GESTIÓN ADMINISTRATIVA

GA.1.1 GA.1 GA.1.2 GA.1.3 GA GA.1.4 GA.2 GESTIÓN DE COMPRAS SELECCIÓN DE PROVEEDORES GA.1.1 GA.1 COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS GA.1.2 GESTIÓN DE COMPRAS EVALUACIÓN DE PROVEEDORES GA.1.3 GA REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES GA.1.4 GESTIÓN ADMINISTRATIVA GA.2 CONTROL DE AGENCIAS

GA.3.1 GA.3.2 GA.3 GA.3.3 GA GA.3.4 GA.3.5 GA.4.1 GA.4 GA.4.2 GA.4.3 VINCULACIÓN DEL VEHÍCULO GA.3.1 DESVINCULACIÓN DEL VEHÍCULO GA.3.2 GA.3 VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DE VEHÍCULOS TRASPASO DEL VEHÍCULO SIN CAMBIO DE EMPRESA GA.3.3 CONTROL Y ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS DE VEHICULOS GA GA.3.4 GESTIÓN ADMINISTRATIVA TRAMITE DE RENOVACION DE TARJTAS DE OPERACION GA.3.5 ASISTENCIA TÉCNICA A AGENCIAS GA.4.1 GA.4 SOPORTE TÉCNICO DE SISTEMAS MANTENIMIENTO PREVENTIVO E INVENTARIO TECNOLÓGICO GA.4.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO GA.4.3

ADMINISTRACIÓN DE APLICATIVOS GA.5.1 ADMINISTRACIÓN DE CLAVES DE ACCESO A APLICATIVOS GA.5 GA.5.2 ADMINISTRACIÓN DE APLICATIVOS Y BASES DE DATOS ATENCIÓN A SOLICITUDES DE APLICATIVOS GA.5.3 GA ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS GA.5.4 GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRACIÓN Y MANTENIMIENTO DE PAGINA WEB GA.5.5 GA.6 ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE REDES Y COMUNICACIONES ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE RED (INTERNET) GA.6.1

RESPONSABLE ALCANCE OBJETIVO INDICADOR RECURSOS CRÍTICOS HERRAMIENTAS SUBGERENTE ADMINISTRATIVO ALCANCE Inicia con la adquisición y/o contratación de bienes y servicios su administración y control de los mismos para garantizar el adecuado desarrollo de las actividades administrativas y operativas de la empresa y la prestación del servicio; Vinculación, administración y desvinculación de vehículos para la prestación del servicio, OBJETIVO Suministrar de manera oportuna y adecuada bienes y servicios; gestionar y administrar la infraestructura física, vehículos, , proporcionando los recursos necesarios para el desarrollo institucional, asegurar la disponibilidad, actualización tecnológica, innovación y operación de los recursos y servicios tecnológicos. INDICADOR Ver Tablero de Indicadores REQUISITOS DOCUMENTOS Leyes, Reglamentos, Normas: Ver Matriz de Requisitos legales Normas Iso 9001: numerales 4.1; 6.3; 7.4; 7.6, Caracterización de subprocesos RECURSOS CRÍTICOS HERRAMIENTAS Recursos Humanos Recursos Tecnológicos Recursos Financieros Recursos de Infraestructura Parque automotor actualizado Base de datos de proveedores

PROVEEDOR ENTRADAS SUBPROCESOS SALIDAS CLIENTE Responsables de procesos y subprocesos Requerimientos de bienes y servicios Necesidades de proyectos y ejecución de actividades de gestión GESTIÓN DE COMPRAS: Proveer de bienes, muebles y/o equipos a la empresa, para ser utilizados en el desarrollo de las actividades y funciones propias de la misma, garantizar el control de las actividades contratadas con personas o entidades externas que inciden en mayor o menor grado en la prestación de los servicios que ofrece la empresa. Base de datos de proveedores Insumos y requerimientos comprados Subcontratistas seleccionados y contratados Todos los procesos Proc. Planeación estratégica y seguimiento de la gestión Apertura de licitación de agencias LICITACIÓN DE AGENCIAS: Asegurar el control del proceso de venta; contratados a través del agenciamiento comercial de las oficinas de promoción y venta • Agentes comerciales seleccionados y controladas Proceso prestación del servicio Proceso promoción y venta del servicio Proceso planeación del servicio Solicitud de vinculación de vehículo y/o afiliado VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DE VEHÍCULOS: Garantizar para la vinculación, desvinculación, traspasos y administración de todos los vehículos afiliados a Flota Sugamuxi S.A. Archivo parque automotor actualizado Novedades de parque automotor de la empresa

PROVEEDOR ENTRADAS SUBPROCESOS SALIDAS CLIENTE Responsables de procesos Responsable de la dirección Solicitud o requerimiento de los empleados administrativos o agentes comerciales Cronograma de mantenimiento SOPORTE TÉCNICO DE TICS: Asegurar que los bienes informáticos de Flota Sugamuxi S.A operen de manera óptima, en el apoyo de actividades administrativas y operativas, mediante la rehabilitación y soporte en el menor tiempo posible de los bienes en mal estado. Equipos actualizados Organismos Externos Todos los procesos de la empresa Entes externos de control Responsables de procesos y subprocesos Gestión de Talento Humano Solicitud de requerimiento de actualización Solicitud clave de acceso a aplicativos ADMINISTRACIÓN DE APLICATIVOS Y BASES DE DATOS: Asegurar que los aplicativos y bases de datos de Flota Sugamuxi S.A operen de manera óptima, en el apoyo de actividades administrativas y operativas, garantizando su operatividad. Software Actualizado Permisos de acceso definidos Todos los empleaos de la organización Solicitud de revision ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE REDES Y COMUNICACIONES: Realizar la administración, adecuación, instalación, aplicación, y actualización de las redes de información para agilizar los procesos administrativos y operativos, para garantizar que el tráfico de información y fluidez a los equipos de Flota Sugamuxi. Red en funcionamiento IP en servicio Todos los empleados en especial los conductores de la empresa

REVISADO POR: Ing. Fabio Hernando Villate CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 18/03/2015 2 Se levanta la información del proceso de acuerdo a los nuevos requisitos del sistema de gestión. REVISADO POR: Ing. Fabio Hernando Villate APROBADO POR: Ing. Marco A Parra CARGO: Subgerente Administrativo CARGO: Gerente General