PO de Dispensación en CEAS

Contenido Introducción Propósito y alcance Responsabilidades Descripción de procedimientos Instrumentos Ejercicios

Introducción GESTIÓN EFICIENTE Programación Adquisición Distribución Dispensación Recepción y verificación de la receta Análisis e interpretación Preparación y selección de los productos para entrega Registro de los movimientos de salida Entrega de los productos e información Sistema de información El ciclo de gestión del suministro, alcanza un objetivo importante cuando los medicamentos e insumos, llegan a los servicios donde se requieren (farmacias satélite, áreas de atención hospitalaria) y se recetan y dispensan de manera apropiada a los pacientes. La dispensación se fundamenta en 5 actividades principales: 1. Recepción y verificación de la receta. 2. Análisis e interpretación de la misma. 3. Preparación y selección de los productos para su entrega. 4. Registro de los movimientos de salida. 5. Entrega de los productos con información: en el momento de la entrega al paciente, la información incluye: * Forma de usar y la importancia de cumplir con el tratamiento * La dosis y periodo de tiempo para el uso del medicamento * La vía de administración * Duración del tratamiento * Las precauciones que se deben tomar y las recomendaciones dadas en la receta. * Cómo guardar y conservar el medicamento * Alguna otra instrucción especial del prescriptor

Introducción (2) “La dispensación correcta procura entregar los medicamentos e insumos prescritos en buen estado y con la información necesaria para el correcto uso y administración”.

Propósito y Alcance PROPÓSITO: Entregar los medicamentos e insumos prescritos en buen estado y con la información necesaria para el correcto uso y administración. ALCANCE: Aplicable al personal del Servicio Farmacéutico Hospitalario (SFH), personal de enfermería responsables del stock de medicamentos y áreas de internamiento (salas) del CEAS y servicios de atención de los programas de control de enfermedades o salud colectiva.

Farmacéutico responsable de farmacia central y farmacias satélites Responsabilidades Supervisar las actividades de dispensación de medicamentos, de acuerdo al sistema de dispensación establecido. Recibir y validar las órdenes médicas. Llevar el registro y control de la dispensación de los medicamentos controlados (narcóticos). Supervisar el correcto envasado y rotulación de productos. Farmacéutico responsable de farmacia central y farmacias satélites Apoyar el proceso de dispensación. Personal de farmacia Recibir, almacenar y dispensar los medicamentos e insumos sanitarios de acuerdo a los procedimientos, bajo la supervisión de farmacia. Responsable de stock de medicamentos en áreas de internamiento o salas y enfermería

Descripción de Procedimientos

Dispensación Dispensación desde la farmacia central a pacientes hospitalizados Dispensación desde la farmacia de emergencia Dispensación de medicamentos e insumos sanitarios (no incluye productos no fraccionables) desde las áreas de atención hospitalaria Dispensación de productos no fraccionables desde las áreas de atención hospitalaria A Servicios clínicos de programas de salud colectiva Dispensación desde las estaciones de enfermería en salas (Stock de emergencia) Implementación del stock de emergencia Utilización y reposición del stock de emergencia Las áreas de atención hospitalaria incluyen : Cirugía/quirófano, maternidad, etc.

Dispensación desde la farmacia central a pacientes hospitalizados 1 Orden médica / Formulario de insumos de enfermería / Formulario de receta controlada hospitalaria 2 En Enero de cada año, el Jefe del SFH pacta con cada servicio el horario para la entrega de las copias de las órdenes médicas y los formularios de insumos de enfermería. 3 Diariamente en el horario pactado, el personal de enfermería entrega copias las órdenes médicas y formularios de insumos de los pacientes hospitalizados a la farmacia central. 4 Recibida la copia de la orden médica/formulario de insumos en el servicio de farmacia, el farmacéutico de turno o personal a quien delegue, comprueba que está debidamente llenada. 5 El farmacéutico de turno registra en la ficha farmacoterapéutica del paciente, en el software, los medicamentos e insumos de la orden médica/formulario de insumos, desde el ingreso del paciente hasta el alta.

Dispensación desde la farmacia central a pacientes hospitalizados (2) 6 En los CEAS que no exista software el farmacéutico de turno, el farmacéutico de turno elabora la ficha farmacoterapéutica del paciente, en la misma registra los medicamentos de la orden médica, desde el ingreso del paciente hasta la de alta. 7 El farmacéutico de turno coloca su visto bueno en la copia de la orden médica/formulario de insumos y la entrega al personal de farmacia, para que prepare los medicamentos en las dosis individualizadas por paciente. En los CEAS que no exista software se adjunta la ficha farmacoterapéutica. 8 El personal de farmacia registra e imprime la constancia de despacho por paciente, prepara la medicación por cada paciente para dosis de 24 horas y la deposita en el cajetín identificado con el número de la sala y cama del paciente que la ocupa. 9 Si la orden contiene medicamentos controlados, el farmacéutico de turno selecciona y entrega el medicamento al personal de farmacia. 10 Si algún medicamento no está disponible en farmacia, el personal comunica esto al farmacéutico de turno, quien coordina con el médico para valorar una sustitución, de lo contrario se solicita una compra al área administrativa de acuerdo al procedimiento de compra.

Dispensación desde la farmacia central a pacientes hospitalizados (3) 11 Cuando se han preparado los medicamentos de todas las órdenes médicas recibidas, el farmacéutico de turno supervisa en el área de dispensación que los cajetines estén correctamente preparados. 12 Entre las 12:00 M y 2:00 PM de la tarde, el personal de farmacia entrega los cajetines a la unidad de enfermería correspondiente. 13 La enfermera del servicio revisa que los productos, la constancia de despacho y la orden médica coincidan. Si hay alguna observación comunica esto al personal de farmacia para que lo regularice. Si está conforme lo firma. 14 Luego de entregar los cajetines, el personal de farmacia recoge las dosis de medicamentos no administrados del día anterior, que serán devueltos al servicio de farmacia. 15 El personal de farmacia entrega el formulario de devolución al auxiliar administrativo para el ingreso en el software. En los CEAS que tienen fichas farmacoterapéuticas impresas, anota la devolución

Dispensación desde la farmacia central a pacientes hospitalizados (4) 16 Si durante el mes se dispensaron medicamentos controlados, el Farmacéutico jefe del SFH realiza el informe mensual de los medicamentos controlados y lo remite a la Dirección Nacional de Control de Drogas. 17 Al final del día el personal de farmacia archiva copias de los documentos de soporte que sustentan el movimiento de los productos. Si no tiene software se realiza una salida total por área en la TCE. 18 Una vez a la semana farmacia entrega a la administración del CEAS original de los documentos de dispensación para fines de costos de atención.

Dispensación desde la farmacia de emergencia La dispensación a pacientes en emergencia que no requerirán ingreso se realiza con receta ordinaria, la cual deberá especificar si es afiliado o no. Si el paciente es ingresado al área de observación u hospitalización se deberá utilizar la orden médica y el formulario de insumos de enfermería. 19 Recibida la copia de la receta ordinaria/orden médica/formulario de insumos de enfermería, el personal de farmacia comprueba que está debidamente llenada con todos los datos que figuran en el impreso y que estén legibles. Si existe alguna observación realiza la consulta al médico o la enfermera del servicio. 20 El personal de farmacia registra la receta/orden médica/formulario de insumos de enfermería en el software, imprime la constancia de despacho, prepara el pedido y dispensa. En los CEAS sin software farmacia dispensa los productos con el original de la receta ordinaria y con las copias de orden medica/formulario de insumos de enfermería. 21 Si la receta contiene medicamentos controlados, el farmacéutico de turno selecciona y entrega el medicamento al personal de farmacia. 22

Dispensación desde la farmacia de emergencia (2) Si algún medicamento no está disponible, el personal de farmacia comunica esto al farmacéutico de turno, quien coordina con el médico o enfermera para buscar una solución adecuada. Si se elabora una nueva orden médica, se repite el ciclo de preparación de dispensación. 23 El personal de farmacia entrega el pedido al solicitante. 24 La enfermera del servicio revisa que los productos, la constancia de despacho y la receta/orden médica/formulario de insumos coincidan. Si hay alguna observación comunica esto a personal de farmacia para que lo regularice. Si esta conforme lo firma. En CEAS sin software la enfermera firma recibiendo conforme la copia de la receta/orden medica/formulario de insumos 25 Si durante el mes se dispensaron medicamentos controlados, el Farmacéutico jefe del SFH realiza el informe mensual de los medicamentos controlados y lo remite a la Dirección Nacional de Control de Drogas. 26 Una vez a la semana, farmacia entrega a la administración del CEAS original de los documentos de dispensación para fines de costos de atención. 27

Dispensación de medicamentos e insumos sanitarios - sin incluir productos no fraccionables, desde las áreas de atención hospitalaria 28 El farmacéutico jefe del SFH junto con el responsable de cada servicio de atención hospitalaria y el responsable del stock pactado, definen los kits de atención de uso frecuente en su servicio. 29 El farmacéutico jefe del SFH prepara los respectivos formularios de dispensación de servicios de atención hospitalaria conteniendo los productos que forman parte de los kits y formularios en blanco (el anexo 3 muestra un modelo). 30 El farmacéutico jefe del SFH entrega los formularios al responsable del stock pactado para que se utilicen cada vez que se realiza un pedido. Si la prescripción incluye medicamentos controlados (narcóticos y sicotrópicos), se deberá completar el formulario de receta controlada. 31 Recibidos los medicamentos e insumos sanitarios desde el almacén, el responsable del stock pactado prepara los kits de atención de uso frecuente en su servicio, tales como: cirugía, parto por cesárea, parto normal, etc. Los coloca en un recipiente adecuado que permitan su fácil y rápida manipulación. 32 Para la dispensación de los productos se recibe la copia del formulario de dispensación de servicios de atención hospitalaria. El responsable del stock pactado comprueba que está debidamente llenada con todos los datos que figuran en el impreso y que los datos estén legibles. Si existe alguna observación realiza la consulta al médico o la enfermera del servicio.

Dispensación de medicamentos e insumos sanitarios - sin incluir productos no fraccionables, desde las áreas de atención hospitalaria 33 El responsable del stock prepara el pedido y lo entrega al solicitante, quien revisa y firma el formulario. El responsable del stock pactado carga en el software a la cuenta del paciente productos consumidos y archiva el formulario de dispensación de servicios de atención hospitalaria. En los CEAS que no exista software establecer un formulario para el registro de los costos de atención del paciente en las áreas. 34 Si parte de los productos entregados no fueron utilizados, la enfermera del servicio completa la columna de devolución del formulario de dispensación de servicios de atención hospitalaria y devuelve los productos al responsable del stock pactado. 35 El responsable del stock pactado verifica que los productos estén en buen estado, si esta conforme proceden a firmar, y los coloca en los estantes. No se realiza devolución de productos no utilizables. 36 Si el responsable del stock pactado no tiene software, al inicio del día entrega a farmacia todos los formularios de dispensación de servicios de atención hospitalaria y receta controlada.

Dispensación de medicamentos e insumos sanitarios - sin incluir productos no fraccionables, desde las áreas de atención hospitalaria 37 El personal de farmacia registra el consumo en la respectiva ficha farmacoterapéutica del paciente hospitalizado en el software e imprime dos ejemplares de la constancia de despacho. 38 Al final del día el personal de farmacia archiva copias de los documentos de soporte que sustentan el movimiento de los productos. 39 Una vez a la semana farmacia entrega a la administración del CEAS original de los documentos de dispensación para fines de costos de atención.

Dispensación de productos no fraccionables, desde las áreas de atención hospitalaria El responsable del stock del área realiza el despacho de los productos no fraccionables para el uso dentro de su área, de acuerdo a los procedimientos internos establecidos. Deberá mantener el registro de los productos utilizados en su área. 40 Recordemos que los productos no fraccionables, son los productos que utilizan los servicios de atención, cuyo consumo no puede ser identificado por cada paciente, incluyen por ejemplo: alcohol, algodón, gasa en yardas, reveladores de rayos X, reactivos químicos de laboratorio, guantes, baja lenguas, etc.

A Servicios clínicos de programas de salud colectiva Para pacientes con tratamientos del programa de control de enfermedades, el responsable del servicio clínico de los programas especiales solicita los medicamentos e insumos a la farmacia central, utilizando una receta o el “formulario de pedido de programas” 41 El responsable del servicio clínico de los programas especiales elabora la receta o el “formulario de pedido de programas” 42 El responsable de la farmacia central revisa, firma y entrega la receta o el “formulario de pedido de programas” al personal auxiliar de farmacia. 43 El personal auxiliar de farmacia selecciona los productos y digita el pedido en el software identificándolo como consumo final. 44 El responsable del servicio clínico de los programas especiales recibe un ejemplar de la orden de despacho y los productos, procediendo a realizar la recepción y procede a la dispensación a los pacientes. Terminada la dispensación el usuario deberá firmar el formulario de entrega diaria de medicamentos. 45

A Servicios clínicos de programas de salud colectiva (2) El responsable del servicio clínico de los programas especiales implementa y mantiene las condiciones de adecuadas de almacenamiento 46 Si los productos no fueron atendidos o su atención fue incompleta, el responsable del servicio clínico de los programas especiales, coordina con el SFH la entrega del pedido no atendido y archiva la orden de despacho y la solicitud. 47 El responsable del servicio clínico de los programas especiales entrega los medicamentos al paciente teniendo en cuenta las normas técnicas establecidas por los programas y suministrando toda la información requerida. 48 Una vez al mes el personal de farmacia supervisa y controla el mantenimiento y utilización de los productos utilizando la lista de verificación 49

Dispensación desde las estaciones de enfermería en salas (Stock de emergencia) - Implementación del stock de emergencia 50 El farmacéutico jefe del SFH junto con el responsable de farmacia central y el responsable de cada servicio de hospitalización definen el listado de productos con las cantidades que forman parte del stock de emergencia y el horario de solicitud de reposición diaria. 51 El responsable de cada servicio de hospitalización designa a un responsable del stock de emergencia. 52 En la primera entrega para la constitución del stock de emergencia, el responsable del stock de emergencia elabora su pedido de medicamentos e insumos en el formulario “Solicitud de medicamentos e insumos sanitarios”, colocan las cantidades pactadas y lo entrega a farmacia central. 53 El farmacéutico responsable de farmacia central revisa, firma y entrega la “Solicitud de medicamentos e insumos sanitarios” al personal auxiliar de farmacia. 54 El personal auxiliar de farmacia selecciona y entrega los medicamentos e insumos al responsable del stock de emergencia.

Dispensación desde las estaciones de enfermería en salas (Stock de emergencia) - Implementación del stock de emergencia (2) 55 El responsable del stock de emergencia recibe los productos, si esta conforme firma el formulario. 56 El responsable del stock de emergencia implementa y mantiene las condiciones adecuadas de almacenamiento. 57 El personal de farmacia archiva la “Solicitud de medicamentos e insumos sanitarios” sin registrar en el software o en la tarjeta de control de existencias. 58 Una vez al mes, el personal de farmacia supervisa y controla el mantenimiento y utilización de los productos, utilizando la lista de verificación. 59 El responsable del stock de emergencia deberá establecer medidas de control dentro de su servicio que permitan el correcto uso de los productos. Queda prohibido el uso de estos productos para dosis de rutina en el servicio o cualquier situación que no sea una emergencia médica. 60 Toda modificación a la cantidad inicial del stock de emergencia acordado (incremento, disminución, inclusión o exclusión de productos) será coordinada con el farmacéutico jefe del SFH.

Dispensación desde las estaciones de enfermería en salas (Stock de emergencia) - Utilización y reposición del stock de emergencia Dada la necesidad de utilizar los medicamentos e insumos sanitarios del stock, el responsable del stock de emergencia entrega los medicamentos al solicitante. 61 Resuelta la necesidad, el responsable del stock de emergencia verifica los medicamentos e insumos que fueron utilizados, los que no se utilizaron son devueltos al stock. Luego el médico procede a elaborar la respectiva orden médica. 62 Si se utilizan medicamentos controlados (narcóticos y sicotrópicos), se deberá completar el formulario de receta controlada. 63 Diariamente a primera hora de la mañana el personal de farmacia verifica los medicamentos e insumos del stock de emergencia que fueron utilizados. Recoge la orden médica y procede a realizar la reposición del stock. 64 El personal de farmacia registra el consumo en la ficha farmacoterapéutica del paciente hospitalizado en el software o impresa. 65

Instrumentos Ficha fármaco-terapéutica del paciente

Instrumentos (2) Formato de devolución por paciente

Instrumentos (3) Formularios de dispensación de servicios de atención hospitalaria

Instrumentos (4) Pedido de medicamentos de programas

Instrumentos (5) Instrucciones para recepción y ordenamiento

Instrumentos (6) Requisitos mínimos para almacenamiento

Instrumentos (7) Lista de verificación en stocks

Instrumentos (8) Formulario de solicitud

Ejercicios