Curso procesos operativos para la clasificación y despacho de los envíos en Estación 3 de julio de 2013

Objetivo Brindar a los colaboradores de los Aliados Comerciales y Proveedores Logísticos que intervienen en los procesos logísticos, los procedimientos establecidos para la clasificación y despacho de los envíos en Estación, manteniendo los estándares de calidad y seguridad, y el cumplimiento de las normas legales vigentes que regulan la industria, para la prestación de un servicio ágil, seguro y a tiempo, de acuerdo con la promesa de servicio ofrecida a nuestros clientes

Objetivo La capacitación de procesos operativos en Estación aplica para los colaboradores de los Aliados Comerciales de Operaciones en Estación con cargos de Jefe o Coordinador, Supervisor y Auxiliar de Operación

Temas Clasificación y despacho en origen – Recepción de rutas – Captura de datos en estación – Clasificación y despacho Recuerda que estos procedimientos están documentados en el Manual PR NE 1003 PROCEDIMIENTOS GESTION LOGISTICA COURIER Y CARGA NACIONAL

Recepción de rutas

Recibir las rutas en la Estación Ubicar el vehículo o moto en el área indicadas para la entrega de envíos Entregar al auxiliar de operaciones, los documentos de envíos y los envíos y/o sacas transportadas Entregar Dinero de recolección en caja de la estación, entregar POD y envíos con incidencia Controlar Horario en el sistema al vehículo o moto a su llegada En caso de envíos sin guía etiqueta, realizar conteo físico de los envíos Entregar documentación al procedimiento de captura de datos (cuando aplique) y continuar el proceso En caso de envíos con guía etiqueta: dar lectura a los envíos en el sistema Colocar las piezas de los despachos en el lugar de acopio para clasificación. Courier Auxiliar Operaciones Estación/Aeropuerto Hacer control de cada una de las ordenes de trabajo asignadas en el sistema Cerrar las Ordenes de Trabajo Asignadas en el sistema Gestionar las incidencias presentadas en la recolección Archivar Ordenes de Trabajo Supervisor Estación/ Transporte El proceso de cuadre manual de caja para la recepción de dinero de recolección lo realiza el cajero Inicio Fin

Captura de datos en estación

Capturar datos en Estación Auxiliar Operaciones Estación(Digitador) Auxiliar Operaciones Estación (Etiquetador) Inicio Fin Recibir documentación de envíos sin guía etiqueta térmica Ingresar información de los envíos con formato de recogidas Envíos a procesar SIN archivo y SIN etiqueta laser Envíos a procesar con archivo Validar el archivo enviado por el cliente y cargarlo en el sistema Imprimir guía etiqueta Envíos a procesar SIN archivo y CON etiqueta laser hacer reetiquetaje Envíos con identificador se debe validar que la información coincida con la guía etiqueta Hacer lectura de los rótulos e imprimir guía etiqueta Adherir etiqueta al envío 1 1

Capturar datos en Estación Mínimo 30 envíos por archivo. Debido a que los clientes no cuentan con la impresión de las etiquetas con el tamaño de las etiquetas del producto intermedio, SOLO para el producto Intermedio, los clientes podrán enviar archivos con menos de 30 registros, y la Estación imprimirá las etiquetas pequeñas de Intermedio.

Clasificación y Despacho

Clasificar y despachar envíos En caso que no haya equipo de rayos X Verificar novedades extraordinarias con los envíos En caso que haya equipo de rayos X y se pueda utilizar, pasar los envíos por el equipo Si el envío es retenido por seguridad, se debe registrar la incidencia hasta solucionar el caso Si el envío requiere de repesaje, y se cuenta con equipo automático, realizar el procedimiento Si el envío requiere de repesaje, y NO se cuenta con equipo se debe medir el peso y dimensiones reales por envío e ingrear al sistema Clasificar por destino los envíos Generar por sistema los grupajes necesarios para cada consolidación Dar lectura a los envíos, colocar marbete y asegurar el grupaje con precinto Si requieren de colectores, elaborar consolidación de los despachos Asignar los grupajes y piezas al viaje a través del sistema de información Entregar al Courier las piezas y grupajes verificando la cantidad de acuerdo al Sistema de información, Auxiliar de Operaciones Estación Inicio Fin

Clasificar y despachar envíos Lineamiento específico: Las estaciones con máquina de repesaje automático serán dadas a conocer y actualizadas a través de notificaciones del área de Calidad. Lineamiento general: Si durante cualquier actividad del procedimiento se detectan envíos en mal estado, embalaje deficiente, con datos de destino incompletos, estos envíos se debe segregar como producto no conforme para su gestión con la oficina o ciudad de origen, con el cliente o ejecutivo de cuenta.

Clasificar y despachar envíos Lineamientos adicionales: Data Entry: Antes de guardar la información capturada del formato de recolección manual clientes corporativos deben de asegurase que es la correcta. Se están duplicando envíos con la misma referencia del formato de recolección quedando envíos ficticios en el sistema que aparecen en estado ORI e INCO. Producto 360: Los despachos se deben realizar en grupajes independientes debidamente marcados como 360 para poder segregar los envíos y hacer la guía 36R. Productos Premium: Los despachos se deben realizar en grupajes independientes D09, D12, DH, APO-APO, DPS (Deprisa Plus) debidamente marcados para cada destino. Horarios Fuera de corte: Envíos recibos por estación en horarios fuera de corte que no salgan a distribución por ingresar a estación posterior a la última salida a distribución, se registra incidencia como “envió programado para siguiente ciclo de entrega- código 4062”. Retornos por falta de tiempo: Envíos para destinatarios no visitados por los Courier tendrán prioridad de entrega al día siguiente, por ningún motivo se acepta la misma incidencia 2 días consecutivos.

Clasificar y despachar envíos Elaborar grupajes en sacas de seguridad azules: Se debe dar prioridad a los envíos identificados con este sticker, teniendo en cuenta su tamaño y peso. Si para la elaboración de un grupaje hay poca cantidad de envíos de seguridad, se debe introducir la mayor cantidad de envíos de acuerdo al producto (máximo 30 kg.) Esta prohibido despachar como pieza al descubierto envíos identificados con sticker de seguridad que por su tamaña, peso y volumen puedan ser introducidos en esta saca (celulares, portátiles, cámaras y agendas digitales, Iphone, entre otros) Para el cierre correcto de la saca el precinto debe pasar por los dos ojales y la cremallera. Esta prohibido hacer grupajes de seguridad independientes. Los grupajes se utilizan para consolidad los envíos que van dentro de una saca que tenga el mismo destino y producto. Para realizar grupajes en sacas de seguridad azules, tener en cuenta:

Clasificar y despachar envíos Elaborar colectores en sacas de seguridad amarillas o azules: Las sacas de seguridad amarilla y azules (con bolsillo exterior) tienen una cobertura nacional Para identificarlas de los grupajes, deben marcarse con la sigla respectiva para su apertura en los aeropuertos de conexión, por ejemplo, APA (PPN, PAM, ULQ, BGG, entre otros) La apertura de estos despachos colectores se hace en los aeropuertos, por lo tanto, no deben viajar entre las estaciones Para el cierre correcto de la saca el precinto debe pasar por los dos ojales y la cremallera. Se debe dar prioridad de embarque a los colectores, ya que dentro de ellos viajan varios grupajes para diferentes ciudades, los cuales conectan con poblaciones vía terrestre o aérea. Los despachos colectores son un mecanismo utilizado para transportar grupajes pequeños, que por su tamaño pueden extraviarse o sobrevolar.

Recepción de rutas terrestres – conexiones locales

Recepción de rutas terrestres y conexiones locales Courier Auxiliar Operaciones Estación/Aeropuerto Las incidencias presentadas durante el proceso tanto faltantes como sobrantes son gestionadas por el Gestor de incidencias asignado para la estación Ubicar el vehículo en el área indicada para la entrega de envíos Entregar uno a uno los envíos y/o grupajes transportados Registrar en el sistema los envíos y grupajes recibidos, verificando, su estado Generar listado de discrepancias en el sistema y verificar los errores presentados En caso de incidencias, registrarlas a través del sistema En caso de NO haber incidencias, continuar el proceso de clasificación y despacho Verificar y romper el Precinto de seguridad del camión y reportarlo en el sistema Inicio Fin

Recepción de rutas terrestres. Lineamiento específico Si durante cualquier actividad del procedimiento se detectan envíos en mal estado, embalaje deficiente, con datos de destino incompletos, estos envíos se debe segregar, incidentar en el sistema, para su gestión con la oficina o ciudad de origen, con el cliente o ejecutivo de cuenta. Lineamientos generales A través del menú Lecturas de llegada, selecciono el tipo de lectura "Apertura Precinto llegada vehículo", registro el número de precinto de acuerdo al viaje ingresando. Esta lectura hará el control horario de llegada del viaje de forma automática. En caso de que el precinto no corresponda y el sistema arroje un error al momento de la lectura del precinto, se debe hacer la observación correspondiente en el sistema y pedir autorización al supervisor de la base para abrir el vehículo y permitir el ingreso de los envíos. El registro de los envíos y grupajes recibidos, verificando, su estado se realiza a través del menú Lecturas de llegada, seleccionando el tipo de lectura “validación descargue arrastre", hacer lectura a cada una de las piezas y los grupajes ingresados Verificar el estado físico de los envíos y grupajes, precintos de seguridad, averías, signos de saqueo.

¿Preguntas?

Actividades finales 1. Evaluación del módulo – Cuestionario de preguntas 2. Evaluación satisfacción del programa