Control interno sobre las transacciones de efectivo La mayoría de las funciones relacionadas con el manejo del efectivo son responsabilidad del departamento de finanzas, bajo la dirección del tesorero.

Estas funciones incluyen el manejo y depósito de las entradas de efectivo; la firma de cheque; la inversión de dinero ocioso; y el manejo de la custodia del efectivo, de los títulos-valores negociables y de otros activos negociables. Adicionalmente, el departamento de finanzas debe pronosticar los requerimientos de efectivo y hacer planes de financiación a corto y a largo plazo.

Idealmente, las funciones del departamento de finanzas y el departamento de contabilidad deben estar integradas en una forma que proporcione seguridad sobre:

Todo el efectivo que debía haber sido recibido efectivamente se recibió, se registro en forma en precisa y se depositó inmediatamente.

Se han hecho desembolsos de efectivo solamente para fines autorizados y estos han sido registrados apropiadamente.

Los saldos de efectivo se manejan a niveles adecuados, pero no excesivos, al pronosticar los ingresos y pagos de efectivo esperados relacionados con las operaciones normales. Por tanto, la necesidad de obtener préstamos a la oportunidad de invertir el exceso de efectivo se hace saber en forma oportuna.

Al desarrollar los procedimientos de control más eficientes es necesario un estudio detallado de las rutinas de operación del negocio individual pero, en todos tipos de negocios, hay algunos lineamientos generales para las prácticas adecuadas del manejo de efectivo. Estos se resumen de la siguiente manera:

No permita que ningún empleado maneje una transacción de principio a fin.

Separe el manejo del efectivo de su contabilización o registro.

Descentralice la entradas de efectivo en la medida que sea práctica.

Contabilice las entradas de efectivo en forma oportuna.

Estimule a los clientes a obtener recibos y a observar los totales de la caja registradora.

Deposite diariamente las entradas del efectivo.

Efectúe todos los desembolsos mediante cheque o mediante transferencia electrónica de fondos, con la excepción de pequeños gastos de caja menor

Haga que sea preparadas conciliaciones bancarias mensuales por empleados que no son responsables de la emisión de cheques o de la custodia del efectivo. La conciliación terminada debe ser revisada rápidamente por un funcionario apropiado.

Proyecte entradas y desembolsos de efectivo esperados e investigue las variaciones de las sumas proyectadas.

Control interno sobre las entradas de efectivo Ventas de efectivo El control sobre las ventas de efectivo es mayor cuando dos o mas empleados (generalmente un empleado de ventas y un cajero) participan en cada transacción con un cliente.

Con frecuencia los restaurantes y cafeterías utilizan un cajero centralmente ubicado, quien recibe el efectivo del cliente junto a un tiquete de ventas preparado por otro tipo de empleado. Los teatros generalmente tienen un cajero centralmente ubicado, quien recibe el efectivo del cliente junto con un tiquete prenumerados, los cuales son recolectados por un empleado en la puerta cuando el cliente ingresa.

Si los tiquetes o los comprobantes de ventas están enumerados seriamente y todos aparecen en el conteo o verificación, esta separación de responsabilidades en la transacción es un medio efectivo de evitar el fraude.

En muchos establecimientos de ventas al detal, la naturaleza del negocio es tal que un empleado debe efectuar ventas en el mostrados, entregar la mercancía, recibir el efectivo y registrar la transacción. En esta situación, la deshonestidad puede desestimularse haciendo uso apropiado de las cajas registradoras de efectivo o de los sistemas electrónicos en el punto de venta.

Las características de protección de las cajas registradoras incluyen: 1)Una pantalla visible al cliente de la cantidad de la venta 2)Un recibo impreso, del cual se recomienda al cliente que lo lleve con la mercancía 3) La acumulación bajo llave del total de las ventas del día.

Sistema electrónicos de punto de venta (Electronic Point os Sale System, POS) Las tiendas detallistas utilizan diversos tipos de cajas registradoras electrónicas, incluidos los terminales de computador en línea. Con algunos de estos mecanismos, un escáner electrónico lee el código universal del producto impreso en el producto. El vendedor solamente necesita escanear el código para que la registradora grabe la venta al precio del producto, el cual está almacenado en el computador

Por tanto el riesgo de que una persona registre las ventas a precios erróneos se reduce sustancialmente. Además de proporcionar un mayor control las ventas de efectivo, las registradoras electrónicas con frecuencia pueden ser programadas para realizar diversas funciones de control adicionales. Por la condición crediticia de los clientes a los cuales se carga la cuenta, actualizar las cuentas por cobrar y proporcionar listados especiales que acumulan información de ventas por línea de producto, vendedor, departamento y tipo de venta.

Cobros a clientes con crédito En muchas compañías manufactureras y de ventas al por mayor, las entradas al efectivo consisten principalmente en cheques recibidos por correo. Esta situación representa poca amenaza de desfalco, a menos que se permita que un empleado reciba y deposite estos cheques y registren también los créditos en las cuentas de los clientes.

A continuación se describe un control interno típico sobre el efectivo recibido por correo. El correo que ingresa qeneralmente es abierto en el la sala o área destinada para el correo, donde un empleado endosa los cheques con la frase “ en la cuenta de la compañía, y prepara un listado de control de las entradas de efectivo que ingresan. Este listado muestra la cantidad recibida de cada cliente e identifica al cliente por nombre o por número de cuenta.

Una copia del listado de control se envía al contralor. Otra copia del listado de control y las entradas de efectivo se envían a l cajero. Las notas de remisión y una copia del listado de control de envían al empleado responsable de las cuentas de los clientes. ¿Cuáles controles tienden evite que el empleado encargado del correo tome el dinero recibido de diversos clientes, destruya las notas de remisión y omita estas entradas del listado del control? Primero, los recibos de las entradas de efectivo consisten principalmente en cheques pagaderos a la compañía.

Segundo, si las cuentas de los clientes de quejarían a la compañía. Si estos clientes pueden producir cheques pagados que apoyan sus reclamos de pago y estos cheques no aparecen en los listados de control del encargado del correo, la responsabilidad de la sustracción se enfoca rápidamente en este empleado. El cajero utiliza el listado de control para registrar el efectivo recibido en el diario de entradas de efectivo. Luego el cajero deposita en el banco las entradas intactas al día. El control se ejerce sobre el cajero mediante una conciliación periódica de las copias que tiene el contralor de los listados de control provenientes del área de correo con el diario de entradas de efectivo y los detalles de los volantes de depósitos validados recibidos del banco.

El empleado responsable del mayor de cuentas de los clientes concilia las notas de remisión con las cuentas del listado de control y, una vez satisfecho de que todas las notas están contabilizadas, trasladas los créditos a las cuentas de los clientes. Un control interno exigente requiere que el empleado de cuentas por cobrar no tenga acceso a las entradas de efectivo y que las cuentas de los clientes sean conciliadas periódicamente con el mayor general. Cuando la naturaleza de las operaciones lo permite, debe asignarse responsabilidad a diferentes empleados en :

1) La preparación de las facturas de ventas 2) El manejo de las cuentas de los clientes 3) La conciliación de los mayores de los clientes con las cuentas de control

4) El listado inicial de las entradas de efectivo 5) La custodia y depósito de las entradas de efectivo 6) La actividad de cobros y de cuentas vencidas.

Control en caja fuerte o de seguridad sobre las entradas de efectivo Los negocios que reciben un volumen grande de efectivo por correo utilizan con frecuencia un sistema de caja fuerte para fortalecer el control interno y apresuran el depósito de entrada de efectivo.

Caja de seguridad Los negocios que reciben un volumen grande de efectivo por correo utilizan con frecuencia un sistema de caja fuerte para fortalecer el control interno y apresuran el depósito de entrada de efectivo.

El banco recoge el correo en el apartado del correo varias veces en el día, acredita a la cuenta corriente de la compañía por el efectivo recibido y envía las notas de remisión a la compañía. El control interno se fortalece por el hecho de que el banco no tiene acceso a los registros de contabilidad de la compañía.

Transferencia electrónica de fondos Las instituciones financieras han desarrollados sistemas de transferencia electrónica de fondos, que procesan transacciones relacionadas con fondos para los clientes como una alternativa al pago con cheques. Cada vez con mayor frecuencia, los sistemas de intercambio electrónico de información que permiten el intercambio de información por computador de una compañía a otra trasfieren fondos electrónicamente entre las cuentas bancarias de las compañías.

Estos sistemas tienen ventajas sobre los sistemas de chequeras, en el sentido en que reducen el flujo de papel y pueden reducir los costos de procedimientos y los retrasos. Sin embargo, éstos requieren un extenso conjunto de controles de red de computador relacionado con el acceso al sistema y el ingreso de datos, lo mismo que controles de copias de seguridad para situaciones en las cuales ocurra una caída del sistema.