RELACIONES CON PROVEEDORES DE MATERIALES El título principal en Arial, tamaño 34, color negro al 50% (gris), negrilla y mayúscula sostenida, como se observa en el cuadro de texto. Para mayor contexto al auditorio, se sugiere colocar ciudad de origen o área a la cual pertenece la presentación o fecha. Arial, tamaño 24, color Negro.

BIENVENIDA RIOPAILA CASTILLA S.A., LE DAN LA BIENVENIDA COMO PROVEEDOR DE MATERIALES. LE AGRADECEMOS TENER EN CUENTA LOS SIGUIENTES ASPECTOS, PARA QUE NUESTRA RELACIÓN GENERE BENEFICIOS PARA LAS DOS PARTES. Título de la diapositiva: Arial, tamaño 27, en color Gris (Negro al 50%), negrilla y letra Tipo (la primera letra en mayúscula). Subtítulo: es opcional. Arial, tamaño 21, Letra Tipo y en color Gris (Negro al 50%). Las diapositivas siempre deben estar enumeradas. Contenido: Mensajes cortos para dinamizar la lectura de la presentación. El contenido se sugiere en Arial 20, 16 ó 12, según la necesidad (tener en cuenta que el tamaño 12 puede generar problemas de lectura en auditorios muy grandes o pantallas pequeñas). Color negro. Para resaltar palabras, frases o ideas, se recomienda en Cursiva, subrayado o color gris en negrilla.

SOPORTE TECNOLÓGICO NUESTROS PROCESOS OPERATIVOS Y ADMINISTRATIVOS ESTÁN SOPORTADOS POR SAP, LÍDER MUNDIAL EN APLICACIONES EMPRESARIALES. AUTOMATIZAMOS NUESTROS PROCEDIMIENTOS PARA DAR EL MEJOR SERVICIO A NUESTROS CLIENTES INTERNOS, JUNTO CON SU COLABORACIÓN. Título de la diapositiva: Arial, tamaño 27, en color Gris (Negro al 50%), negrilla y letra Tipo (la primera letra en mayúscula). Subtítulo: es opcional. Arial, tamaño 21, Letra Tipo y en color Gris (Negro al 50%). Las diapositivas siempre deben estar enumeradas. Contenido: Mensajes cortos para dinamizar la lectura de la presentación. El contenido se sugiere en Arial 20, 16 ó 12, según la necesidad (tener en cuenta que el tamaño 12 puede generar problemas de lectura en auditorios muy grandes o pantallas pequeñas). Color negro. Para resaltar palabras, frases o ideas, se recomienda en Cursiva, subrayado o color gris en negrilla.

ÍNDICE Peticiones de Oferta Ofertas Pedidos Entrega de Materiales Devoluciones Facturación Pagos Pendientes de entrega El uso de viñetas, se sugiere en color rojo (sólo la viñeta) y circular. Las presentaciones facilitan la transmisión de su mensaje, por ello debe ser concreto en el uso de las palabras.

ÍNDICE II Convenios de Precios Consignación de Materiales Comunicaciones Registro de Proveedores Representante de Ventas Calificación de Proveedores Competitividad El uso de viñetas, se sugiere en color rojo (sólo la viñeta) y circular. Las presentaciones facilitan la transmisión de su mensaje, por ello debe ser concreto en el uso de las palabras.

PROCESO DE COMPRAS El título principal en Arial, tamaño 34, color negro al 50% (gris), negrilla y mayúscula sostenida, como se observa en el cuadro de texto. Para mayor contexto al auditorio, se sugiere colocar ciudad de origen o área a la cual pertenece la presentación o fecha. Arial, tamaño 24, color Negro.

PETICIONES DE OFERTA Se enviarán automáticamente a los Proveedores mejor calificados al respectivo e-mail registrado para compras, con las especificaciones y cantidades precisas de los materiales requeridos. Se adjuntarán anexos electrónicos cuando se requieran: Planos , Artes, Fichas Técnicas, etc. Es importante que cuente con los mecanismos para la recepción de estos correos electrónicos y que se encargue a un funcionario del pronto trámite de las Ofertas. Modelo Petición de Oferta VOLVER AL ÍNDICE

OFERTAS Deben diligenciarse de manera completa en el formato electrónico que les remitimos. Requerimos su respuesta lo antes posible, el mismo día o máximo el siguiente. Si necesita un mayor tiempo para cotizar, debe informarlo en la petición de oferta en la celda de observaciones del proveedor. Todos los campos de la Oferta deben ser diligenciados correctamente.

OFERTAS II CAMPOS A DILIGENCIAR: -Vigencia de Precios Hasta: Indica la fecha hasta la cual va mantener el precio ofrecido; que debe ser mínimo tres días después de enviada la petición de oferta. -Condiciones de Pago: En la celda de color amarillo debe seleccionar en el filtro la condición de pago. Si va a ofrecer descuento por pronto pago esta celda amarilla debe estar sin ningún dato seleccionado; debe digitar en la primera celda de pago en días 30 y en la celda siguiente el porcentaje que debe ser mayor que 1. si va a ofrecer descuento a 60 días debe digitar 60 en la segunda celda de pago en días y en la celda siguiente el porcentaje que debe ser mayor que 1. -Sitio de entrega: Es el lugar en el que entregará el pedido.

OFERTAS III Valor unitario sin Iva: Debe indicar el precio unitario frente a la Marca y Referencia ofrecida, que debe ser la entregada. Sino hay marcas coloque el precio frente a la descripción. Si dentro de las marcas homologadas usted nos puede ofrecer varias marcas, coloque cada precio unitario frente a la marca y referencia que corresponda. Si tiene marcas o referencias no homologadas, preséntelas en la celda observaciones al proveedor colocando la marca y el precio que va ofrecer. No coloque ningún dato al lado de la marca solicitada y la referencia si no están homologadas. Plazo de Entrega en día: El Tiempo de entrega que registre es el que se compromete a cumplir. Puede remitirnos anexos electrónicos. Nombre de quien cotiza: Este campo debe diligenciarlo con el nombre de la persona que presento la cotización. Es obligatorio.

OFERTAS IIII Sus ofertas serán válidas para cualquiera de las Empresas del Grupo. Para evitar costos innecesarios, utilizaremos su Oferta mientras esté vigente. Si requiere información adicional, comuníquese con el Comprador cuyo e-mail aparece en la petición de Oferta. Recuerde remitir su Oferta solo al e- mail comriocas@riopaila-castilla.com, sin cambiar el nombre registrado en el asunto, el número de la Petición de Oferta y el nombre del dato adjunto. Como cargaremos automáticamente sus ofertas, requerimos que estas estén completas y sin modificaciones al formulario.

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PEDIDOS Los pedidos serán enviados al e-mail matriculado para compras. Deben cumplirse todos los requisitos del Pedido y de su Oferta. Si tiene inconvenientes para cumplir alguno de los aspectos infórmelo de inmediato.

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ENTREGA MATERIALES Los materiales deben entregarse en perfecto estado, cumpliendo con todas las especificaciones y dentro del tiempo establecido en el Pedido. Los materiales deben entregarse con su respectiva factura, en el lugar indicado en el Pedido. La Marca y referencia que se entregue debe ser la registrada en el Pedido. Los Insumos Críticos y los materiales que lo requieran, deberán entregarse acompañados de los respectivos certificados de calidad.

ENTREGA MATERIALES RIOPAILA CASTILLA (Valle del Cauca): Los materiales deben ser entregados de lunes a viernes de 7:00 A. M a 4.00 P.M en los Almacenes. No se permite la entrada de ayudantes o coteros para descargar las mercancías. Se puede contratar con una CTA autorizada. Los Conductores de sus vehículos deben presentar los certificados de afiliación a la EPS y ARP Los Materiales Peligrosos debe cumplir con la reglamentación del decreto 1609 de Febrero de 2.003. Cuando los materiales sean pequeños y no sean peligrosos, podrán entregarse en el Edificio Belmonte. Cra 1 No 24-56 Cali, de Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 11:30 a.m y de 2:00 p.m a 4:30 p.m. Los Almacenes del Ingenio recibirán materiales hasta las 12 AM del último día hábil del mes. En Belmonte se recibirán hasta el día inmediatamente anterior. No se admitirá ningún cargo por embalaje o acarreos a menos que tal condición sea especificada en el pedido. El proveedor responderá por el deterioro o daño que sufra la mercancía por deficiente embalaje.

ENTREGA MATERIALES LOS LLANOS: Los materiales debe ser entregados de lunes a viernes de 6:30 AM a 4.00 P.M. La Dirección donde deben entregar es en Puerto López Carrera 8 No. 6-91 B/ Gaitán VOLVER AL ÍNDICE

DEVOLUCIONES Los materiales que no cumplan las especificaciones o que excedan las cantidades del pedido serán devueltas al proveedor. El costo de la devolución corre por cuenta y riesgo del Proveedor. El proveedor analizará las causas del mal despacho, tomará y comunicará las acciones correctivas y repondrá la mercancía VOLVER AL ÍNDICE

FACTURACIÓN I Las facturas deben cumplir con todos los requisitos de ley. En la factura debe indicarse el Número del pedido y el sitio de entrega Planta Castilla , Riopaila o los llanos, según el caso. La factura debe corresponder a las condiciones establecidas en el Pedido. Para los plazos y descuentos por pronto pago, se tomará como base, la fecha de recibo de las facturas en el almacén de la planta donde correspondía entregar el pedido , en el archivo o la entrega de los materiales, a entera satisfacción . Las facturas deben entregarse con el pedido en la planta que corresponda. En Riopaila Castilla: El Archivo (En el edificio Belmonte, en Planta Riopaila y en Planta Castilla) y los Almacenes Centrales en cada Planta.

FACTURACIÓN II Los errores en la facturación deben ser subsanados con prontitud. No se aceptan facturas con errores o enmendaduras El vendedor facturará la mercancía en original y copia. Cuando se hagan entregas parciales se facturará cada entrega; el proveedor debe identificar claramente cual es la copia de la factura original. Las facturas serán canceladas única y exclusivamente al Proveedor, a menos que el establezca con anterioridad que se debe endosar a nombre de otra persona natural o jurídica.

FACTURACIÓN III REQUISITOS LEGALES: 1. Estar denominada expresamente como factura de venta. 2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. 3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. 4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. 5. Ciudad y fecha de su expedición. 6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. 7. Valor total de la operación. 8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. 9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 10. Indicar la calidad de retenedor del impuesto de renta e ICA (Tarifa y ciudad). VOLVER AL ÍNDICE

PAGOS Los pagos se harán exclusivamente por transferencia electrónica. Registre su cuenta bancaria en la que desea que le efectuemos el pago. No se efectuarán pagos en cuentas bancarias de las cuales el proveedor no sea el titular. Solo se podrá registrar una única cuenta bancaria por cada proveedor, aún si el proveedor mantiene relaciones comerciales con varias empresas de nuestro grupo. El reporte de los pagos se enviará por correo electrónico . Registre el correo electrónico al cual desea que le enviemos el mensaje que contiene el reporte del pago. Si posteriormente desea modificar la cuenta bancaria o la dirección de correo electrónico, remítanos una comunicación escrita firmada por el representante legal que contenga los nuevos datos: Nit, Razón Social, Nombre del Banco, Tipo de Cuenta, Número de la Cuenta. VOLVER AL ÍNDICE

PENDIENTES DE ENTREGA El incumplimiento en las fechas o cantidades de entrega nos causa graves perjuicios en nuestra operación, por lo que solicitamos a los proveedores, indicarnos lo antes posible, las nuevas fechas de entrega las cuales deben ser cumplidas. SI LA MERCANCIA NO SE RECIBE CUANDO SE NECESITA, EL PROVEEDOR NO NOS SIRVE. VOLVER AL ÍNDICE

CANCELACIÓN DE PEDIDOS Por incumplimiento en las entregas, se cancelan los pedidos. El incumplimiento de alguna de las condiciones del pedido conlleva su cancelación. Cuando se entreguen materiales usados, reconstruidos o remanufacturados, sin que estén especificados así en la Orden de Compra, se cancela el Pedido y se retira al Proveedor de la base de datos del sistema. VOLVER AL ÍNDICE

CONVENIO DE PRECIOS Nos interesa establecer convenios de precios por períodos determinados, agilizando procesos para las dos partes. Los requerimientos específicos se tramitarán con Notas de Despacho contra el Pedido Abierto. Consideramos en la evaluación la opción de recibir los materiales en Consignación.

CONVENIO DE PRECIOS BENEFICIOS INGENIO: Mejores precios y condiciones por mayor volumen. Eliminación proceso repetitivo de cotización. Generación automática de Notas de Despacho cuando se requiera. Mejor cumplimiento en las entregas. Mejor atención del negocio. PROVEEDORES: Asegurar negocio y cantidades por el período Reducción costos de tramitología Programación de despachos, inventarios, etc. Mejor atención del negocio. Posibilidad uso consignación de materiales

CONVENIO DE PRECIOS REQUERIMIENTOS OFERTAS: -Correcto y completo diligenciamiento, dado su uso periódico durante la vigencia del negocio. -Cotizar solamente marcas y referencias homologadas. -Indicarnos mejoras técnicas o comerciales en documento anexo ENTREGAS: -Oportunas y precisas. -Indicación oportuna cuando no puede cumplirse -Si se cancela la Nota de Despacho, debe cancelarse el Convenio ATENCION NEGOCIO: -Por estar definido, la negociación debe ser mas productiva y económica para ambas partes. VOLVER AL ÍNDICE

CONSIGNACIÓN DE MATERIALES La consignación se considera como un elemento de la negociación de un Convenio de Precios por un período determinado. Se generará un pedido de consignación con las cantidades de consumo estimadas para el período. El Proveedor entregará las cantidades acordadas con remisión referida al pedido de consignación. Mensualmente, el día 25 se hará la liquidación de la consignación para que el proveedor proceda a facturar las cantidades consumidas. La factura por las cantidades y valores de la liquidación debe ser entregada el día 27 a mas tardar. El proveedor deberá reponer las cantidades consumidas. VOLVER AL ÍNDICE

COMUNICACIONES Es necesario utilizar al máximo los adelantos tecnológicos. Envíe sus documentos de manera electrónica, dado que eso nos permite remitirlos pronto a su destinatario interno, así como su archivo. Utilice el e-mail, porque es un método económico, preciso y que permite hacer seguimiento. Infórmenos las novedades lo antes posible. No espere que se lo requiramos. VOLVER AL ÍNDICE

REGISTRO DE PROVEEDORES Asegúrese de que nuestra empresa tenga registrado sus datos debidamente actualizados. Cualquier modificación remítala por e-mail. Si los cambios son de carácter legal, debe adjuntar los soportes correspondientes y esperar la aprobación del Ingenio. Los Grupos de Materiales permiten la automatización de la generación de las Peticiones de Oferta. Asegúrese de estar matriculado correctamente en uno de estos. Recuerde que el registro de proveedores puede contener factores de diferenciación con otros proveedores. VOLVER AL ÍNDICE

REPRESENTANTE DE VENTAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Representar a su empresa en las relaciones con el Ingenio, en aspectos como: -Presentación oportuna y completa de ofertas. -Entrega oportuna y completa de los materiales. -Seguimiento y solución a los pendientes de entrega. -Cumplimiento de los requisitos de entrega. -Presentación de alternativas y mejoras tecnológicas de sus productos.

REPRESENTANTE DE VENTAS II Presentación oportuna de facturas y solución de inconvenientes. Atención de todas las solicitudes del Ingenio con una respuesta pronta y precisa. Para cumplir con lo anterior se requiere que la Gerencia empodere adecuadamente a su representante de Ventas y lo registre en la base de datos de Proveedores. VOLVER AL ÍNDICE

CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES Periódicamente se califican los proveedores en cuanto a: Calidad, Cumplimiento, Precio y Servicio. En la generación de Peticiones de Oferta, la aplicación selecciona los mejor calificados. Cuando la calificación es muy baja o no se han realizado las acciones de mejoramiento, se debe suspender o retirar al proveedor. VOLVER AL ÍNDICE

COMPETITIVIDAD Sr. Proveedor: Recuerde que la única vía para sobrevivir en el mundo actual, es tener una productividad superior a la competencia nacional o internacional, por lo que necesitamos de su ayuda y compromiso para lograrlo. VOLVER AL ÍNDICE

MUCHAS GRACIAS Plantilla sugerida para cierre de presentación.