Reunión Estatal de Archivistas Municipales Importancia de los archivos en la tutela del derecho de acceso a la información Mtro. José Guadalupe Luna Hernández Comisionado Reunión Estatal de Archivistas Municipales 01 de agosto de 2017

Definición del DAI La igualdad de oportunidades para recibir, buscar e impartir información* en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad en el ámbito federal, estatal y municipal,** que se constituye como una herramienta fundamental para ejercer el control democrático de las gestiones estatales, de forma tal que puedan cuestionar, indagar y considerar si se está dando un adecuado cumplimiento de las funciones públicas, *** fomentando la transparencia de las actividades estatales y promoviendo la responsabilidad de los funcionarios sobre su gestión pública,**** que permite saber qué están haciendo los gobiernos por sus pueblos, sin lo cual la verdad languidecería y la participación en el gobierno permanecería fragmentada.***** *Convención Americana sobre Derechos Humanos. Artículo 13. **Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículo sexto, sección A, fracción I. ***Corte Interamericana de Derechos Humanos. Caso Claude Reyes y otros vs. Chile. Sentencia de 19 de septiembre de 2006. Serie C. No. 151. Párr. 86. ****Ibídem. Párr. 87. *****Declaración conjunta del Relator Especial de las Naciones Unidas (ONU) para la Libertad de Opinión y de Expresión, el Representante para la Libertad de los Medios de Comunicación de la Organización para la Seguridad y la Cooperación en Europa (OSCE) y el Relator Especial de la Organización de los Estados Americanos (OEA) para la Libertad de Expresión (2004), disponible en http://www.oas.org/es/cidh/expresion/documentos_basicos/declaraciones.asp.

Garantías Primarias el DAI - Condición necesaria para acceder a la información pública. - Clasificar, ordenar y resguardar el acervo documental. - Documentar todas sus decisiones. - Difundir, de oficio, un conjunto de información común para todos los sujetos obligados y específica, de acuerdo con las funciones de cada uno de ellos. - Procedimiento de acceso a la información pública.

Obligación Deber de los sujetos obligados de documentar todo acto que se derive del ejercicio de sus facultades, competencias y funciones. Deber de los sujetos obligados de preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados.

La organización técnica y la gestión documental que nos interesa A través del diseño, desarrollo y uso de una serie de instrumentos descriptivos se facilita su consulta A través de usuarios internos y externos Tener el control material y permitir su colocación física, con lo cual se facilita su localización Estructurar la información documental a partir de categorías claramente identificadas y jerarquizadas Cuadro de Clasificación Archivística Clasificación Ordenación Descripción archivística Acceso a la información

Finalidades de los instrumentos descriptivos Heredia El archivero obtiene información de los documentos La ofrece a los interesados Cruz Mundet Hacer accesibles los fondos documentales Describir permite informar La ISAD Identificar y explicar el contexto y contenido Con el fin de hacerlos accesibles López Gómez Los instrumentos de descripción son obras de referencia que identifican, resumen y localizan los archivos

Las tareas de la Gestión Archivística que hemos dejado de hacer Programa Anual de Desarrollo Archivístico. 01 de enero de 2017 1. Sistema Institucional de archivos 2. Instrumentos de control y consulta archivísticos 04 de mayo de 2017 3. Catálogo de disposición documental 4. Guía de expedientes clasificados 5. Índice de expedientes clasificados 30 de mayo de 2017 6. Cuadro de clasificación archivística General De transferencia De baja 7. Inventarios documentales

Instrumentos de Control Archivística 1. Cuadro General de Clasificación Archivística. Instrumento técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental de un Archivo, con base en las atribuciones y funciones del órgano productor, en la que se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie, expediente y unidad documental. * 1.2 Serie Documental. Conjunto de expedientes con características comunes entre sí, porque tengan la misma ordenación, sean del mismo tipo documental o traten del mismo tema o actividad, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones.* * Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México (en adelante)

Instrumentos de Control Archivística 2. Catálogo de disposición documental. Registro general y sistemático que establece las políticas y criterios sobre la conservación y vigencia de los documentos de Archivo a lo largo de su ciclo de vida, y en el cual debe tomarse en cuenta también el tratamiento que por ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos. Establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, y el destino final de los documentos.* 3. Guía Simple de Archivos. Esquema general de descripción de las series documentales del Archivo de una Unidad Archivística, que indica sus características y datos fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística.* * Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México

De las Obligaciones de Transparencia Comunes Artículo 92. Los sujetos obligados deberán poner a disposición del público de manera permanente y actualizada de forma sencilla, precisa y entendible, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, de los temas, documentos y políticas que a continuación se señalan: … XLIX. El catálogo de disposición y guía de archivo documental;* * LTAIPEMYM

Artículo 26. La Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos, es el órgano encargado de la valoración, selección y autorización de la baja de los documentos y series documentales existentes en los Archivos de las Unidades Administrativas, que han cumplido con el objeto para el cual fueron generados o recibidos.* Alineado a los artículos 24 a), 28 e), 30 y 31. De la Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México (de 1986, reformada en 1987,2004 y 2014). * Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México

Artículo 27. La Comisión, además de las facultades y atribuciones establecidas en la Ley de Documentos, tendrá las siguientes; … IV. Elaborar, actualizar y difundir el Catálogo de Disposición Documental y supervisar su correcta aplicación. * Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México

Artículo 28. La Comisión se integrará por:   Un Presidente, quien será el Secretario Técnico del Comité; Un Coordinador Ejecutivo, quien será nombrado por el Presidente de la Comisión; Un Secretario Técnico, quién será nombrado por el Presidente de la Comisión; Ocho vocales, quienes, a invitación del Presidente de la Comisión, serán: Un representante del Archivo General del Poder Legislativo; Un representante del Archivo General del Poder Ejecutivo; Un representante del Archivo General del Poder Judicial; Un representante del Archivo Histórico del Estado; Un representante de los municipios, con funciones vinculadas a la Gestión de Documentos; y Tres especialistas en Gestión de Documentos y/o Archivística. * Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México

Artículo 50. Las Áreas Coordinadoras tendrán las siguientes funciones en materia archivística: … VII. Elaborar y mantener el Directorio de Responsables de los Archivos de Trámite, Concentración e Históricos existentes en las Unidades Administrativas bajo su coordinación, y turnarlo a la Secretaria Técnica para su registro. * Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México

Del Uso y Difusión de los Documentos Artículo 101. Los servidores públicos podrán consultar los documentos de las Unidades Documentales y deberán entregarlos en las condiciones en que les fueron facilitados, en términos de los presentes Lineamientos.   Los particulares podrán tener acceso a la información contenida en los documentos de las Unidades Documentales, en términos de la Ley de Transparencia. * Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México

Artículo 162. Las unidades de transparencia deberán garantizar que las solicitudes se turnen a todas las Áreas competentes que cuenten con la información o deban tenerla de acuerdo a sus facultades, competencias y funciones, con el objeto de que realicen una búsqueda exhaustiva y razonable de la información solicitada. * LTAIPEMYM

Procedimiento de acceso a la información Se presenta la solicitud U. De T. Garantizar Turno Todas las A. Cuenten o deban tener Facultades, competencias y funciones Búsqueda Exhaustiva Razonable Entregar Negar

Artículo 170. La resolución del Comité de Transparencia que confirme la inexistencia de la información solicitada contendrá los elementos mínimos que permitan al solicitante tener la certeza de que se utilizó un criterio de búsqueda exhaustivo, además de señalar las circunstancias de tiempo, modo y lugar que generaron la existencia en cuestión y señalará al servidor público responsable de contar con la misma. Responder, negando la existencia de información, sin acreditar los elementos de búsqueda exhaustiva que hagan referencia a los instrumentos de control archivístico, sólo evidencia que la búsqueda no fue exhaustiva ni razonable.  * LTAIPEMYM

Col. La Michoacana, Metepec, Estado de México, C.P. 52166 Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios www.infoem.org.mx jose.luna@itaipem.org.mx jose.luna@infoem.org.mx Teléfono: (722) 226 19 80 Centro de atención telefónica: 01 800 821 04 41 Pino Suárez S/N, actualmente Carretera Toluca-Ixtapan No. 111, Col. La Michoacana, Metepec, Estado de México, C.P. 52166 @jossssselun @Infoem /infoem