Módulo II. Gestión documental en las Instituciones Públicas CURSO: PRINCIPIOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS Módulo II. Gestión documental en las Instituciones Públicas Dirección General de Gestión de Información y Estudios INAI

Gestión documental El tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de los siguientes procesos: Producción Creación o recepción Distribución y Trámite Organización Identificación documentos de archivo Clasificación archivística Ordenación y Descripción Acceso y consulta (préstamo documentado) Clasificación de la información Valoración Documental Disposición Documental y Conservación

Conceptos básicos en materia archivística   Documentos de archivo Son aquellos producidos, recibidos o usados en el ejercicio de las funciones y atribuciones de las Unidades que integran una organización, con independencia del soporte en el que se encuentren.  Tienen carácter probatorio administrativo y jurídico, al tener contenido, contexto y estructura Son producidos en forma natural en función de una actividad y constituyen el único testimonio y garantía documental del acto.

Conceptos básicos en materia archivística Documento electrónico Es el documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos. Diferencias Documento tradicional Documento electrónico Su contenido es inseparable del medio (soporte) que lo recoge Su contenido puede ser separado del medio original y transferido a otro u otros soportes; Está recogido en un medio que lo hace directamente accesible para el ser humano Debe ser decodificado (hardware y software); Su conservación depende sólo de las condiciones de almacenamiento La conservación depende de las condiciones de almacenamiento y de la rápida obsolescencia de los sistemas

¿Qué es un expediente? Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite. Está relacionado con las funciones de una unidad o área administrativa. Agrupación bajo un mismo asunto Obedecen a una relación de causa y efecto. Son producidos de manera sucesiva y natural. Por secuencia cronológica, de acuerdo al trámite 1. Solicitud 2.Respuesta + Anexos 3. Otros documentos Asunto

Gestión documental El tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de los siguientes procesos: Producción Creación o recepción Distribución y Trámite Organización Identificación documentos de archivo Clasificación archivística Ordenación y Descripción Acceso y consulta (préstamo documentado) Clasificación de la información Valoración Documental Disposición Documental y Conservación

Usos para investigación Consultas esporádicas Ciclo Vital de los Documentos PRIMERA EDAD Fase Activa Uso para gestión + Consultas SEGUNDA EDAD Fase Semiactiva Uso precautorio - Consultas TERCERA EDAD Fase Histórica Usos para investigación Consultas esporádicas “Los documentos no son instrumentos de información estáticos o inactivos , tienen vida propia” y el ciclo vital es la teoría y metodología para su gestión

Valoración y Transferencia secundaria CON VALOR INFORMATIVO EVIDENCIAL TESTIMONIAL ARCHIVO DE TRÁMITE Primera edad Fase Activa ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Segunda edad Fase Semiactiva ARCHIVO HISTÓRICO Tercera edad Fase Inactiva SIN VALOR O CON VALOR PRESCRITO CON VALOR ADMINISTRATIVO FISCAL/CONTABLE LEGAL Valoración y Transferencia primaria Valoración, disposición y baja documental

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Fuente de acceso público Expediente: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades. ARCHIVO DE TRÁMITE Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas. Resguarda los documentos hasta su destino final. ARCHIVO HISTÓRICO Unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional, así como la integrada por documentos o colecciones documentales de relevancia para la memoria nacional. Fuente de acceso público

PRIMERA ETAPA O EDAD

Primera etapa o edad (FASE ACTIVA) Ciclo Vital de los Documentos Circulación o tramitación. (Registro entrada-salida) Se inicia el proceso de un asunto. Se generan informes, oficios, reportes y Esos documentos integran el Archivo de Trámite Repositorio donde se localiza la documentación que las unidades administrativas generan durante la gestión regular de sus actividades principales o de sus funciones. Es donde se originan los expedientes. Cerca de las unidades administrativas En el mismo inmueble, es decir, en las oficinas.

“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” Clasificar y Organizar “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” Clasificar, Ordenar, relacionar, analizar, codificar y describir. Organización Proceso de identificación, agrupación y codificación de documentos y expedientes con base en la estructura funcional de una institución, el Cuadro General de Clasificación es su herramienta. Clasificación Instrumentos de Control y Consulta:. 6

Instrumentos de Control y Consulta Archivística Cuadro general de clasificación archivística: El instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN SECCIÓN, SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL SC01S PLENO SE01 SS01 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias en materia de la LFTAIPG SS02 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias en materia de la LFPDPPP SS03 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias en materia presupuestal y administrativa SS04 Cumplimiento de Acuerdos aprobados por el Pleno SS05 Estadística del estado que guardan los medios de impugnación ingresados al Instituto SE02 SEGUIMIENTO A LAS DENUNCIAS PRESENTADAS POR INCUMPLIMIENTO DE LAS RESOLUCIONES SE03 SEGUIMIENTO A LAS VISTAS ORDENADAS POR EL PLENO A LOS ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL SC02S ACCESO A LA INFORMACIÓN RECURSOS Recurso de Revisión (RRA)

Instrumentos de Control y Consulta Archivística Catálogo de disposición documental: El registro general y sistemático que establece los valores documentales, vigencia documental, los plazos de conservación y disposición documental; CODIGO DE CLASIFICACIÓN NIVELES DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL VALORES PRIMARIOS PLAZO DE CONSERVACIÓN TOTAL DE AÑOS SECCIÓN (SC), SERIE (SE), SUBSERIE (SS) ADMVO. FISCAL LEGAL ARCHIVO TRÁMITE ARCHIVO CONCENTRACIÓN SC01S PLENO   SE01 X 1 2 SS01 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias en materia de la LFTAIPG SS02 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias en materia de la LFPDPPP SS03 Actas de las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias en materia presupuestal y administrativa SS04 Cumplimiento de Acuerdos aprobados por el Pleno 3 4 SS05 Estadística del estado que guardan los medios de impugnación ingresados al Instituto 10 12 SE02 SEGUIMIENTO A LAS DENUNCIAS PRESENTADAS POR INCUMPLIMIENTO DE LAS RESOLUCIONES SE03 SEGUIMIENTO A LAS VISTAS ORDENADAS POR EL PLENO A LOS ÓRGANOS INTERNOS DE CONTROL SC02S ACCESO A LA INFORMACIÓN RECURSOS

SEGUNDA ETAPA O EDAD

Segunda etapa o edad (FASE SEMIACTIVA) Ciclo Vital de los Documentos Segunda etapa o edad (FASE SEMIACTIVA) Antes Después Concluye la respuesta o solución al trámite iniciado. Se guardan los documentos precautoriamente por alguna posible consulta o como antecedente de algún trámite. Unidad responsable donde se administran los documentos que fueron generados en el archivo de trámite. Expedientes ya cerrados Su consulta es esporádica Permanecerán ahí hasta su destino final. No es necesario que este en el mismo inmueble. Estos documentos integran el Archivo de Concentración. Un solo Archivo de Concentración por Institución.

Archivos de Trámite y Concentración Servicio de Consulta Archivos de Trámite y Concentración El servicio de consulta es la acción de prestar de manera controlada los expedientes que se encuentran en los archivos de trámite y concentración. Préstamo de Control de expedientes préstamo (Boleta, ficha o sistema)

TERCERA ETAPA O EDAD

Tercera etapa o edad (FASE INACTIVA) Ciclo Vital de los Documentos Documentos asumen una utilidad permanente. Son consultados por su valor cultural, testimonial e informativo, Unidad a la que se transfieren desde el archivo de concentración, los documentos para su conservación permanente. Es fuente de acceso público, Unidad responsable divulgar la memoria documental institucional, Fuente primaria Su utilidad es para la investigación, para la educación, etc. Estos documentos pueden ser consultados por el público en general, Integran el Archivo Histórico.

Ciclo Vital de los Documentos Resumen EDAD o ETAPA FASE VALOR USO USUARIO ARCHIVO PRIMERA ACTIVA PRIMARIO Administrativo Fiscal o contable Legal o jurídico Institucional (Frecuente) Institución (Áreas productoras) TRAMITE SEGUNDA SEMIACTIVA (Ocasional) CONCENTRACIÓN TERCERA INACTIVA SECUNDARIO Evidencial Testimonial Científico Social   Investigador Periodistas Público en general HISTÓRICO

Sistema Institucional de Archivos Es el conjunto de: Estructuras, Funciones, Registros, Procesos, Procedimientos y Criterios que formalizan las tareas documentales de cada Sujeto Obligado, a través del funcionamiento de sus componentes normativos y operativos En la ejecución de la Gestión documental (Ciclo vital) Todos los documentos de archivo en posesión de los Sujetos obligados formarán parte del Sistema Institucional de Archivos;

Sistema Institucional de Archivos Normativa - Área Coordinadora de Archivos - Comité de Transparencia Operativa - Correspondencia u Oficialía de Partes - Archivo de Trámite - Archivo de Concentración - Archivo Histórico Los responsables de los archivos deberán contar con conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes en materia archivística.

Sistema Institucional de Archivos Los titulares de los sujetos obligados nombrarán al responsable del: Unidad de correspondencia u oficialía de partes Área coordinadora de archivos Archivo de concentración Archivo histórico Los titulares de cada área del sujeto obligado, nombrarán al responsable del: Archivo de trámite

G R A C I A S Claudia Alin Escoto Velázquez Directora de Gestión Documental claudia.escoto@inai.org.mx Isaac Martínez Corripio Departamento de Estudios A fernando.martinez@inai.org.mx