Introducción al Proceso Administrativo El proceso administrativo y la planeación

El proceso administrativo El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales

El proceso administrativo El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos: Alcance de objetivos Por medio de personas Mediante técnicas En una organización

Funciones de la administración Planeación Organización Integración de personal Dirección Control

Funciones de la administración Planeación: Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones

Funciones de la administración Organización: Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas

Funciones de la administración Integración de personal: Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo Reclutar y seleccionar las personas idóneas Evaluar, compensar y capacitar al personal

Funciones de la administración Dirección: Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación

Funciones de la administración Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.

Planeación, estrategias y políticas

Planeación Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones Tiende el puente entre el punto donde se está y el punto hacia donde se desea ir Planeación y control son inseparables

Implementación de los planes Planeación Control Desviación con respecto a lo planeado Acciones correctivas

Procedimientos y reglas Tipos de planes Misión Objetivos y metas Estrategia Políticas Procedimientos y reglas Programas Presupuestos

Misión En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna

Misión Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean Los valores dan forma a su filosofía

Objetivos y metas Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo.

Estrategias Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo

Políticas Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta Permiten delegar autoridad sin perder control

Procedimientos Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo

Reglas Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad

Programas Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado Generalmente se apoyan en presupuestos

Presupuestos Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.) Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas

Metas Planes estratégicos Planes operacionales Para actividades no recurrentes Para actividades recurrentes Planes de un solo uso Planes permanentes Programas y Proyectos Presu- pues- tos Políticas Procedimientos Reglas

Pasos de la planeación 1. Análisis situacional: Ambiente interno: Fortalezas Debilidades Ambiente externo: Oportunidades Amenazas

Pasos de la planeación 2. Establecimiento de objetivos y metas: Responder a preguntas como: Dónde se quiere estar? Qué se desea hacer y cuándo? Etc. Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.

Pasos de la planeación 3. Desarrollo de premisas: Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará: Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

Pasos de la planeación 4. Identificación de cursos de acción alternativos: Es necesario identificar las mejores alternativas de acción Examinar sus ventajas y desventajas

Pasos de la planeación 5. Evaluación de las alternativas: Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

Pasos de la planeación 6. Selección de un curso de acción: Se toma una decisión Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción

Pasos de la planeación 7. Formulación de planes de apoyo: Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc.

Pasos de la planeación 8. Presupuestación: Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos: Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros

Estrategias y políticas Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo

Características de las estrategias Horizonte temporal amplio Impacto final relevante Concentración del esfuerzo en un número reducido de fines Patrón de decisiones uniforme Engloban a toda la organización: desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización

Principio de la estructura de estrategias y políticas Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica, Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa

Certidumbre, incertidumbre y riesgo Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes