ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

PERFIL DEL APRENDIz SENA. ASISTENTE ADMINISTRATIVO

OBJETIVO GENERAL. O Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS O Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. O Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. O Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. O Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.

O Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. O Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales. O Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

O Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios. O Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia. O Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc. O Realiza registro contable. O Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias. O Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.

O Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica. O Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria. O Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria. O Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.

O Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general. O Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos. O Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos. O Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia. O Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. O Lleva control de la caja chica.

O Brinda apoyo logístico en actividades especiales. O Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas. O Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad. O Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad. O Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros. O Atiende e informa al público en general. O Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes. O Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor

O Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. O Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes. O Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores. O Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras. O Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras. O Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.

O Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago. O Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas. O Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas. O Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores. O Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. O Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.

O Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución. O Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda. O Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes. O Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional. O Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes. O Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca.

O Controla que se haga efectiva la retención de impuestos. O Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda. O Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y personas naturales. O Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado. O Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados. O Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva.

O Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos. O Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos. O Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable. O Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable. O Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable. O Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos.

O Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por concepto de viáticos. O Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos. O Archiva y lleva el control de los documentos del área. O Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados. O Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos. O Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados.

O Transcribe y acceso información operando un microcomputador. O Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. O Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. O Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. O Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN. ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN. MATERIALES DINERO Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa y maneja periódicamente equipos y materiales medianamente complejos, siendo su responsabilidad indirecta. Es responsable directo de títulos y valores.

SUPERVISIÓN TOMA DE DECISIONES El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no ejerce supervisión. El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no ejerce supervisión. Las decisiones que se toman se basan en instrucciones específicas, órdenes y/o guías de acción, a nivel operativo. Las decisiones que se toman se basan en instrucciones específicas, órdenes y/o guías de acción, a nivel operativo.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad medio.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS. RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con unidades de Planificación y Programación Presupuestaria, Comisión Delegada del Consejo Universitario, Contabilidad, Archivo General y demás dependencias de la Institución, Personal Docente, Administrativo, Obrero y Estudiantes, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS: El cargo mantiene relaciones frecuentes con proveedores de bienes y servicios, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO.  AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.  RIESGO: El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.  ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual y visual medio.

PERFIL DEL CARGO. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA A) EDUCACIÓN: Técnico Superior Universitario en Administración. EXPERIENCIA: Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en funciones de ejecución y tramitación en procesos administrativos. B) EDUCACIÓN: Bachiller Mercantil, más curso de Técnicas de Oficina y Computación de por lo menos seis (6) meses. EXPERIENCIA: Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en funciones de ejecución y tramitación de procesos administrativos.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS CONOCIMIENTOS EN  El manejo y métodos de oficina.  Redacción, ortografía y sintaxis.  Retención de Impuesto Sobre la Renta.  Leyes y reglamentos del Impuesto Sobre la Renta.  Principios y prácticas de contabilidad.  La elaboración de documentos mercantiles en el área de su competencia.  Los procesos administrativos del área de su competencia.  Computación.

HABILIDAD PARA:  Tratar en forma cortes al personal de la Institución y pública en general.  Analizar declaraciones de impuestos.  Comprender la información que va a procesar.  Manejar los diferentes formatos de compras.  Tener iniciativa.  Expresarse claramente en forma oral y escrita.  Realizar cálculos numéricos con rapidez y precisión.

DESTREZAS EN: ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:  El manejo de máquinas de escribir.  El manejo de microcomputador.  El manejo de calculadoras.  Material de oficina.  Entrenamiento en el sistema de su unidad.  Contabilidad computarizada.  Actualización en Impuesto Sobre la Renta.  Ortografía y redacción

EL PERFIL DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO En la actualidad no hay duda que el trabajo secretarial ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, la correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la transferencia de información en forma digital. Comunicación asertiva es la clave del éxito en el asistente administrativo

Las metas trazadas deben ser ambiciosas pero alcanzables, medibles y realistas, ya que se basan en nuestras propias características de personalidad (actitudes, aptitudes, necesidades, valores y habilidades). La asistente administrativa requerida por la empresa actual no solo debe tener una preparación completa, que incluya otros idiomas, administración, contabilidad, mercadeo y ventas. Es necesario que tenga habilidades interpersonales, liderazgo, capacidad de trabajo en equipo para adaptarse a los cambios que confronta a diario la empresa.

Estos son algunos elementos que son utilizados por los líderes: El liderazgo tiene una gran importancia en el ser de cada ser humano en su vida. Este es uno de los conceptos más discutidos por nuestros educadores, políticos, líderes religiosos y filósofos ofrecen diferentes definiciones, ideas, opiniones y puntos de vista de lo que el liderazgo es, lo que no es y lo que podría ser. El liderazgo es una cualidad y es un proceso de hacer que la gente se comprometa en cursos de acción para alcanzar unos objetivos generales y específicos de bienestar común.

VISION: El líder comienza con una visión y después planifica para alcanzarla. Está basada en los hechos, la intuición, la esperanza y el miedo. CAPACITAR: El líder crea mecanismos para lograr el curso de acción correcto. Esto es poder escoger entre sus seguidores las personas correctas para alcanzar las metas establecidas. ENERGIZAR: Esto significa que el líder debe proveer todo el estímulo para que sus seguidores actúen. Esto lo puede lograr el líder construyendo sueños y esperanzas para crear y lograr un bien común alcanzable mediante el esfuerzo del trabajo en equipo. RESPONSABILIZAR : Esto implica que el líder debe otorgar y definir responsabilidades claras y específicas a su equipo para lograr los objetivos. Todos dependen de todos.

PERFIL DEL APRENDIZ SENA Libre Pensador: Con conciencia crítica, constructiva y respetuosa de las ideas propias y las de los demás. Con Capacidad Crítica: Que construye en sus críticas, un aporte a la solución delos problemas Solidario: Busca el bien y no solo el propio, se deja guiar por sus principios y valores, comprometido con la sociedad y el entorno, para que Colombia crezca a través de sus ideas, acciones y esfuerzos. Líder: Es aquel que se atreve a ser creativo e impulsar un cambio en busca de nuevos rumbos para transformar y mejorar una situación.

Visión: Tiene su visión puesta en el futuro y dirige sus energías hacia el cambio con una actitud proactiva y optimista; facilita el trabajo colaborativo, es capaz de enfrentar problemas complejos, ante los cuales no se muestra atemorizado, y tiene éxito al enfrentar los diferentes tipos de crisis (familiares, económicas, políticas, espirituales, etc.). Además de esto, es valiente, demuestra integridad y compromiso. Para actuar en ambientes de trabajo, de forma independiente o vinculada a una empresa, donde se generan situaciones imprevistas que requieren soluciones prácticas.

APRENDIZAJE AUTONOMO Cuando hablamos de aprendizaje autónomo nos referimos al grado de intervención del estudiante en el establecimiento de sus objetivos, procedimientos, recursos, evaluación y momentos de aprendizaje. En la práctica, en un programa educativo, no es usual que exista un grado absoluto de autonomía en dichos aspectos y posiblemente tampoco es muy aconsejable; sin embargo, la experiencia ha demostrado que cuando el estudiante tiene una mayor participación en las decisiones que inciden en su aprendizaje, se facilitan la motivación y efectividad en el proceso educativo.

METODO DE ESTUDIO 1. Utilización de tecnologías y la información de las comunicaciones. 2. Aulas móviles: Corresponde a un ambiente de formación que recorre diferentes regiones donde el SENA no tiene presencia física. 3. TV WEB: Emisión diaria de programas de formación complementaria atreves del canal institucional. 4. SENA Virtual: Formación complementaria con duración entre 40 y 200 horas las cuales se desarrollan 100% vía internet.

FUENTES DE CONOCIMIENTO Instructor: Constituye una fuente primaria de información, acompañante y facilitador del trabajo exploratorio que apoya con su experiencia los procesos de aprendizajeInstructor: Constituye una fuente primaria de información, acompañante y facilitador del trabajo exploratorio que apoya con su experiencia los procesos de aprendizaje Equipo de trabajo: Cada uno desempeña un rol fundamental en el proceso deconstrucción de experiencias nuevas a partir de la colaboración, y disposición a explorar y aprender.Equipo de trabajo: Cada uno desempeña un rol fundamental en el proceso deconstrucción de experiencias nuevas a partir de la colaboración, y disposición a explorar y aprender. Tics: Herramientas que facilitan las simulaciones de realidades, la búsqueda de información, la construcción de redes de comunicación, y el fomento a la no presencialita física para establecer contactos.Tics: Herramientas que facilitan las simulaciones de realidades, la búsqueda de información, la construcción de redes de comunicación, y el fomento a la no presencialita física para establecer contactos. Entorno: Ambiente en el cual se sumerge el Equipo de aprendizaje en conjunto con las Tics y los otros recursos y equipos físicos que soportan y facilitan los escenarios para consolidar los nuevos ambientes de aprendizaje.Entorno: Ambiente en el cual se sumerge el Equipo de aprendizaje en conjunto con las Tics y los otros recursos y equipos físicos que soportan y facilitan los escenarios para consolidar los nuevos ambientes de aprendizaje.

VIDEO. PERFIL APRENDIZ SENA:

GRACIAS..!