TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

CONCEPTOS DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Son procesos archivísticos que consisten en el traslado de los documentos del archivo de Gestión al Archivo CENTRAL, y del archivo CENTRAL al archivo Histórico. Tomando como base los períodos de Retención, ya establecidos en las TRD o calendarios de Conservación (ISO 15489) previamente aprobadas.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ARCHIVOS DE GESTIÓN. En este punto se reúne toda la documentación que se encuentra en trámite, de igual manera es sometida a continua utilización y consulta. Principales características. Evita la colaboración de documentos innecesarios Amplia el uso de los documentos.

ARCHIVO CENTRAL En este punto se reúnen todos los documentos transferidos del archivo de gestión, aunque ya haya finalizado su trámite aún sigue siendo consultado con un menor porcentaje. Principales características. Accesibilidad a la documentación Concentración de la documentación Documentación organizada

ARCHIVO HISTÓRICO En este punto se reúnen todos los documentos que deben conservarse permanente ya que tienen un valor para la historia, la ciencia, la investigación y la cultura Principales características. -Preservación prolongada de los documentos -Conservación del patrimonio documental -Adecuadas medidas de conservación

OBJETIVOS DE LAS TRANSFERENCIAS Liberar espacio. Crear la responsabilidad en el sistema de gestión documental Crear Depósitos Obtener eficiencia en la gestión documental. Mejorar la conservación de documentos. Controlar y verificar los documentos.

INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA LAS TRANSFERENCIAS Tablas de retención. Cronograma de transferencias. Formato único de inventario documental. Inventario de la documentación que cumplió el tiempo para ser transferida. Acta de entrega.

REQUISITOS BÁSICOS PARA LAS TRANSFERENCIAS:  Evita la producción y acumulación  Garantiza y facilita la consulta  Concentra la información útil  Guarda con precaución a tiempo indefinido.

TIPOS DE TRANSFERENCIA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y TRANSFERENCIA SECUNDARIA

PLAN DE CONTINGENCIA EN LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 1. Conjunto de medidas preventivas o correctivas para la realización de Transferencias. 2. Sobre la conservación preventiva debe regularse y controlarse. 3. Manipulación de documentos con deterioro. 4.. Debe implementarse un sistema integrado de Conservación. (Art. 46 de la Ley General de Archivos). 4. Seguir las pautas y normas técnicas del Archivo General de la Nación en materias de conservación de documentos, incluidos los nuevos soportes (Art. 46 de la Ley General de Archivos) 5. Cumplir con los requerimientos físicos de la infraestructura e instalaciones, así mismo de los 6. Evaluar la documentación. Solicitar la asesoría de personal especializado.

PASOS METODOLÓGICOS PARA HACER TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

2. CUMPLIR EL CRONOGRAMA. PREPARAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA TENIENDO EN CUENTA LO ESTABLECIDO EN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

3. SELECCIONAR LOS EXPEDIENTES DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

4. EFECTUAR EL PROCESO DE SELECCIÓN NATURAL

5. ORDENACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES.

6. FOLIOS EN LA CARPETA

7. ORDENAR LOS EXPEDIENTES 8. Enumerar lo que se va a Transferir

9. ENUMERAR LO QUE SE VA A TRANSFERIR 10. DEJAR CONSTANCIA EN ORIGINAL Y COPIA 11. REALIZAR TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 12. DILIGENCIAR FUID Fecha programada en el cronograma de Transferencias

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL. Entidad remitente Entidad productora. Unidad Administrativa Oficina productora. Hoja No. Registro de entrada. No. de orden. Fecha extremas. Unidad de conservación. Frecuencia de consulta. Notas Elaborado por. Entregado por. Recibido por.

13. Cotejo de la transferencia

14. UBICACIÓN DE LA CARPETA EN CAJA

RECORDAR: TODO INGRESO DE DOCUMENTO AL ARCHIVO CENTRAL SE HARÁ OFICIALMENTE MEDIANTE ENTREGA FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN Y SU REGISTRO EN EL FUID DE INVENTARIO DOCUMENTAL REGULADO EN EL ACUERDO AGN 042 DE 2002 POR EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

PROCEDIMIENTOS DE PREPARACIÓN FÍSICA DE LA DOCUMENTACIÓN PARA HACER LAS TRANSFERENCIAS Limpieza de la documentación Eliminación de material metálico Identificación de material afectado por biodeterioro Revisión Foliación Eliminación (Correspondencia)

LIMPIEZA DE DOCUMENTACIÓN

ELIMINACIÓN DE MATERIAL METÁLICO

IDENTIFICACIÓN DEL MATERIAL AFECTADO POR BIODETERIORO

REVISIÓN Y FOLIACIÓN

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS. Existencia del Comité de Archivo en la entidad. Tablas de Retención Documental Acuerdo AGN 042 DE 2002 por el Archivo General de la Nación. Art. 46 de la Ley General de Archivos

NORMATIVIDAD Ley 594 del 2000 Decreto 1382 de 1995 Decreto 998 de 1997 Acuerdo 08 de 1995 Resolución 147 de 1997 Acuerdo 039 de 2002 Acuerdo 09 de 1995 Circular 028 de 2002 Acuerdo 006 de 1996

BIBLIOGRAFÍA Blog Plan de Transferencias. (2011). Mi Blogger. Recuperado de: transferencias_12.html Archivo General de la Nación. Archivos de Concentración. Recuperado de: Manual de Transferencias Documentales. Intemalco. Recuperado de