Ejemplo de Incorporación de la gestión de procesos Equipo Carpe Diem Tatiana Palma Claudia Figueroa Gustavo Ramos Gerardo Yoppi Raúl Salinas Víctor Silva Juan Bravo 2013 Gestión de procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.

Ejercicio Incorporación de la GP Desarrollar un plan de implementación de la gestión de procesos para una organización real del equipo (suponer que se trata de una acción de consultoría): Describir la organización y la situación de la GP en su interior. Aplicar la encuesta de nivel de madurez. Elaborar una carta Gantt (no menos de 60 actividades) indicando responsable y elemento del modelo integral del cambio. Es necesario revisar las 14 prácticas de la GP para extraer actividades. Se aclara que no se trata de las acciones de la consultoría, tales como la formación del equipo de trabajo o entrevistar a los gerentes para obtener información, sino de aquellas indicadas en el informe de consultoría según el ejemplo al comienzo de la práctica 2 del libro GP y con el apoyo de la plantilla Excel correspondiente descargable desde la plataforma de la universidad o desde www.evolucion.cl. Plan para 3 años. Estimar los beneficios y costos de incorporar la Gestión de procesos para obtener un beneficio neto. Ver especialmente práctica 1 del libro GP y el libro Productividad basada en la gestión de Procesos. Incluir plan de gestión del cambio. Eventualmente, el ejercicio puede ser desarrollado sólo para un área de una organización grande.

Descripción de la organización Linhogar comercializa productos de línea blanca y electrónica. Es una cadena de 42 tiendas ubicadas en ciudades de Chile y con oficinas de compras en el extranjero. Es un formato de local más pequeño que las grandes tiendas. Cada uno cuenta con una bodega donde entrega los productos vendidos. La integran alrededor de 300 personas. La empresa tiene 60 años, siempre ha crecido aunque en los últimos años la utilidad ha bajado y han aumentado los reclamos de clientes.

Situación de la gestión de procesos Prácticamente no existe gestión de procesos, lo único que hay son algunos procedimientos, la mayoría desactualizados. Las personas hacen su trabajo principalmente como lo han aprendido de sus predecesores y cómo les dicta su experiencia. Nota: se adjunta encuesta de nivel de madurez en la gestión de procesos con resultado cercano a nada.

Agregar más actividades Carta Gantt con actividades para incorporar la GP Agregar más actividades Ver adjunto en Excel con detalle

Justificación desde el profesionalismo Se considera como acto de profesionalismo en la organización que los procesos cuenten al menos con un procedimiento: Conocido por todos los participantes, quienes quieren usarlo y han sido capacitados para ello hasta certificar su competencia. Simple y que emplee modelos visuales. Actualizado. Generado en forma participativa. Sin absurdos.

Detallar otros beneficios y justificar Beneficio neto de incorporar la GP Beneficios Reducir errores a la mitad gracias a la formalización de procesos. Actualmente el costo en reprocesos y pérdidas de clientes se estima en US$ 3 millones al año. Optimizar 2 procesos en el año, cada uno con un VAN promedio de US$ 2 millones según ejemplo de optimizar la entrega de productos en tienda. Realizar 50 mejoras en el año, con un beneficio promedio de US$ 10.000 cada una, son US$ 500.000. Total anual: US$ 7,5 millones al año. Son US$ 22,5 millones en tres años. Nota: datos extraídos de las encuestas de servicio, de la experiencia de otras organizaciones (se detallan en documento adjunto) y de estimaciones con la gerencia. Detallar otros beneficios y justificar

Detallar otros costos y justificar Beneficio neto de incorporar la GP Detallar otros costos y justificar Costo Consultoría anual: US$ 30.000 Dos profesionales de procesos, son US$ 120.000 al año. Total en tres años: US$ 450.000 Beneficio neto US$ 22,5 millones - US$ 450.000 = US$ 22,05 millones. Presentar como VAN

Plan de gestión del cambio Detallar Estrategia Declarar en el plan estratégico… Personas Inducción a todos en la organización… Declarar que la gestión de procesos es parte del trabajo… Procesos Forma en que será incorporada y el plan… Estructura Explicitar funciones del área y rol facilitador… Tecnología Forma de almacenar los procedimientos, apoyo a la capacitación, visualización del mapa de procesos y de los flujogramas de información, entre otros aportes…

Conclusiones Otras conclusiones Es factible la incorporación de la gestión de procesos en la organización…

2013 Gestión de procesos, www.evolucion.cl, Juan Bravo C.