MÓDULO HORAS EXTRA

Objetivos General Capacitar a los funcionarios encargados en el funcionamiento del módulo de Horas Extra, de acuerdo a la normativa vigente. Específicos Identificar las reglas de funcionamiento del módulo. Mostrar las pantallas del módulo Horas Extra

Horas Extra El tiempo extra es el tiempo que se labora más allá de la jornada ordinaria correspondiente, o de la jornada inferior que hubieren convenido las partes. El módulo de horas extra permite planificar y llevar el control de la ejecución de las horas extras a nivel institucional.

Artículo 39: TRÁMITE DE HORAS EXTRAS Directrices Institucionales Gaceta 14-2013 Artículo 39: TRÁMITE DE HORAS EXTRAS La Vicerrectoría de Desarrollo, a solicitud de las unidades correspondientes y de conformidad con la disponibilidad presupuestaria, autorizará el pago de horas extras en casos excepcionales. No se reconocerá el pago de horas extras a quienes realicen funciones de dirección o jefatura académica o administrativa, a aquellos funcionarios que trabajen sin fiscalización superior inmediata, que realicen labores que por su naturaleza no estén sometidos a horarios de trabajo determinados o que estén incluidos en el régimen de confianza, con excepción del puesto de chofer.

Consideraciones Importantes La jornada y la distribución del horario del funcionario son requeridos para la validación de la jornada extraordinaria, a excepción de los oficiales de seguridad. Todo tiempo laborado fuera del horario ordinario, se considera tiempo extraordinario. Hay un máximo de horas extras por mes permitido por la normativa que es de 60 horas extras. Esta cantidad de horas extra se acumula durante el mes. La normativa establece que se laboren 4 horas diarias extras como máximo y 20 horas semanales.

Consideraciones Importantes Un funcionario puede laborar hasta 12 horas de tiempo extraordinario en un día, siempre y cuando el funcionario se encuentre disfrutando de su día libre, feriados o asuetos. Este es el máximo permitido. No debe haber proyección de horas extras por más de 12. No se pueden repetir las mismas horas en el mismo día, sin embargo, en un mismo día se pueden tener varios registros, ya que, puede ser que un funcionario trabaje extras antes de su hora de entrada, (5 a 7 am) y después de su jornada (5 a 7 pm).

Consideraciones Importantes El exceso de 60 horas no se programa. Cuando el total de horas permitidas por mes 60 se excede (horas trabajadas), requiere la aprobación de la Rectoría. El puesto de chofer de la Rectoría y Rectoría Adjunta pueden tener un máximo de 86 horas extra mensuales.

El módulo de Horas Extra consulta lo siguiente: Acumulado mensual Declaración Jurada Asuetos Vacaciones Feriados Sanciones Recesos Institucionales Ausencias Permisos Funcionario Incapacidades Conceptos de pago no permitidos Nombramientos activos

Horas Extras El módulo de Horas Extra contempla dos opciones para el registro de las mismas: Lista de Solicitud de Horas Extra Proyectadas Lista de Solicitud de Horas Extra Trabajadas

Para ingresar al sistema SIGESA, se debe ingresar a la dirección: erp.una.ac.cr El ingreso al sistema se realiza con la clave unificada, la cual está compuesta por la identificación del funcionario y la contraseña que se haya establecido. En el caso de funcionarios extranjeros se debe ingresar con la identificación Banner (A00000000), que actualmente es la dirección primaria en SIGESA.

En el menú Principal selecciono Recursos Humanos y posteriormente se debe seleccionar Funcionarios y Movimientos y en las opciones Horas Extra, Mantenimiento y por último el listado que se requiere trabajar.

Horas Extra Proyectadas

Consideraciones : Las unidades ejecutoras deben solicitar a la Vicerrectoría de Desarrollo, aprobación para la realización de horas extras previo a ejecutarlas. Debe indicar el día y la hora desde y hasta en las cuales realizará el trabajo extraordinario y con una justificación que se incluye en el campo de “Notas”. La Vicerrectoría de Administración puede: avalar, devolver para modificar o rechaza la proyección. El funcionario responsable del control, debe vigilar que las horas extras se realicen en las mismas condiciones que fueron proyectadas.

Consideraciones : Si la cantidad de horas extras trabajadas es mayor a las proyectadas, se debe crear un nuevo registro por funcionario que el cual debe ir a la Vicerrectoría de Desarrollo para su aprobación. Si se trabajan menos horas de las proyectadas, éstas no se acumulan para otro período.

Vista del listado general de Horas Extra Proyectadas registradas en mi unidad:

Para crear un nuevo registro, seleccionamos mediante un clic el ícono en el cual se despliega el siguiente formulario.

Se completa el formulario con la información que solicita, y mediante un clic en el icono se guarda el registro de la incapacidad y se habilita el detalle para el registro creado.

Una vez que se guarda el registro y el estado cambia a “Borrador”, se debe digitar el detalle de la proyección cuando se habilita el ícono correspondiente, en la pestaña Proyección de Horas Extra.

Se despliega el siguiente formulario: Para digitar las horas el asistente debe seleccionar desde el icono correspondiente, no se deben digitar manualmente.

Para guardar y aplicar el detalle el funcionario debe dar click sobre el ícono , y posteriormente se muestra el siguiente mensaje:

Una vez en el registro del funcionario se debe dar guardar a la proyección del funcionario.

Una vez guardado el registro, se muestra el siguiente mensaje:

Posteriormente, se debe iniciar el flujo de aprobaciones de la proyección, mediante el ícono y se muestra lo siguiente:

Una vez iniciado el flujo de aprobaciones, el estado de la proyección cambia a “Enviado a la Vic. Adm”

La vicerrectoría mediante el ícono aprueba las horas extra proyectadas y las envía a aplicar en planilla, y nos indica cuando ya ha sido guardadas exitosamente y cambia el estado.

Cuando se corre el proceso de planilla, y se aplican la horas extra en planilla se modifica el estado de las horas extra.

Solicitud de Horas Extra Trabajadas

En el menú Principal selecciono Recursos Humanos y posteriormente se debe seleccionar Funcionarios y Movimientos y en las opciones Incapacidades

Cuando se selecciona el listado de Solicitud de Horas Extra Trabajadas, se visualiza el siguiente listado:

Se completa el formulario con la información que solicita, y mediante un clic en el icono se guarda el registro, se cambia el estado a BORRADOR y se habilita el detalle para el registro creado.

Para digitar el registro de horas se debe seleccionar mediante un clic el ícono correspondiente y se llena el formulario:

Para guardar el registro debe dar clic sobre el ícono y se muestra el siguiente mensaje:

Una vez incluidas se debe dar click en el ícono , con el que se inicia el flujo y se cambia el estado del registro:

Para continuar el flujo en la Vicerrectoría de igual forma deben darle click a al ícono y se envían a planilla.

Contáctenos sigesa@una.cr Puede descargar esta presentación en nuestro sitio web: www.sigesa.una.ac.cr Contáctenos sigesa@una.cr

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