Administración Efectiva del Tiempo INSTITUTO DE ESTUDIOS BANCARIOS GUILLERMO SUBERCASEAUX Fundado en 1929 CATEDRA : Taller de Estrategias de Aprendizaje Fecha : 20.05.09 PROFESOR : Ps. Carolina Gutiérrez Marchant Clase N° 11: Administración Efectiva del Tiempo

Tener un control de los eventos de nuestra vida. ¿QUÉ SIGNIFICA SABER ADMINISTRAR EL TIEMPO? Tener un control de los eventos de nuestra vida. ¿PORQUÉ ES IMPORTANTE REALIZAR UN ADECUADO MANEJO DEL TIEMPO? Para obtener mayor productividad. Para lograr paz con uno mismo.

LA PIRÁMIDE DE LA PRODUCTIVIDAD Actuar Planificar Descubrir Construir

¿QUÉ DEBO DESCUBRIR / CONSTRUIR? Mis valores Mis roles Mi Misión Personal

Son mis más altas prioridades. MIS VALORES: Son mis más altas prioridades. Identificarlos Priorizarlos Clarificarlos

MIS ROLES: Constituyen los “lugares” que ocupo en función de mis relaciones claves y las responsabilidades inherentes a las mismas. Identificarlos es el paso previo a saber cómo voy a emplear mi tiempo. Para cada rol establezco objetivos que estarán en función de mis valores.

MI MISIÓN PERSONAL: Es un enunciado que expresa mi sentido de propósito en la vida. Rige la elección de mis conductas y evalúa mis decisiones. Se asienta en mis valores. Contribuye a que podamos liderar nuestra propia vida.

PLANIFICAR ¿Qué es? Es predeterminar el curso de los eventos. Decidir con anticipación las acciones y sus circunstancias. ¿Para qué sirve? Hace más eficiente el proceso. Corrobora su viabilidad.

OTROS BENEFICIOS DE LA PLANIFICACIÓN: Anticipa y reduce el impacto de una crisis. Genera la emergencia de alternativas y planes de contingencia. Ahorra recursos. Hace que lo imprevisto no lo sea tanto. Alivia tensiones. Invertir en planificación es ahorrar en ejecución.

¿CÓMO PLANIFICAR? Tres momentos: Priorizar Capturar Monitorear

CONDUCTAS QUE FAVORECEN LA PLANIFICACIÓN: Revisión de objetivos anuales por rol. Programación semanal en agenda. Adaptación diaria. Flexibilidad. Saber decir “no”.

Matriz de la administración del tiempo.

- EL PROCESO DE SEIS PASOS PARA LA CORRECTA ADMINISTRACIÓN PERSONAL 1 - Definición de la Misión personal/profesional 2 - Identificación de los roles más importantes 3 - Metas a alcanzar en cada rol 4 - Planificación semanal 5- Cumplir con lo planificado, ejercitar la integridad 6 - Evaluación de la semana.

FOCALIZACIÓN: Clarificar cuáles son las más altas prioridades. Comprometerse con las mismas. Convertirlas en acciones. Ejecutarlas con disciplina.

VALORES MISIÓN OBJETIVOS PLANES ACCIONES

ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO: Mitos y realidades Una buena administración del tiempo implica hacer cosas de manera más eficiente. Realidad Una buena administración del tiempo implica decidir cómo alcanzar nuestras metas más importantes de la manera más efectiva.

ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO: Mitos y realidades Son siempre más las cosas para hacer que el tiempo para hacerlas. Realidad Hay tiempo más que suficiente para hacer las cosas que son importantes.

ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO: Mitos y realidades Algunas personas no pueden evitar ser desorganizadas. La desorganización indica debilidad y falta de carácter. REALIDAD El buen uso del tiempo es una habilidad que se adquiere. No forma parte de los genes, ni de la personalidad, ni es un don espiritual.

ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO: Mitos y realidades Aquellos que organizan bien su tiempo están siempre ocupados (y exhaustos). REALIDAD El buen uso del tiempo lleva a menos activismo y ahorra mucha energía. El descanso y la relajación son importantes para lograr ser efectivos.

Maneras de ser más efectivos Mantenerse bien espiritual, social y físicamente. Tener un sentido claro de propósito y prioridades. No dejarse tiranizar por lo urgente. Tomar tiempo periódicamente para evaluar los logros hacia la meta.

Maneras de ser más efectivos Vencer la apatía. Un 20 % de esfuerzo produce un 80 % de resultados. Encontrar ese 20 % . Preguntarse varias veces al día: ¿Cuál es la mejor forma de emplear mi tiempo en este momento?

Maneras de ser más efectivos Poner planes y prioridades por escrito. Utilizar un sistema simple para registros —por ejemplo, una agenda— y volcar todo en un mismo lugar. Evitar sobrecargarse de compromisos.

Maneras de ser más efectivos Hacer cosas en el momento apropiado. Usar las mejores horas para las tareas más importantes y difíciles. Buenas habilidades grupales: reuniones bien organizadas, responsabilidades y requerimientos claros, encontrar la persona correcta para el trabajo, uso de técnicas de planeación.