VICE PRESIDENCIA DE SEGURIDAD CORPORATIVA REGISTRO Y CONTROL.

Presentación del tema: "VICE PRESIDENCIA DE SEGURIDAD CORPORATIVA REGISTRO Y CONTROL."— Transcripción de la presentación:

1 VICE PRESIDENCIA DE SEGURIDAD CORPORATIVA REGISTRO Y CONTROL

2 PUERTO VIRTUAL - MODULO SOLICITUDES PERMISO DE INGRESO AL PUERTO Contratistas/Proveedores

3 DE LUNES A VIERNES DÍAS NO FESTIVOS Serán evaluadas para su ingreso después de la 1:30PM Hasta las 11:30AM Serán evaluadas para su ingreso a partir de las 07:30AM del día siguiente. Hasta las 4:30PM Serán evaluadas el día siguiente, para su ingreso después de 1:30PM. Después de 4:30PM

4 DE LUNES A VIERNES DÍAS NO FESTIVOS Debo tener en cuenta que si mi solicitud es para el fin de semana o horas AM después del domingo o festivo, la debo enviar antes de las 04:30PM del día viernes o anterior al día festivo. Recuerda que tu solicitud debe ser de acuerdo al pago de tu Seguridad Social.

5 Para ingresar al Sistema, usted deberá primero acceder al Portal Web de Puerto BITCO en la dirección www.bitco.com.co. Una vez ahí, damos clic directamente en Puerto Virtual.

6 A los Proveedores y/o Contratistas se le habilitó un formulario externo. Dar clic en el botón de color azul [Solicitud de Ingreso al Puerto] que se encuentra debajo de Registro de Empresa a mano derecha

7 Una vez haya ingresado, inmediatamente saldrá una ventana con un una lista de condiciones las cuales deberá leer detenidamente y tener en cuenta para la elaboración de la solicitud de permiso. Dar Aceptar.

8 Al Aceptar las condiciones le aparecerá el formulario de la solicitud que consta de cinco (5) paneles para diligenciar en su totalidad, con: 1.La Información Básica 2.Las Personas a Autorizar 3.Los Vehículos Particulares y Operativos 4.Los Vistos Buenos 5.Los Documentos Requeridos Veamos la siguiente imagen.

9 5. Documentos Requeridos 4. Vistos Buenos Este es el formulario y los paneles consta de: 1. Información Básica 2. Personas a Autorizar 3. Vehículos Particulares y Operativos

10 En el primer panel de la solicitud de permiso de ingreso digitar la información que aparece en el formulario, tal como: 1.Fecha de solicitud de permiso 2.Fecha de ingreso (inicio y fin) 3.Datos básicos de la empresa solicitante 4.Tipo de permiso que solicitará 5.Motivo de permiso 6.Justificación 7.Área donde realizará la obra u operación o prestación de bienes/servicio. 8.Identificación, nombre, correo electrónico y teléfono del solicitante. Veamos la siguiente imagen.

11 Observa el panel

12 Digitada la información deberá ingresar la imagen que aparece debajo del formulario y darle guardar.

13 Al Guardar inmediatamente genera un número consecutivo de Solicitud de Ingreso

14 Generado el número de solicitud inmediatamente llegará un mensaje al correo electrónico registrado en mismo panel, con un link donde podrá acceder a la solicitud elaborada, seguir tratando el documento y hacer seguimiento de la misma. El mensaje llegará desde el correo electrónico: puertobitco@spsm.com.co Dar Click en la palabra Aquí

15 Panel de Personas Autorizadas Cuando sigue tratando la solicitud en el mismo pantallazo o ingresa por el link, se le activa el panel siguiente que es el del Personal a Autorizar, tendrá que digitar la información que es solicitada en el panel: 1.Identificación 2.Nombre 3.Profesión 4.Fecha de Nacimiento 5.Grupo Sanguíneo 6.Teléfono 7.Dirección 8.Cargo 9.Número de Camisa del uniforme 10.Fecha inicio y fin de la Seguridad Social 11.Adjuntar la fotografía de la persona.

16 Veamos la imagen

17 Si la persona se encuentra en la base de datos al digitarle el número de cédula inmediatamente aparecerá la información que se encuentra en el sistema. Se debe incluir la información faltante.

18 Para incluir más personas darle en el botón agregar. Si agregó a alguien que no va a estar en esa solicitud puede eliminar.

19 Paneles Vehículos Particulares y/o Operativos a Autorizar: En el panel correspondiente a los Vehículos Particulares y/o Operativos a Autorizar: Digite la información del vehículo particular y de clic en el botón [Agregar Vehículo] o [Agregar Vehículo Operativo]. Tal como número de placa, marca, modelo, color, vigencia del Soat vigencia de la tecnomecánica. En vehículos particulares el sistema solo le permitirá la opción de digitar dos vehículos por empresa. Entiéndase que los vehículos operativos son aquellos que no permanecen mucho tiempo dentro del puerto, solo ingresan para la operación/actividad específica.

20 Panel de Vistos Buenos: En este panel encontraremos la opción para escoger la persona que debe autorizar/dar el visto bueno a la solicitud en el sistema. Despliega y selecciona

21 Documentos Requeridos: El panel contiene el listado de documentos que deben ir anexos a las solicitudes y de acuerdo con el tipo de permiso, adjunte los necesarios para la actividad que va a realizar. Seleccione el archivo y guarde. Cuando un anexo excede el tamaño permitido podrá cargarlo en un archivo comprimido (.zip preferiblemente) Guardar

22 Envío de Solicitud de Ingreso de Personal Finalizada la solicitud de permiso de ingreso, haga clic en el botón [Enviar] para confirmar y enviar la solicitud a Registro y Control para su revisión.

23 Una vez se realiza el proceso de envío de la solicitud ésta pasa a un estado PENDIENTE, Registro y Control revisa la información (REVISADO), para luego Protección Física autorizarla (AUTORIZADO) El sistema le notifica mediante correo electrónico a la persona que elabora la solicitud el estado de la misma. La solicitudes que no cumplan con el proceso revisión Registro y Control serán rechazadas para realizar las correcciones a que haya lugar.

24 El Proveedor y/o Contratista, podrá consultar el estado de la solicitud ingresando por el link que le llegó al momento de generar la solicitud de permiso de ingreso. Dar Click en la palabra Aqui

25 Ingreso al Puerto Una vez sea autorizada la solicitud, para ingresar presente su documento de identificación, para que realicen la verificación en el sistema.

26 Suspensiones a Empresa y Sanciones a Empleados Las empresas que se encuentren suspendidas por cartera o cualquier otra razón y no puedan prestar sus servicios, les aparecerá un mensaje informándoles que no podrá realizar solicitudes de permiso de ingreso al puerto. Los empleados que hayan cometido infracción dentro de la Instalación Portuaria y por esta causa tenga sanciones reportadas en el sistema, la plataforma no les permitirá realizar ninguna solicitud.

27 Recuerde que para el ingreso al puerto su personal debe contar con: 1.Solicitud de permiso de ingreso Autorizada (puerto virtual), presentar su documento de identificación en la Entrada. 2.Tener el carnet Seguridad Integral. 3.Llevar los Elementos de Protección Personal necesarios para el desarrollo de las actividades dentro del puerto. Solicitud Permiso de Ingreso Virtual Autorizada

28 Estas Solicitudes de Permiso de Ingreso Virtual solo es para el ingreso de personal, para el ingreso/retiro de materiales deberá seguir utilizando el formato creado para tal fin, el RB-SEG-232

29 Hemos creado esta opción para facilitar y agilizar a nuestros Proveedores y/o Contratistas, sus tramites de solicitudes de permisos de ingreso de su personal, haciéndolo desde su lugar de trabajo y sin necesidad de movilizarse hasta nuestras oficina. Si tiene alguna inquietud o sugerencia háganosla saber a nuestros correos: jprieto@spsm.com.co jmorenoj@spsm.com.co O comunique a nuestro teléfono: 3716500 ext 2103-2136

30 Muchas gracias REGISTRO Y CONTROL Presentación elaborado por: Guadalupe Pombo Vargas 20 agosto 2015 Información tomada del manual del usuario elaborado por el equipo Pasión