Por NELSON ZAPATA URIBE Capitulo 6° Organización de un gran evento deportivo Por NELSON ZAPATA URIBE FEDECAS ENERO 20 DE 2017
OBJETIVO DEL CAPITULO • Decidir si es viable para la organización la celebración de un evento deportivo concreto. • Identificar las principales fases que componen la organización del mismo. • Identificar las principales tareas que hay que acometer para organizarlo. • Desarrollar un marco legal y de funcionamiento apropiados para el evento. • Formular y gestionar los recursos humanos necesarios para organizarlo. • Identificar las instalaciones necesarias para su desarrollo. • Programar, hacer el seguimiento y evaluar el uso de los recursos anteriores.
PLAN EN LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO Fase de diseño: crear el concepto, el diseño y la organización del evento desde la idea original hasta la presentación de candidatura para ser sede del acontecimiento 2. Fase de desarrollo: desarrollo y realización del evento 3. Fase de aplicación: gestión del evento durante las fases de entrenamientos y competiciones 4. Fase de disolución: finalización del evento tras la competición
20° CAMPEONATO MUNDIAL DE NATACION CON ALETAS CMAS- FEDECAS 25 DE JULIO AL 2 DE AGOSTO DE 2018 SEDE INICIAL: CALI Y CALIMA
OBJETIVOS PRINCIPALES A LOGRAR AL ORGANIZAR EL MUNDIAL 2018: MOTIVAR A LOS MEJORES DEPORTISTAS DE COLOMBIA PARA QUE SE PREPAREN PARA MEJORAR LOS RESULTADOS DEL 2016 SEGUIR ELEVANDO EL NIVEL DE LA NATACION CON ALETAS EN EL PAIS FOMENTAR EL DESARROLLO DE LA BASE DE LA NATACION CON ALETAS
MOTIVAR A LOS MEJORES DEPORTISTAS DE NATACION CON ALETAS POR RAZONES, GENERALMENTE ECONOMICAS, ALGUNOS DEPORTISTAS NO HAN PODIDO ASISTIR A CAMPEONATOS MUNDIALES Y ESTA ES UNA BUENA OPORTUNIDAD. HACER UNA EXCELENTE PREPARACION DE LA SELECCIÓN APROVECHANDO LA LOCALIA. A PARTIR DE 2017 SE HARA UNA PRESELECCION AMPLIA PARA MOTIVAR A UNA BASE AMPLIA DE DEPORTISTAS CON BASE EN LOS DELINEAMIENTO QUE SE HAGAN DESDE LA COMISION TECNICA NANCIONAL
SEGUIR ELEVANDO EL NIVEL DE LA NATACION CON ALETAS EN EL PAIS PARTICIPANDO EN 7 COPAS DEL MUNDO ENTRE EL 2017 2018 CREANDO UN RANKING NACIONAL CON LOS MEJORES TIEMPOS DESPUES DE CADA CAMPEONATO GENERAR RECURSOS PARA LA PARTICIPACION EN LAS COPAS DEL MUNDO DE TODOS LOS SELECCIONADOS REALIZAR CONCENTRACIONES EN BOGOTA CADA TRIMESTRE
FOMENTAR LA PROMOCION DE LA NATACION CON ALETAS 1 MEJORANDO Y AUMENTANDO LA INFRAESTRUCTURA DE LA CIUDAD SEDE. GENERANDO MAS Y MEJORES DESARROLLOS DE CLUBES Y LIGAS AL ORGANIZAR ESTE MUNDIAL SE CREA UNA MEJOR COHESION ENTRE LAS LIGAS Y LOS CLUBES AUMENTAR EL INTERES POR LA NATACION CON ALETAS CON UNA BUENA ORGANIZACIÓN POR PARTE DE FEDECAS TRABAJANDO CON EMPRESAS A NIVEL NACIONAL Y CON PRESENCIA EN OTROS PAISES DE LA REGION Y EL MUNDO.
FOMENTAR LA PROMOCION DE LA NATACION CON ALETAS 2 MEJORANDO LA COMUNICACIÓN INTERNA CON LIGAS Y LA EXTERNA CON LAS FEDERACIONES DE OTROS PAISES. DEBE PROPICIAR UNOS INGRESOS ECONOMICOS PARA LA FEDERACION Y LA LIGA SEDE IMPORTANTES QUE PERMITA POSICIONAR A LAS 2 ODO MOTIVANDO CON CHARLAS DIDACTICAS A TODOS LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN HABLADA Y ESCRITA PARA UNA MEJOR DIFUSION. ESTABLECIENDO RELACIONES CON OTROS GOBIERNOS PARA ASI TENER UN MEJOR RECONOCIMIENTO A NIVEL NACIONAL E INTERNACIONAL. LOS CLUBES Y LIGA DEBERAN ESTAR PREPARADOS PARA EL AUMENTO DE LOS PRACTICANTES CON IMPLEMENTACION Y BUENA CANTIDAD DE PROGRAMAS DE ENSEÑANZA Y ENTRENAMIENTO DE LA MODALIDA
RIESGOS QUE SE PUEDEN CORRER CON LA ORGANIZACIÓN DEL MUNDIAL 2018 QUE LA SEDE NO TENGA CREDIBILIDAD ANTE LOS ENTES INTERNACIONALES, NACIONALES Y LOCALES, EN LA PARTE TECNICA Y ECONOMICA. FALTA DE CAPACIDAD ORGANIZATIVA Y DE CONTROL DE LOS PROBLEMAS TECNICOS Y ECONOMICOS. DESAPROVECHAR EL MOMENTO POSTERIOR AL EVENTO PARA EL AUMENTO DE PARTICIPANTES EN LA MODALIDAD. DESAPROVECHAR EL AUMENTO DE NUEVOS PATROCINADORES Y FORMACION DE NUEVOS CLUBES.
ESTRUCTURAS LEGALES Y FUNCIONALES FASES: NOMBRAMIENTO DE UN COMITÉ PARA LA CANDIDATURA FORMAR UN COMITÉ ORGANIZADOR ASPECTOS A TENER PRESENTES EN LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: COORDINACION POLITICO Y LEGAL FUNCIONAL
QUIEN ORGANIZA EL MUNDIAL 2018? ASPECTOS LEGALES Y POLITICOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL MUNDIAL 2018 EL DUEÑO DEL MUNDIAL DEBERA SER LA FEDERACION, QUIEN A SU VEZ DEBERA SUSCRIBIR UN CONTRATO CON LA SEDE PARA PERFILAR LOS DERECHOS Y DEBERES DE AMBAS PARTES QUIEN ORGANIZA EL MUNDIAL 2018? INICIALMENTE EXISTE UNA SEDE ..CALI QUE FEDECAS GESTIONE LA ORGANIZACIÓN MOVILIZANDO SUS PROPIOS RECURSOS QUE LO ORGANICE LA SEDE PERO SIGUIENDO LAS REGULACIONES DE FEDECAS QUE ESTARAN DE ACUERDO CON LOS DELINEAMIENTOS DE DE LA C.M.A.S.
TIPO DE ENTIDADES LOCALES UTILIZAR LA ENTIDAD LEGAL DE FEDECAS Y LA DE LA LIGA DE LA CIUDAD SEDE DEL MUNDIAL. LA LIGA QUE ALBERGA EL EVENTO QUE TAMBIEN ES ORGANIZADORA Y PUEDE CONTROLAR EL PROYECTO TRAZADO POR FEDECAS- EN EL COMITÉ ORGANIZADOR DEBE INCLUIR PERSONAS DE LA FEDERACION Y DE LA LIGA SEDE
DIRECTOR GENERAL FEDECAS ORGANIGRAMA DIRECTOR GENERAL CMAS DIRECTOR GENERAL FEDECAS Coordinador General Coordinador de escenarios Logística y sistemas Administración Financiera Alojamiento y Alimentación Coordinador Medico Transporte Protocolo Juzgamiento Seguridad Voluntarios Comunicación y Medios
ORGANIZACIÓN DEL MUNDIAL 2018 DE NATACION CON ALETAS 2 de julio al 20 de diciembre de 2017 Fase de Planificación 10 de enero al 14 de julio de 2018 Fase de Elaboración 15 de julio al 2 de agosto de 2018 Fase de Ejecución del proyecto Desarrollo del Mundial 20 de julio al 2 de agosto 2018 Fase de Clausura y Evaluación del 2 al 9 de agosto de 2018
FUNCIONES Se deberá elaborar un manual de funciones para cada una de las 11 comisiones e igualmente su coordinador
Proponer, vender y hacer seguimiento de las propuestas de negocio ESTRATEGIA DE MERCADEO Reunir y analizar la información principal relacionada con el mercado, la competición y el entorno Segmentación del mercado Establecer objetivos Definir una posición Dar forma operativa a las estrategias elegidas Proponer, vender y hacer seguimiento de las propuestas de negocio
CENTRO PRINCIPAL DE OPERACIONES FASES DE OPERACIONES CENTRO PRINCIPAL DE OPERACIONES Recepción hoteles oficiales Recepción personal VIP Recepción aeropuerto Centro de Acreditación Recepcion sitio de competencia y entenamiento Otros sitios LUEGO SE HACE UN CRONOGRAMA DE CADA UNA DE LAS OPERACIONES SE COORDINA CON CADA UNA DE LAS COMISIONES
Identificar el recurso humano con el que se cuenta ORGANIZACIÓN Y PROGRAMACION DEL RECURSO HUMANO Establecer los requisitos para el recurso humano Puedes ser para la Organización y/o de los Voluntarios Identificar el recurso humano con el que se cuenta La contratación Capacitación Motivación Compartir información con el equipo de trabajo Comunicación interna Facilitar la información de lo planificado Animar a la gente a involucrarse Gestión del personal siguiendo la legislación vigente
INCORPORACION DEL VOLUNTARIADO 1 DEFINIR BIEN DESDE CUANDO Y HASTA CUANDO SE CONTRATAN 2 PROCEDIMIENTO PARA SU INCLUSION 3 DEFINIR QUE TIPO DE COMPROMISO ADQUIEREN 4 DEFINIR QUE TIPO DE CAPACITACION REQUIERE CADA GRUPO DE VOLUNTARIOS
BUENA GESTION DEL VOLUNTARIADO Factores para el éxito enfoque Proporcionar una gestión apropiada y de calidad. movilizar recursos huma nos. Formar al equipo directivo para crear un estilo propio de dirección. Proporcionar motivación por medio de la participación en un proyecto excepcional. Gestión basada en la implicación y en la calidad humana. Gestionar el módulo de voluntarios (informar, reci bir información, animarles y agradecerles y hacerles sentirse responsables) recordar a la gente el proyecto, los símbolos y los valores en su conjunto usar una buena comuni cación interna. Impulsar la cohesión. Concebir la comunicación en sentido ascendente, descen dente y transversal. Cartas Página Web Formulario estandarizado reuniones Establecer una norma tiva sobre el modo de vestir consistente y atractivo. reforzar el sentimiento de pertenen cia y recono cimiento. Prestar especial atención a la normativa sobre el modo de vestir, que transmite la imagen de la organización. Las normas referentes a la normativa sobre el modo de vestir deben ser fun cionales, reconocibles (se pueden seguir llevando tras el evento) y uniformes (el mismo para todos) Proporcio nar recono cimiento, motivación y comodidad. asegurar que los voluntarios se sienten reconocidos. Ocuparse del alojamiento, servicio de comidas y trans porte. Organizar celebraciones. servicios proporcionados por los socios Permitir que los volun tarios acudan a parte de los eventos Participación en la ceremonia de clausura
Contar con las experiencias anteriores. Factores para el éxito enfoque Contar con las experiencias anteriores. revelar los factores claves para su éxito. Elaborar un listado de prácti cas positivas. Detectar errores del pasado. relaciones entre entes organizadores Entrevistas asegurar que todas las sedes se organizan del mismo modo. Facilitar la comprensión de todas las personas impli cadas. Comenzar por un sistema organizativo claro y eficaz. usar el mismo nivel de cali dad y los mismos valores. Diseñar un cuadro organi zativo Guía de instrucciones Evaluar con exactitud las necesidades de recursos huma nos. Planificar por adelantado en las mejores condiciones. usar la experiencia pasada. Planificar durante la fase operativa. Distribuir verticalmente las funciones Descripciones de los pues tos utilizar la comunicación con un obje tivo claro y con control. Evitar requi sitos que no se puedan cumplir. usar perfiles de puesto. abrir la comunicación a los foros deportivos. Integrar una estrategia a largo plazo, por ejemplo, creando líderes deportivos futuros. revista de la ODO Páginas Web medios de comunicación Gobierno Empresas usar un pro ceso riguroso de selección. Evitar los tratos de favor. El proceso se debe basar en el perfil correcto para el puesto, la disponibilidad y la motivación. Documento de solicitud Entrevista de selección Proporcionar formación per sonalizada y obligatoria. Preparar a todas las per sonas para su misión. Explicar la visión global y la cultura del evento. Las nuevas incorporaciones son eficaces. se centra en la calidad del servicio y en el espíritu de equipo. módulo general módulo de misión módulo de la sede
Proporcionar una gestión apropiada y de calidad. Factores para el éxito enfoque Proporcionar una gestión apropiada y de calidad. movilizar recursos huma nos. Formar al equipo directivo para crear un estilo propio de dirección. Proporcionar motivación por medio de la participación en un proyecto excepcional. Gestión basada en la implicación y en la calidad humana. Gestionar el módulo de voluntarios (informar, reci bir información, animarles y agradecerles y hacerles sentirse responsables) recordar a la gente el proyecto, los símbolos y los valores en su conjunto usar una buena comuni cación interna. Impulsar la cohesión. Concebir la comunicación en sentido ascendente, descen dente y transversal. Cartas Página Web Formulario estandarizado reuniones Establecer una norma tiva sobre el modo de vestir consistente y atractivo. reforzar el sentimiento de pertenen cia y recono cimiento. Prestar especial atención a la normativa sobre el modo de vestir, que transmite la imagen de la organización. Las normas referentes a la normativa sobre el modo de vestir deben ser fun cionales, reconocibles (se pueden seguir llevando tras el evento) y uniformes (el mismo para todos) Proporcio nar recono cimiento, motivación y comodidad. asegurar que los voluntarios se sienten reconocidos. Ocuparse del alojamiento, servicio de comidas y trans porte. Organizar celebraciones. servicios proporcionados por los socios Permitir que los volun tarios acudan a parte de los eventos Participación en la ceremonia de clausura
OBJETIVOS DE LA EVALUACION: EVALUACION FINAL Se deberá programar una evaluación del mundial tan pronto se termina. Dar un agradecimiento escrito a los stakeholders Medir el grado de satisfacción de los participantes de forma escrita o de entrevista. OBJETIVOS DE LA EVALUACION: Capitalizar las experiencias para futros eventos. Cancelar todas las facturas para evitar dificultades legales. Gestionar todo lo económico en lo referente al recurso humano
GRACIAS POR SU ATENCION