Sistemas de Información TEMA 2 Los SI en la Empresa

Objetivos ¿Cuáles son los principales tipos de sistemas en las empresas? ¿Qué papel juegan? ¿Cómo los SI dan soporte a las principales funciones de los negocios? ¿Cuales son los beneficios y retos de utilizar sistemas corporativos de gestión? ¿Qué beneficios se obtienen utilizando SCM y collaborative commerce? ¿Qué beneficios se obtienen del uso de sistemas CRM y KM?

Retos Gerenciales Integración: sistemas diferentes sirven a diferentes funciones. Conectar niveles organizativos es difícil y costoso Incrementar el alcance de la visión de los directivos: Las grandes inversiones en sistemas con tiempos de desarrollo (implementación) elevados deben seguir objetivos comunes

Principales tipos de SI Tipo de sistema de Información Grupos a los que sirve ESS Executive Support Systems Nivel estratégico Alta Dirección DSS MIS Decision Support Systems Management Information S. Directivos intermedios Nivel de gestión KWS OfficeS Knowledge Work Systems Office Systems Trabajadores de datos y conocimiento Nivel conocimiento TPS Transaction Processing Systems Directivos Operativos Nivel operativo Producción y Logística Finanzas Recursos Humanos Admin. Ventas y Marketing

Transaction Processing Systems (TPS): Sistemas básicos del negocio que sirven a los niveles operativos Sistema computerizado que realiza y recolecta información de la rutina diaria de transacciones necesarias para llevar adelante el negocio

Ejemplo TPS: sistema de nóminas Datos del empleado (varios departamentos) A contabilidad (Sueldos y Salarios) Informes de gestión Maestro de Nóminas Sistema de Nóminas Documentos Seguridad Social, etc. Transferencias bancarias On-line queries

Ejemplos de sistemas TPS Marketing y Ventas Producción y Logística Contabilidad y finanzas Recursos Humanos Otros (Ej. Ayuntamiento) Gestión de ventas Programación de producción Contabilidad Nóminas Registro Gestión de representantes Compras Facturación CV Gestión del territorio Control de promociones Distribución (rutas) Costes Entrenamiento / formación Censo Fijación de precios Control de calidad Control de caja Vacaciones Control presupuestario Nuevos productos Recepción de pedidos Inversiones Pago de dietas Cobro de multas

Principales tipos de SI Tipo de sistema de Información Grupos a los que sirve ESS Executive Support Systems Nivel estratégico Alta Dirección DSS MIS Decision Support Systems Management Information S. Directivos intermedios Nivel de gestión KWS OfficeS Knowledge Work Systems Office Systems Trabajadores de datos y conocimiento Nivel conocimiento TPS Transaction Processing Systems Directivos Operativos Nivel operativo Producción y Logística Finanzas Recursos Humanos Admin. Ventas y Marketing

Knowledge Management Systems (KMS): Plasmar los conocimientos de la organización en un soporte digital Manuales de procedimientos Formación (incl. e-learning, cápsulas, etc.) Transmisión del conocimiento Desarrollos colaborativos Comunicación total (horizontal, vertical, diagonal)

Principales tipos de SI Tipo de sistema de Información Grupos a los que sirve ESS Executive Support Systems Nivel estratégico Alta Dirección DSS MIS Decision Support Systems Management Information S. Directivos intermedios Nivel de gestión KWS OfficeS Knowledge Work Systems Office Systems Trabajadores de datos y conocimiento Nivel conocimiento TPS Transaction Processing Systems Directivos Operativos Nivel operativo Producción y Logística Finanzas Recursos Humanos Admin. Ventas y Marketing

KWS y Office Systems Ejemplo de un workflow

Management Information System (MIS): Utilizados a nivel de directivos medios Inputs: Grandes volúmenes de datos Outputs: informes con datos procesados (procesos simples)

Management Information System (MIS) TPS MIS Ficheros MIS Sistema gestión pedidos Datos ventas Pedidos Datos costes unitarios Sistema MRP Producción Informes MIS Datos cambios de productos Sistema de Contabilidad General Contabilidad Datos gastos Directivos

Management Information System (MIS) Decisiones estructuradas o semiestructuradas Orientados a informes de control Datos presentes y pasados Orientación interna

Decision Support System (DSS): Utilizan poco volumen de datos Generalmente se requiere interacción Analizar decisiones Utilizado por profesionales y staff

Ejemplo de DSS: PC Base de Datos de modelos analíticos Archivo de datos del Barco (velocidad, capacidad, etc.) Base de Datos de modelos analíticos Archivo de restricciones de distancia entre puertos Archivo de consumo de combustible PC Archivo de históricos de costes de flete Gráficos e informes Archivo de costes de amarre

Principales tipos de SI Tipo de sistema de Información Grupos a los que sirve ESS Executive Support Systems Nivel estratégico Alta Dirección DSS MIS Decision Support Systems Management Information S. Directivos intermedios Nivel de gestión KWS OfficeS Knowledge Work Systems Office Systems Trabajadores de datos y conocimiento Nivel conocimiento TPS Transaction Processing Systems Directivos Operativos Nivel operativo Producción y Logística Finanzas Recursos Humanos Admin. Ventas y Marketing

Executive Support System (ESS): Inputs: datos agregados Outputs: Proyecciones Se utilizan a nivel estratégico por la alta dirección Diseñado para uso individual Enlaza al CEO con todos los niveles Mantenimiento muy caro Grandes necesidades de personal de soporte

Executive Support System (ESS): Datos Internos: TPS MIS Office S. Financieros, etc. Estación de trabajo ESS Datos Externos: Indicadores Macroeconomía Internet Patentes Publicaciones etc. Menús Gráficos Comunicaciones Proceso local

Interrelaciones entre los sistemas Executive Support Systems (ESS) Management Information Systems (MIS) Decision Support Systems (DSS) Knowledge Systems (KWS & OS) Transaction Processing Systems (TPS)

Sistemas genéricos Ventas y Marketing Producción y Operaciones Administración y Finanzas Recursos Humanos

Sistemas de Ventas y Marketing Funciones más relevantes: Gestión de ventas, investigación de mercados, promociones, precios, nuevos productos Principales aplicaciones: Sistema de gestión de pedidos, sistema de estudios de mercado, sistema de precios

Sistemas de Ventas y Marketing Descripción Nivel Tendencias de ventas Nivel estratégico Planificación a 5 años de las ventas Análisis de precios Fijación de precios Nivel de gestión Análisis de mercados Identificación de necesidades de clientes y de oportunidades de mercado Nivel conocimiento Sistema de pedidos Introducción, procesado y seguimiento de pedidos de los clientes Nivel operativo

Sistemas de Producción y Operaciones Funciones más relevantes: Planificación a corto (scheduling), compras, envíos, recepción, ingeniería, operaciones Principales aplicaciones: Sistemas MRP, sistemas de control de órdenes de compra, sistemas de ingeniería (CAD/CAM), sistemas de control de calidad

Sistemas de Producción y Operaciones Descripción Nivel Localización de instalaciones Nivel estratégico Decidir donde ubicar nuevas instalaciones Planificación de producción Decidir que y cuando se produce (programación de la producción) Nivel de gestión CAD Diseño de nuevos productos Nivel conocimiento Control numérico Control de las acciones de las maquinas Nivel operativo

Sistemas de Administración y Finanzas Funciones más relevantes: Presupuestos, contabilidad, facturación, contabilidad de costes Principales aplicaciones: Contabilidad, facturación, control de pagos y cobros (tesorería), presupuestos

Sistemas de Administración y Finanzas Descripción Nivel Proyección de Beneficios Nivel estratégico Planificación de los beneficios a 5 años Presupuestos Preparación de los presupuestos a corto (trimestrales, semestrales o anuales) Nivel de gestión Análisis de cartera Diseño y seguimiento de la cartera (portfolio) de inversiones de la empresa Nivel conocimiento Control de caja Seguimiento de los movimientos de dinero diarios en la empresa Nivel operativo

Sistemas de recursos humanos Funciones más relevantes: Fichas de personal, prestaciones, formación, diseño de puestos de trabajo Principales aplicaciones: Nóminas, control de personal, sistemas de formación, sistemas de promoción interna

Sistemas de recursos humanos Descripción Nivel Planificación de RRHH Nivel estratégico Planificación a 5 años de las necesidades de fuerza de trabajo Análisis de Nominas Control de sueldos, salarios, dietas y otras retribuciones del personal Nivel de gestión Desarrollo de la carrera laboral Diseñar el progreso previsto de los empleados dentro de la organización Nivel conocimiento Sistema de formación Seguimiento y desarrollo de actividades formativas del personal Nivel operativo

Sistemas corporativos de gestión Enterprise Resource Planning Supply Chain Management Customer Relationship Management Knowledge Management

Visión Tradicional En la empresa existen diferentes departamentos y cada uno de ellos dispone de sus sistemas de información Fuera de los límites de la organización existen los consumidores y los proveedores Los departamentos tienden a trabajar de forma aislada

Visión Tradicional

ERP

ERP Beneficios Organización: una sola, no un agregado de departamentos Gestión: procesos de gestión que abarcan toda la empresa y se basan en el conocimiento Tecnología: plataformas unificadas Negocio: operaciones más eficientes y procesos orientados a los consumidores

ERP Retos Dificultades de implementación: Requiere cambios fundamentales en la forma de trabajar Tecnología: Requiere software complejo y grandes inversiones en tiempo, dinero, y práctica Coordinación y toma de decisiones centralizada: No tiene porque ser la mejor manera de trabajar

Sistemas corporativos de gestión Enterprise Resource Planning Supply Chain Management Customer Relationship Management Knowledge Management

Supply Chain Management (SCM) Consumidores Detallista Productos y materiales Información Mayorista Fabricante Proveedor nivel 1 Proveedor nivel 1 Proveedor nivel 2 Proveedor nivel 2 Proveedor nivel 2

Supply Chain Management (SCM) Integra proveedores, fabricante, distribuidor, y detallista Red de organizaciones y procesos Fuerte enlace y coordinación de actividades relacionadas con comprar, hacer y mover productos Decide cuando y que: producir, almacenar y mover Transmisión de órdenes muy rápidaSeguimiento constante del estado de las órdenes Comprobación inmediata de disponibilidad, control on-line de los niveles de stock Seguimiento de los envíos Plan de producción basado en la demanda actual Comunicación muy rápida de cambios en el diseño de producto Proporciona acceso rápido a las especificaciones del producto Incluye logística inversa, los elementos devueltos fluyen en dirección inversa desde el comprador o lugar de detección hasta el vendedor Reduce tiempo, esfuerzos redundantes y costes de almacenaje Ayuda en la adquisición de materiales y en la transformación de materias primas en productos semieleaborados y acabados Ayuda en la distribución de productos acabados a los consumidores

SCM & IS Seguimiento constante del estado de las órdenes Comprobación inmediata de disponibilidad, control on-line de los niveles de stock Seguimiento de los envíos Plan de producción basado en la demanda actual Comunicación muy rápida de cambios en el diseño de producto Proporciona acceso rápido a las especificaciones del producto Comparte información sobre defectos devoluciones, etc.

Supply Chain Management (SCM) Bullwhip Effect: La información se distorsiona cada vez que pasa de una entidad a otra. Las Ineficiencias pueden llegar a suponer un 25% de los costes de operación

SCM & IS Precursor: EDI (pedidos digitales integrados) EDI Hoy: XML vía Internet e-SCM: Diseminar información relevante del mercado a lo largo de toda la cadena Mejora la coordinación. Información sobre innovación, mejora de relaciones con clientes y actividades de servicios.

Collaborative Commerce Utiliza tecnología digital para permitir que varias empresas trabajar conjuntamente en diseño, desarrollo, construcción, movimiento y gestión de productos Incrementa la eficiencia en la reducción de costes en los ciclos de diseño, minimiza los excesos de stocks, mejora la previsión de la demanda y mantiene los socios y consumidores informados

Collaborative Commerce

Industrial Networks Private Industrial Networks Redes basadas en web (web services) Enlazan sistemas de varias empresas de un determinado sector Coordinan procesos transorganizacionales

Sistemas corporativos de gestión Enterprise Resource Planning Supply Chain Management Customer Relationship Management Knowledge Management

Customer Relationship Management (CRM) Gestiona todas las vías utilizadas por la empresa para relacionarse con los clientes tanto los existentes como los potenciales Proporciona mucha atención al cliente final Proporciona una visión unificada de los consumidores para toda la empresa Consolida los datos de los consumidores desde múltiples fuentes y proporciona herramientas analíticas para responder preguntas

Customer Relationship Management (CRM)

Sistemas corporativos de gestión Enterprise Resource Planning Supply Chain Management Customer Relationship Management Knowledge Management

Knowledge Management Systems Creación del conocimiento Descubrimiento y codificación del conocimiento Compartir conocimientos Distribuir conocimientos

Business Intelligence

¿Hemos conseguido los objetivos? ¿Cuáles son los principales tipos de sistemas en las empresas? ¿Qué papel juegan? ¿Cómo los SI dan soporte a las principales funciones de los negocios? ¿Cuales son los beneficios y retos de utilizar sistemas corporativos de gestión? ¿Qué beneficios se obtienen utilizando SCM y collaborative commerce? ¿Qué beneficios se obtienen del uso de sistemas CRM y KM?