Facilitador: Lino A. Mercado León Especialista en Mercadeo UTB. ORGANIZACIÓN “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

Coordinación…

Cooperación…

Liderazgo…

Trabajo en Equipo…

Sinergia…

ORGANIZACIÓN El termino Organización posee varios significados: Como sinónimo de Empresa, Como Fase del Proceso Administrativo, Como acción y/o actividad.

ORGANIZACIÓN: CONCEPTOS Como sinónimo de Empresa: “Puede ser entendida como la entidad (Compañía, Empresa, Institución) creada intencionalmente para el logro de los objetivos… Otra acepción sería: “Agrupación de personas, que comparten unos ideales comunes y persiguen unos fines, que pueden ser lucrativos o de beneficio a la comunidad”.

ORGANIZACIÓN: CONCEPTOS Como fase del Proceso Administrativo: “La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento”. Como acción y/o actividad: “Corresponde a darle un orden a las cosas en cualquier escenario de aplicación”.

Organización : Como fase del proceso “Se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas”. “Consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa”: Fayol (1972).

Organización : Como fase del proceso “ Se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuación)”: Melinkoff (1987).

Organización : Como fase del proceso “Es la fase del Proceso Administrativo que más cambios ha sufrido durante los últimos años, debido a los virajes del entorno. En esta etapa, los directivos tienen el desafío de diseñar estructuras orgánicas, que permitan a las personas realizar su trabajo de manera efectiva, llevando a la compañía por la senda de la competitividad”.

Factores que afectan el D.O. Las estrategias definidas para el logro de los objetivos. El tamaño de la Organización, La disponibilidad y el uso de Tecnología por parte de la Organización, Los cambios del entorno, Los mercados a quienes se atiende y, El grado de calificación de las personas.

Que es el Diseño Organizacional? “Es la representación formal de las relaciones laborales de las organizaciones, donde se definen la división formal del trabajo y las relaciones de dependencia en el interior de una Organización”. Cesar augusto Bernal

Diseño Organizacional Involucra aspectos como: División y la especialización del trabajo, Las jerarquías administrativas, Las Líneas de autoridad o cadenas de mando, La Amplitud del control, La Centralización o la Descentralización, La Formalización de las relaciones, y de normas y procedimientos y, La Departamentalización.

Marco Conceptual…

Concepto de Jerarquía “Forma de organización dentro de una institución de acuerdo a la importancia o autoridad de los cargos designados”. “Se utiliza para designar la cadena de mando que comienza con los gestores de alta dirección y sigue hasta los trabajadores no gestores, pasando, sucesivamente, por todos los niveles de la estructura organizacional”.

Concepto de Autoridad “Se refiere a las facultades inherentes de una posición superior para dar órdenes y esperar que éstas sean cumplidas”. “La autoridad se ha definido de varias formas: como atributo de una persona, cargo u oficio que otorga un derecho a dar órdenes; como una relación entre los cargos de superior y subordinado; como una cualidad que hace que una orden se cumpla, y como base de un comportamiento”: (Peabody, 1975).

“Facultad o derecho para mandar o actuar, es la capacidad de mandar a los demás para que actúen o no. La Autoridad lineal, es la que se encuentra expresada en el organigrama y documentos formales de la EPA. También llamado poder legitimo, que esta ligado al cargo o posición alcanzada en la EPA.” “La autoridad puede ejercerse mediante: sanciones, recompensas, persuasión, Etc.-” Autoridad Lineal

Cadena de Mando “Se refiere a la línea continua de autoridad que va desde la parte superior de la organización hasta la última posición, además esclarece quién reporta a quién”.

Unidad de Mando “La orden será designada solo por el inmediato superior no existiendo dualidad de mando, con el propósito de No generar confusión ó conflicto de intereses que altere el buen ritmo de las operaciones”.

Tramo de Administración “Supervisión, extensión de control de un superior sobre sus subordinados”.

Organización formal “Es la que ha sido conscientemente definida para hacer frente a los objetivos de la empresa y situar cada uno de los miembros que la integran”… (La que esta en el papel). “Una estructura organizacional oficialmente diseñada para reflejar la jerarquía de control, planear las relaciones interpersonales y establecer canales de comunicación”. Expresada en el : Organigrama, Normas, Descripciones de cargos

Organización Formal

Organización Informal “Conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección y organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí”… …Y se encuentra de manera paralela a la Organización formal de la CIA. Ejemplo: El equipo de microfútbol, asiduos asistentes a la cafetería, ETC.

Organización Formal e informal

Diferenciación “Es la división del trabajo en departamentos o subsistemas y en capas de niveles jerárquicos”… la diferenciación puede ser horizontal o vertical. Horizontal: En Departamentos o Divisiones mediante la departamentalización. Vertical: En niveles jerárquicos, escalones de autoridad

Centralización “Se refiere a la localización y distribución de la autoridad para tomar decisiones… Es la concentración de las decisiones en la cima de la organización en el NI, con poca o ninguna delegación en el NF.” … Todas las decisiones deben ser llevadas a la cúpula para que este apruebe o decida. A mayor centralización, mas autoridad se concentra en la en nivel más elevado de la jerarquía.”

Descentralización “Tendencia de dispersar la autoridad de toma de decisiones en una estructura organizada. Es delegar la autoridad en niveles inferiores de la organización, dándole cierto espacio para la toma de decisiones.”… En todas las EPAS existe algún tipo de descentralización. No existe descentralización absoluta. Los Gerentes NO pueden delegar toda su autoridad, Pues su status dejaría de existir.

Integración “Se refiere a los medios de coordinación y enlace de las partes de la organización. Para evitar la dispersión, debe haber alguna interrelación e integración.” “Es el proceso que facilita el enlace, y se lleva cabo mediante de medios de coordinación intraorganizacional.” … Estos son: Jerarquías, Departamentalización, Staff, Reglas, Objetivos, Distribución física.

Formalización “Se refiere a la existencia de normas y procedimientos que prescriben como, cuando y porqué se ejecutan las tareas. La formalización sirve para reducir la variabilidad humana, impone rigidez y obediencia y elimina la libertad personal, para asegurar que las cosas se ejecuten de acuerdo a lo previsto. EJ.: Certificados, firmas reconocidas, aprobaciones, formularios… Etc.”

¿Que es un Departamento? “El término Departamento hace referencia a un área, división, sección, sucursal, unidad o segmento de una Empresa, sobre la cual un Jefe tiene autoridad. Es utilizado para obtener homogeneidad en las tareas de cada órgano, teniendo en cuenta el tamaño y complejidad de las organizaciones y de las operaciones que esta desempeñe”.

Departamento en las grandes EPAS En las grandes empresas se usa de forma mas estricta, pues indica relaciones jerárquicas: Vicepresidente : División. Director: Departamento. Gerente: Sucursal. Jefe: Sección.

Optimizar los procesos mediante su rediseño, a partir de una revisión y análisis de los mismos, obteniendo mejoras en el desempeño en aspectos críticos de la Empresa como son: Costos, Calidad, Servicio y Rapidez. “Es volver a empezar” : (Hammer - Champy). El propósito central de la reingeniería es encontrar ineficiencias, obsolescencias mediante la criticidad. Reingeniería

“Capacidad que ostenta el Órgano Corporativo para adaptarse a los distintos cambios que se presentan en el entorno”. Ejemplo: Al momento de obviar algunos procesos que No generan mayores utilidades, las empresas se adelgazan. Si por el contrario, las empresas aumentan el portafolio y capacidad de PCC, incrementan sus procesos, aumentando también su tamaño. Flexibilidad

Organigrama “Los organigramas: una organigrama es la representación gráfica que muestra como están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una institución o empresa. Esté permite conocer la ubicación que se da de lo9s distintos departamentos, secciones, oficinas, etc, que conforman la institución”.

¿Que expresa un Organigrama? Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de comunicación. La naturaleza lineal o staff del departamento. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc. Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

Simbología Nombre SimbologíaSignificado Rectángulos Departamentos o divisiones de la organización que varían en importancia de acuerdo a su tamaño. Líneas continuas Verticales Líneas de mando de una división superior a una inferior. Líneas continuas Horizontales Significan coordinación. Unen por los dos lados a dos rectángulos que mantienen relaciones de coordinación. Líneas discontinuas Horizontales Indican la unión entre órganos de asesoría.

Lino A. Mercado León Especialista en Mercadeo UTB. Anatomía de un Organigrama Los cuadros representan trabajos distintos Los títulos muestran el trabajo desempeñado Las líneas representan la relación superior- subordinado Los niveles de administración están indicados por el número de capas horizontales en la gráfica. Todas las personas o unidades están en el mismo rango y reportan a la misma persona están en un nivel.

“El liderazgo es la capacidad de influir en las personas para que ejecuten lo que deben hacer. Incluye dos conceptos :Poder y Autoridad. Se refiere a la manera de introducir cambios en el comportamiento de las personas, mediante la Motivación y el Respeto y el buen Ejemplo”. “Un buen Líder, es un miembro mas del equipo, orienta, consulta y satisface. ” Liderazgo

Procedimiento: Secuencia de pasos o etapas que se deben seguir con rigurosidad para ejecutar los planes. Son una serie de pasos detallados que indican como cumplir una tarea o alcanzar un objetivo. Norma: Modos de proceder que se reflejan en el comportamiento esperado los miembros del grupo. Tarea: Actividades de carácter especifico. Procedimiento, Norma y Tarea

“Son empresas distintas establecidas o como unidades de una compañía mas grande para asegurar que ciertos productos o líneas de productos sean promovidos y manejados como si fuese una empresa independiente.” “Cada UEN debe tener: Misión, distinta a las demás unidades, competencia definida, planes y recursos propios.” Unidades Estratégicas de Negocios

“Centralización de autoridad que antes estaba descentralizada; normalmente, no es una inversión completa de la descentralización, ya que la autoridad delegada no se retira por completo.” “El proceso es una centralización de autoridad sobre cierto tipo de actividad o función en cualquier punto de la organización.” Recentralización

La habilidad de individuos o grupos de inducir o influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos. El Poder es un concepto mas amplio que autoridad (esta se da en la organización). El poder puede venir de la experiencia de las personas ( Médicos, Abogados, Docentes). De Referencia (Galán, Cristo). Poder

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