COMUNICACIÓN EFECTIVA: Herramienta Básica para el Trabajo en Equipo

La Comunicación NO es: Una variable que pueda ser dejada al azar: Debe ser controlada de modo que sea funcional a las necesidades del equipo. Una función puramente informativa: Su función es clave dado que cruza la organización completa y sus efectos son percibidos por todos sus miembros.

La Comunicación ES: Una herramienta estratégica fundamental para el equipo. Un elemento básico para la toma de decisiones. La vía para transmitir información desde y hacia los distintos niveles jerárquicos. La principal herramienta de coordinación e integración para el logro de los objetivos del equipo.

¿Cuáles son los riesgos de dejar la variable comunicacional al azar? Los problemas de Comunicación al interior del equipo ¿Cuáles son los riesgos de dejar la variable comunicacional al azar? Inadecuado uso de canales formales: El discurso organizacional y/o las decisiones no son difundidas a través de los canales creados para ello. Uso excesivo de vías informales: Se valida el rumor como un canal de información con alta credibilidad. Escasa verificación de entendimiento:Al comunicarnos, habitualmente se da por supuesto que el interlocutor ha escuchado y comprendido el mensaje, lo cual no siempre es así. Escasas instancias de retroalimentación entre los miembros del equipo: Existen pocas oportunidades para informarnos acerca de la opinión de los demás acerca de nuestro trabajo.

Comunicación Efectiva y el logro de los Objetivos del Equipo El contacto personal permite a los miembros del equipo intercambiar expectativas, sentimientos, opiniones y sugerencias. La calidad de la comunicación influye significativamente sobre los resultados obtenidos en el trabajo.

_ ___ __________ Incentiva la participación de TODOS en el mejoramiento de las condiciones y procedimientos de trabajo. Genera espacios de encuentro en torno a un objetivo común. Permite intercambiar información valiosa para el logro de los objetivos del área. Entrega retroalimentación sobre el estado de cumplimiento de los objetivos propuestos. Recoge las principales sugerencias e inquietudes de los miembros del equipo.

Elementos Básicos de una comunicación efectiva El desarrollo de las habilidades comunicacionales es la herramienta más adecuada, tanto para mejorar la relación entre los miembros del equipo, como para alcanzar un buen nivel de desempeño y satisfacción entre los mismos. Expresarse en forma directa y constructiva es la premisa fundamental para desarrollar una relación que favorezca el trabajo en equipo.

Un mensaje efectivo es: Directo (va directo al punto) Claro (concreto y acotado) Se adecúa a la audiencia (considera características del interlocutor) Congruente (con los hechos)

Una comunicación directa implica que el mensaje debe reflejar claramente la intención del que habla y ser efectivamente escuchado y comprendido por el interlocutor.

Tipos de Comunicación COMUNICACIÓN VERBAL: Lo que se dice a través de la palabra hablada es decir, la expresión de contenidos. COMUNICACIÓN NO VERBAL: Todo lo que se comunica más allá de las palabras.

Comunicación Verbal Es personalizada: El que habla lo hace en primera persona. Es afirmativa: El que habla se hace responsable de lo que dice. Escucha activamente: Demuestra interés por lo que se le está diciendo. Entrega retroalimentación: Retroalimenta en forma oportuna, en el tiempo y en el lugar adecuado.

Componentes de la Comunicación No Verbal Tono de voz Contacto visual Fluidez del discurso Expresión Facial Distancia interpersonal Expresión corporal

Requisitos para la Comunicación Efectiva Tanto la comunicación verbal como no verbal deben reflejar la intención del que habla. El mensaje debe ser efectivamente escuchado y comprendido por el interlocutor Debe asegurarse que el mensaje fue comprendido

Cuando en un mensaje existe incongruencia o conflicto entre la expresión verbal y no verbal, la primera tiene mayor impacto.

Escuchar sin Escuchar No todas las formas de escuchar son efectivas. Los que no saben escuchar se reconocen por: Tienen la mirada perdida Ocupan la mayor parte del tiempo en hablar Interrumpen las conversaciones No establecen contacto visual Parecen más interesados en lo que ocurre alrededor que en lo que usted está hablando

Escuchar sin Escuchar ESCUCHAR MARGINAL Parecen estar escuchando, pero sólo oyen sonidos y palabras, no el mensaje total Pueden asentir con la cabeza A veces pueden incluso repetir la última frase, pero hay algo en su conducta que indica que no prestan real atención

Escuchar sin Escuchar ESCUCHAR EVALUANDO Sólo están interesados en el contenido del mensaje y no en el sentimiento que lo respalda. Se forman opiniones antes de que se complete el mensaje Están listos para contestar incluso antes de que usted termine Tienden a acelerar la conversación

Sugerencias para Establecer Conversaciones Eficientes PARAFRASEAR Repetir o explicar al que está hablando lo que usted ha comprendido “Si entiendo bien, lo que estás diciendo es...” “O sea, un ejemplo de eso sería...” REFLEJAR Usted va más allá de lo que se ha dicho para demostrar que entiende lo que le pasa al que habla. “Yo me habría enojado si me dice algo así” “Me parece que hiciste todo lo que podías”

Sugerencias para Establecer Conversaciones Eficientes PREGUNTAR Si no está completamente seguro de comprender bien el mensaje, pida más información. “¿Puedes darme un ejemplo?” “No estoy seguro de entender” RESPUESTA NO VERBAL Las respuestas no verbales pueden comunicar más significado que la palabra hablada. Para comunicar comprensión e interés: Mantenga contacto visual Inclínese hacia el que habla Asienta con la cabeza

Retroalimentación La retroalimentación es una importante herramienta de intercambio de información y de establecimiento de relaciones de confianza entre los miembros del equipo.

La Retroalimentación sirve para Expresar lo que uno siente cuando el otro actúa de una manera determinada Expresar lo que uno piensa de la conducta del otro Entregar y recibir información acerca del trabajo de otros, con el objetivo de poder perfeccionarlo Descubrir cómo afecta mi conducta al otro Saber cómo nos ven los demás Recibir elementos para modificar comportamientos Conocer las consecuencias que tiene nuestra conducta en el otro

Errores Comunicacionales EL DAR ÓRDENES Recuerde que mandar no es lo mismo que solicitar. Cuando requiera algo de un compañero de equipo, no ordene, solicite. NO DIGA:“Tienes que comprometerte..” DIGA: “Me gustaría verte más...”

Errores Comunicacionales EL PREDICAR El decir “Te lo dije...” no corrige ni ayuda. Cuando desee comunicar algún error, utilice frases que ofrezcan orientación o solución al problema. No recrimine, ofrezca soluciones a futuro. NO DIGA: “Te dije que eso no se hacía así...” DIGA: “Podríamos revisar nuevamente la forma de hacer este trabajo”.

Errores Comunicacionales EL JUZGAR El juzgar implica una apreciación subjetiva, donde el que juzga siempre cree tener la razón. Cuando desee ayudar a corregir una conducta, no juzgue, describa. NO DIGA: “Eres un irresponsable” DIGA: “Me llama la atención, has llegado tarde los últimos días y eso no nos permite avanzar en nuestro trabajo...”.

Beneficios del Trabajo en Equipo Más y Mejor Comunicación Mejor uso de los Recursos Humanos Mayor Creatividad Desarrollo de Liderazgo Mayor Satisfacción Laboral