FUNDACIÓN CAMINOS DE ESPERANZA – TALITA KUMI DISEÑO Y ANÁLISIS DE PROCESOS

Contenido: La Fundación Planteamiento del problema Objetivos de la investigación Marco teórico Metodología para la investigación Análisis de la situación actual y resultados encontrados Desarrollo del trabajo Aplicación en la fundación Propuesta de mejora Aporte real del trabajo para la fundación Conclusiones y recomendaciones

La Fundación: Caminos de Esperanza – Talita Kumi es una organización sin fines de lucro que tiene como objetivo principal brindar un espacio de seguridad y familiaridad para niñas y adolescentes en situación de riesgo. Es sustentada económicamente por un circulo ecuménico alemán. Cuenta con dos casas de acogida con capacidad para 40 individuos.

Planteamiento del Problema: Procesos Talita - Kumi problemas dentro de todas las unidades de trabajo, el personal y sus competencias. Informales Desorganizados Organización frágil y con un alta probabilidad de que los objetivos propuestos no se lleguen a cumplir.

Objetivos de Investigación: Objetivo General: Contribuir al mejoramiento de procesos en la Fundación Caminos de Esperanza – Talita Kumi, mediante el levantamiento de la información para el diseño y análisis de procesos. Objetivos Específicos: Levantar información de los procesos actuales de la Fundación. Diseñar y analizar los procesos que actualmente se gestionan en la fundación. Realizar un análisis del valor agregado de los procesos observados.

Marco Teórico: Gestión por Procesos: Proceso: “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan entre sí, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.” norma ISO 9000:2005 Es un cuerpo de conocimientos con principios y herramientas específicas que permiten hacer realidad el concepto de que la calidad se gestiona Objetivo principal: mejorar el desempeño de las organizaciones que optan por aplicar los principios y herramientas que se acoplen a sus necesidades.

ACTIVIDADES PRIMARIAS Marco Teórico Mapa de Procesos y Cadena de Valor: CADENA DE VALOR MAPA DE PROCESOS Presenta una visión general del sistema organizacional de la empresa y de los procesos que la componen Permite a la empresa saber cuáles son las partes de sus operaciones que crean valor y cuáles no, e identificar los medios que podrían utilizar para facilitar la implementación de la estrategia de negocios que más les convenga ACTIVIDADES PRIMARIAS ACTIVIDADES DE APOYO

Marco Teórico Herramientas para el Diseño de Procesos: HERRAMIENTAS 3. Espina de Pescado El diagrama causa-efecto, también conocido como espina de pescado por su forma característica, es una herramienta que representa la relación en un efecto (problema) y todas las posibles causas que lo ocasionan. 2. Diagramas de Flujo “Es una representación gráfica de la secuencia sistemática de las tareas y actividades que integran un proceso con la simbología adecuada.” (Dávila S.) Levantamiento de la Información: Para realizar el levantamiento de la información se puede hacer uso de varios instrumentos y técnicas como: Entrevista. Encuesta. Observación. Simulación. Técnicas Audiovisuales y de Inspección.

Inventario de Procesos Metodología Nº ETAPAS 1. Recolección de datos 2. Formulación de la Cadena de Valor 3. Mapa de Procesos 4. Inventario de Procesos 5. Diseño de los Procesos Actuales 5.1 Levantamiento de la Información 5.2 Elaboración de diagramas de flujo 6. Análisis de la situación actual de los procesos 7. Informe de la situación actual de los procesos Mapa de Procesos Inventario de Procesos Cadena de Valor - Con los altos mandos determinar los procesos que son necesarios para dirigir la fundación. Identificarlos dando respuesta a: ¿Qué es lo que hacemos como fundación? ¿Cómo lo hacemos? - Determinar los procesos complejos en sus correspondientes subprocesos. Realizar un formato dividiendo las actividades en: Primarias: se relacionan con la elaboración de un producto o servicio, su distribución y venta y el servicio posterior a la venta. Apoyo: brindan la ayuda que se requiere para el buen desarrollo de las actividades primarias. Realizar una matriz determinando: Procesos Gobernantes: (gerenciales) determinar procesos gerenciales de planificación y control. Procesos de Productivos: (operativos) determinar procesos que generan salidas y tienen alto impacto sobre la satisfacción del cliente. Identificar a los relacionadas con la razón de ser de la fundación. Procesos de Apoyo: (habilitantes), procesos internos y de soporte a los productivos y gobernantes.

Metodología: Diseño de los Procesos Actuales: es necesario conocer las actividades que se realizan en los departamentos de la fundación. La metodología que se aplicó consta de: 1. Levantamiento de la Información 2. Elaboración de los Diagramas de Flujo Son una herramienta fundamental que permiten observar al proceso de una forma gráfica. Para su elaboración se utilizaron los flujo gramas de tipo funcional. 2. Elaboración de los Diagramas de Flujo Se realizó una entrevista directa con cada una de las personas que laboran en la fundación y se indagó sobre las actividades que realizan en su puesto de trabajo.

Análisis de la Situación Actual de los Procesos Metodología: Nº ETAPAS 1. Recolección de datos 2. Formulación de la Cadena de Valor 3. Mapa de Procesos 4. Inventario de Procesos 5. Diseño de los Procesos Actuales 5.1 Levantamiento de la Información 5.2 Elaboración de diagramas de flujo 6. Análisis de la situación actual de los procesos Análisis de la Situación Actual de los Procesos Sesiones grupales y personales. Lluvia de ideas. Determinar problemas relevantes. Determinar las posibles causas que ocasionan el problema. Visualizar las diferentes cadenas Causa y Efecto, que pueden ser parte de un problema.

Análisis de la situación actual de los procesos Entrevistas Personales Evidenciar los problemas que afectan a los procesos de la fundación Diagrama Causa - Efecto Análisis grupal

Resultados encontrados: De los procesos levantados se determinó los siguientes procesos con deficiencia: PROCESO CD Acogida A Evaluación Personal y Familiar B.1 Convivencia y Ejecución de Actividades Formativas C Transferencia D Ejecución de Talleres de Apoyo y Desarrollo Profesional E Salida F Recepción de Donaciones G.1 Uso de vehículo I.1

Etapas: Nº ETAPAS 1. Recolección de datos 2. Formulación de la Cadena de Valor 3. Mapa de Procesos 4. Inventario de Procesos 5. Diseño de los Procesos Actuales 5.1 Levantamiento de la Información 5.2 Elaboración de diagramas de flujo 6. Análisis de la situación actual de los procesos 7. Informe de la situación actual de los procesos ELABORACIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LOS PROCESOS LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN MAPA DE PROCESOS CADENA DE VALOR INVENTARIO DE PROCESOS

Aplicación en la fundación Se aplicó criterios de calidad desarrollando herramientas de diseño de procesos con el fin de proporcionar una comprensión detallada de los mismos. Direccionando a plantear a la fundación el uso del ciclo de Deming (plantear, hacer, verificar, actuar) con el propósito de crear una cultura de análisis e identificaciones de soluciones basado en datos reales.

Productos entregados a la fundación Diseño de los procesos. Flujogramas de cada proceso. Análisis de los procesos. Diagrama causa – efecto de cada proceso analizado. Informe del Análisis de los Procesos Actuales Niveles de desempeño de los procesos. Análisis de valor de los procesos analizados. Propuestas de mejora.

Aporte real: La Fundación vio un alto potencial de mejora al visualizar el análisis que se realizó de los procesos actuales que maneja la fundación. Aspiran contar con un modelo que permita llevar un control en base a indicadores del alcance de sus objetivos y determinar mejoras a partir de datos reales.

ANTES DESPUÉS Procesos de acuerdo al criterio del personal de turno Procesos documentados No existe capacitación al personal Fundación con miras a crear un plan de capacitación Fundación enfocada a las funciones Fundación con requerimiento de implementar mejoramiento de procesos Personal con desconocimiento del alcance de su función Personal con un panorama claro de sus actividades Fundación con una panorama incierto de requerimiento de recursos Fundación con requerimientos claros de recursos Fundación con documentos dispersos Fundación que busca implementar códigos y formatos en sus documentos Fundación con gran cantidad de problemas según presidencia Fundación con problemas identificados

CONCLUSIONES: La Fundación Caminos de Esperanza es una organización que ha basado sus procesos en la experiencia del personal de turno y que no ha podido recopilar información necesaria para determinar la viabilidad de las actividades que realiza. Es una fundación cuya metodología de trabajo es supervisado en su totalidad por la presidente de la organización, lo que ha provocado un alto nivel de burocracia y poca iniciativa en los colaboradores.

A través del estudio realizado se observó que la fundación no tiene documentado los procesos y realizan actividades dispersas. No toman el tiempo que cada actividad debería durar y emplean inadecuadamente su horario de trabajo. No se observa canales de comunicación por lo que resulta complejo realizar un trabajo ordenado y planificado, ya que no cuentan con las herramientas necesarias para el desarrollo de talleres de acuerdo a requerimientos específicos.

RECOMENDACIONES: La recomendación que se sugiere es realizar un mejoramiento de los procesos analizados y diseñarlos de acuerdo a las necesidades y objetivos de la fundación y sus clientes. Orientar los procesos hacia la satisfacción y necesidades de los clientes de la fundación y mantener un control integral de los mismos. Difundir la información obtenida con el fin de lograr involucramiento del personal en pos de encontrar mejoras a los problemas identificados.