ORGANIZACIÓN DE UN GRAN EVENTO DEPORTIVO CLUB DEPORTIVO UNIVERSIDAD AUTÓNOMA LATINOAMERICANA “UNAULA”-Medellín

CONTENIDO Decidir si se organiza un evento deportivo Estructuras legales y funcionales Organización de un evento deportivo Gestión de recursos humanos en un evento deportivo Instalaciones y otros espacios para la celebración del evento

DECIDIR SI SE ORGANIZA UN EVENTO DEPORTIVO O NO Antes de tomar la decisión de organizar un evento deportivo o solicitar la sede para realizarlo, es necesario evaluar los riesgos y ventajas (beneficios) que tal organización tendría, lo que podríamos denominar como establecer la viabilidad para realizarlo. Este proceso implica plantear, primero, los objetivos que se deben lograr y segundo, los riesgos que conllevaría la organización de ese evento.

¿Organizar un evento deportivo? Plantear los objetivos ¿Organizar un evento deportivo? Evaluar los riesgos

El club UNAULA tiene claro dentro de su plan de desarrollo, la organización de eventos deportivos, no sólo para promover el desarrollo de sus deportistas y elevar su nivel, sino también como alternativa para ayudar a financiar sus actividades. En tal sentido, el CE del club tiene definido la institucionalización de la organización de un evento deportivo múltiple cada dos años y un evento académico relacionado con el deporte.

Promover el desarrollo de deportistas Organización de un evento deportivo Financiar el club deportivo de UNAULA

Institucionalizar evento bi-anual Organización de un evento deportivo Promover un evento académico paralelo

2. ESTRUCTURAS LEGALES Y FUNCIONALES Por política del club, la estructura organizativa para la organización de sus eventos deportivos es la universidad (y el club mismo), desde luego que con el aval de las ligas respectivas donde el club esté afiliado. Todo esto, porque al club le interesa, antes que recurrir a operadores logísticos o a otras estructuras organizativas, desarrollar su capacidad en este aspecto, con sus propios recursos humanos y con los voluntarios que pueda formar para este propósito.

La organización funcional del evento se establece en un organigrama donde se distribuyen las funciones a realizar por cada una de las partes y los responsables de las mismas. La estructuración del Comité organizador, máxima autoridad del evento, está conformada por las directivas principales de la universidad y el CE del club, un representante de las ligas y quien vaya a asumir la dirección general del evento, que contará además con un asesor financiero y comercial de amplia experiencia.

El director general del evento es el coordinador de las diferentes comisiones de trabajo que se conformen, tales como: la técnica, la de marketing, la de salud, la de logística, la de seguridad, la de protocolo, la de instalaciones y la de comunicaciones. Cada una de estas comisiones tendrá un responsable directo que le rinde cuentas al director general, y deberán desempeñar una serie de funciones previamente prestablecidas por el C. Organizador. De esta manera, la estructura organizativa del evento (organigrama) sería: COMITÉ ORGANIZADOR Director general Comisiones: Técnica-MKT-salud-logística-seguridad-protocolo-instalaciones-comunicaciones

Comisión de comunicaciones Comisión técnica Comisión de marketing Comisión de salud Comisión de logística Comisión de seguridad Comisiones de trabajo Comisión de protocolo Comisión de comunicaciones

3. ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO Para organizar un evento deportivo, lo primero que hay que considerar después de adquirir la sede o tomar la decisión de hacerlo, es la planificación y para ello, la herramienta a utilizar es la elaboración de un proyecto de inversión que incluya todos los componentes o actividades a desarrollar antes, en y después del evento. Y desde luego, la matriz costos – financiación.

¿Organizar un evento deportivo? Planificación Proyecto de inversión

Las fases a llevar a cabo para organizar un evento deportivo son: el diseño, el desarrollo, la implementación y la disolución. La primera se refiere al análisis de la viabilidad del proyecto; la segunda, la planificación de las tareas que hay que realizar para preparar el evento; la tercera, una vez comenzado el evento, tiene que ver con el correcto desarrollo de lo planificado y la cuarta, con lo que hay que hacer una vez concluido el evento y la evaluación del mismo.

Fases para organizar un evento deportivo Diseño Desarrollo Implementación Disolución

ORGANIZACIÓN DEL EVENTO DEPORTIVO DEL CLUB Las tareas a desarrollar en un evento deportivo del club se resumen en un cronograma de actividades, que incluye: la fase correspondiente, la duración de cada una de ellas y el responsable de su ejecución. Por lo general, las funciones principales a considerar son: 1) gestión y coordinación, 2) gestión de las operaciones deportivas, 3) trabajo de secretaría, administración y gestión, 4) logística y 5) promoción y ventas.

Cronograma de actividades Gestión y coordinación Gestión de las operaciones deportivas Trabajo de admón. y oficina Trabajo de logística Promoción y ventas

El CE del club, ha considerado que el tiempo en que debe iniciar este proceso de organización es de dos años, el primero de los cuales ha de dedicarse a la planificación, elaboración y viabilidad del proyecto, integración del comité organizador y nombramiento del director general del evento, sensibilización y socialización a los stakeholders y voluntarios, promoción, consecución y adecuación de los escenarios donde se proyecta llevar a cabo el evento.

El segundo año, a la financiación o comercialización, a la integración de las distintas comisiones de trabajo y coordinación de las tareas a llevar a cabo previas al evento. Los componentes principales del proyecto de organización del evento deportivo del club, son: a) la adecuación de los escenarios deportivos para el evento y la dotación de la implementación respectiva, b) proceso de sensibilización con la comunidad universitaria y de la ciudad, y capacitación a los voluntarios y miembros de la organización, c) campaña publicitaria y de difusión del evento, d) logística y protocolo para implementar el evento, e) autoridades deportivas y manejo técnico del evento, f) gastos de organización (personal, equipos, papelería entre otros), g) administración del proyecto.

Organización de un gran evento deportivo Año 1 Año 2 Planificación Elaboración y viabilidad Nombrar comité organizador Nombrar director general Sensibilizar a los stackholders Promoción Consecusión de escenarios Financiación Comercialización Integración comisiones Coordinación de tareas. Puesta en marcha del evento

ORGANIZACIÓN DEL EVENTO DEPORTIVO DEL CLUB Los costos de los distintos componentes y actividades del proyecto, serán financiados básicamente por las siguientes fuentes: Recursos propios de la universidad autónoma Recursos de cofinanciación por gestión del proyecto con entidades públicas. Recursos de cofinanciación por gestión comercial con la empresa privada (propuestas de patrocinio). Alianzas con otras organizaciones deportivas. Canjes publicitarios con algunos medios de comunicación. Ventas de merchandising alusivos al evento y al club. Otras fuentes como donaciones y taquillas. NOTA: la idea es que queden, además de los beneficios sociales, algunos excedentes económicos para el club.

4. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS EN UN EVENTO DEPORTIVO Organización y programación de la gestión de RH: -requisitos –contrataciones –formación –motivación -comunicación interna-gestión del personal y programación de las actividades de RH. b) Determinar las necesidades en RH : -servicios que se prestan, organigrama, descripciones de los puestos y tareas a desarrollar, identificación de RH. c) Contratar recursos humanos: -preparación, incorporación del voluntariado. d) Formación de RH e) Motivación de los RH. Factores, relaciones entre personal voluntario y profesional. f) Comunicación interna g) Evaluación y seguimiento: - Seguimiento continuo, evaluación final.

El club, obedeciendo a la metodología para las ODO´S ya analizada, tendrá muy en cuenta los pasos establecidos en cuanto a contrataciones, formación, motivación, comunicación interna, gestión del personal y programación de las actividades de RH. Determinará las necesidades de personal tanto de profesionales como de voluntarios a vincular a este proceso de organización, haciendo mucho énfasis en la Formación o capacitación y motivación de los voluntarios, miembros del club y de la universidad y los stakeholders. Y definirá cuidadosamente los tiempos en que estarán actuando efectivamente en la organización del evento para no incurrir en costos extras y optimizar este recurso.

5. INSTALACIONES Y OTROS ESPACIOS PARA LA CELEBRACIÓN DEL EVENTO Para la buena organización de un evento deportivo, hay que identificar desde la fase de diseño las necesidades y realizar un inventario de las instalaciones y servicios necesarios. Para el efecto, la ODO debe centrarse en los tres círculos de un evento deportivo: la zona deportiva, los sitios auxiliares y el entorno. La zona deportiva comprende las áreas de competición, las instalaciones para el público, los servicios y las competiciones en espacios no específicamente deportivos (caso ciclismo). Los espacios auxiliares, las oficinas centrales y para la administración, los espacios para la recepción de las delegaciones deportivas, los lugares de acreditación, los sitios de alojamiento, la villa olímpica y otros lugares que albergan actividades diversas como las culturales, reuniones o los medios. Y el entorno, la protección del medio ambiente, el desarrollo sostenible (asegurar el desarrollo deportivo) y el desmontaje y reconversión de las instalaciones y otros espacios).

El club UNAULA tiene previsto para el 2019, la organización del torneo de clubes que llevará el nombre de la universidad y el patrocinador principal (en tres deportes) justamente para dar inauguración al coliseo del Claustro.

2019: Juegos UNAULA, salud y academia

Las instalaciones, incluyendo la zona deportiva y los espacios auxiliares estarán ubicados en la misma universidad. Por tratarse de un torneo local, no hay necesidad de sitios de albergue para el alojamiento de delegaciones, pero sí, el acondicionamiento de espacios para la prensa, las autoridades deportivas, la parte médica y primeros auxilios, la oficina central de la organización para el personal operativo y las reuniones a que haya lugar; la bodega para implementos y sitio para acreditación. Además, las áreas de competición reservadas para los deportistas que compiten y las autoridades deportivas, los respectivos camerinos y sitios de calentamiento, tribuna para el público con una zona VIP, con acceso a baños, sitios para depositar las basuras y cafeterías. Y espacios publicitarios para los patrocinadores.

En cuanto a los servicios a prestar para el buen desarrollo del evento, están: Aseo y mantenimiento del escenario, área de competición, camerinos, tribunas y demás espacios habilitados. Instalaciones sanitarias, eléctricas y de agua. Vigilancia y control. Primeros auxilios y servicios médicos. Acomodación área VIP y atención invitados. Dotación oficinas y equipos para la prensa y la organización, así como sillas, bancos y mesas que se requieran. Sonido y micrófono para dirigirse al público. Mensajería para las autoridades. Acreditación. Estadísticas y carteleras. Logística y servicios generales.

LUIS ENRIQUE ARANGO MUÑOZ Medellín, enero 18 de 2017