de informe y resultados

Paso 1. Establecimiento de la situación ideal Qué hacer? Se inicia con la revisión sobre la documentación administrativa existente. Desarrollo de entrevistas con los jefes directos del cargo, los de área. Dónde Buscar? Manuales de funciones o similares. Análisis ocupacional. Plan estratégico institucional. Informes de producción y relacionados.

Paso 2. Descripción de la situación Ideal Qué hacer? Perfilar el cargo o unidad, determinando las competencias, habilidades, actitudes, aptitudes, relaciones interpersonales, canales de comunicación con base en las funciones principales, generales internas externas. Dónde buscar? Entrevistar a los superiores inmediatos (jefes, coordinadores, etc.) Entrevistar a las personas que se involucran con el cargo.

Qué instrumentos se pueden emplear para un DNC? Paso 3. Determinación del método a implementar y Selección de los instrumentos a emplear para el Dx. Entrevistas semi o estructuradas Análisis documental Encuestas Listas de chequeo Cuestionarios Registros observacionales Estudios a través de Focus group. Baterías de Evaluación existentes en el mercado. Qué instrumentos se pueden emplear para un DNC? El instrumento se selecciona de acuerdo con: Nivel jerárquico a incluir No. de personas que necesitan ser capacitadas. Objeto de la Empresa Tipo de contrato.

Paso 4. Puesta en Marcha Desarrollo de las actividades previstas y utilización de los instrumentos seleccionados para el levantamiento de la información.

Paso 5. Valoración de las acciones implementadas Aplicación de evaluación y tabulación de la información Recogida para el DNC.

Paso 6. Redacción del Informe de DNC Una vez se tabula la información y se sacan las respectivas conclusiones se procede a entregar un informe donde incluya la siguiente información: Nombre de la organización o empresa  Título del estudio Fecha de elaboración Responsable principal y colaboradores en el estudio (con firmas de responsiva) Índice o capitulario del documento, con la paginación respectiva Introducción. Antecedentes o Estado del Arte que dio motivo al DNC Justificación Resumen del documento Método de trabajo.  

Mínimos de un informe de DNC Características del personal del que se obtuvo información Escenario(s) en los que se obtuvo la información Apoyos materiales. Formatos e instrumentos Procedimiento Resultados Prioridades de conocimientos, habilidades o actitudes a atender Un cuadro integrador de información que defina áreas, personas y necesidades de capacitación. Problemas identificados que no pueden atenderse por medio de  la capacitación y posibles áreas que pueden intervenir para su solución En su caso, limitaciones u obstáculos para la realización del estudio Recomendaciones para próximos estudios Anexos de toda evidencia que permita el análisis del estudio

Referencias: Fernández, N. Diagnostico de Necesidades de Capacitación. Universidad Autónoma de México. Obtenido el 28 de Septiembre de 2012, de http://www.unam.mx/redec

Muchas Gracias! Bogotá, 28-09-2012