1 Funcionamiento de la cadena de aprovisionamiento Información para los usuarios de logística

2 Formularios de suministro para los usuarios de logística 1.Los 4 formularios 2.¿Quién utiliza los formularios? 3.¿Cómo se utiliza un formulario? Función y responsabilidades Frecuencia Cumplimentación y referencias Especificaciones técnicas Archivo 4.Conclusión

3 1. Los 4 formularios  Solicitud de compra (SC): se utiliza para lanzar cualquier tipo de compra (artículos/servicios/trabajo/ propiedad) A excepción de: ·Honorarios de los consultores o asesores (Contactar con la oficina central correspondiente para confirmar cómo solicitarlos) ·Tasas bancarias Que son las responsabilidades del Jefe de la Misión o del Administrador.  Nota de recibo (NR): se utiliza cuando una entrega de un proveedor se recibe sin la nota de envío  Orden de salida de stock (OSS): se utiliza para lanzar cualquier envío de existencias  Hoja de envío (HE): se utiliza para devolver material al almacén

4 2. ¿Quién utiliza los formularios?  Los formularios pueden utilizarse por todos los directores de programas y representantes de apoyo tanto en las bases como en la capital.  Todos los posibles usuarios deberán estar registrados en el Formulario de Firma Autorizada.

5 3. ¿Cómo utilizar un formulario?  Función & Responsabilidades  Solicitud de compra & Orden de salida de stock: El solicitante será responsable de enviar la solicitud solo cuando ésta sea pertinente. Además deberá asegurarse de que el departamento de logística reciba toda la información técnica necesaria. El Departamento de Logística se responsabilizará de los materiales o servicios distribuidos según los detalles facilitados por el solicitante. El Departamento de Logística no se hará responsable de los pedidos o entregas erróneos si el solicitante no facilitó todos los detalles. Sin embargo, el Departamento de Logística sí se hará responsable de notificar al solicitante si la petición resultara confusa. Si el solicitante no reflejara la descripción apropiadamente, el responsable de logística podrá invalidar la petición.  Nota de recibo & Hoja de envío: Cada rececpión directa de un proveedor deberá ir acompañada de una nota de envío. Si el proveedor no facilitara una nota de envío, el receptor deberá rellenar una nota de recibo. Cada vez que se devuelva material al almacén, este deberá ir acompañado de una nota de envío.

6 3. ¿Cómo utilzar un formulario?  Frecuencia  Solicitud de compra & Orden de salida de stock: -En cada base = Una solicitud por departamento por semana -De las bases a la capital = Dos peticiones al mes -De la capital a las sedes = Dos peticiones al mes La frecuencia mencionada dentro de la misión es orientativa y podrá ajustarse por el Coordinador de Logística según las necesidades operativas.  Seguimiento de pedidos, control de existencias o seguimiento de existencias: Estos documentos deberán enviarse por el Departamento de Logística a todos los solicitantes semanalmente. La frecuencia mencionada dentro de la misión es orientativa y podrá ajustarse por el Coordinador de Logística según las necesidades operativas.  Recomendamos encarecidamente reunirse una vez por semana con cada solicitante con el fin de: Recibir, controlar y validar los formularios de la semana (Los SC y OSS solo se enviarán vía ordenador, y una vez sean validados se imprimirán) Ofrecer una actualización de las peticiones anteriores Revisar la planificación del Proyecto de Peticiones y el Plan de Suministro.

7 3. ¿Cómo utilizar un formulario?  Cumplimentación y referencias  El solicitante deberá rellenar TODA la información tanto en los encabezamientos como en cada línea utilizada en el formulario. Si no se rellenara toda la información, el departamento de logística podría invalidar la orden.  Cada formulario va acompañado de unas instrucciones en las que se detalla la siguiente información: Cómo añadir una referencia (indispensable para que el departamento de logística pueda hacer un seguimiento) Cómo rellenar el formulario.

8 3. ¿Cómo utilizar un formulario?  Especificaciones técnicas  Para cada línea de un formulario, y especialmente para la Solicitud de compra, el solicitante deberá aportar todas las especificaciones técnicas. En los formularios simples, los detalles de las especificaciones técnicas están incluidos en la descripción En cualquier caso el solicitante deberá incluir, cuando sea necesario, todos los detalles técnicos: fotos...

9 3. ¿Cómo utilizar un formulario?  Archivo  Cada formulario cuenta con varias copias e instrucciones específicas para su archivo.  Una carpeta por Departamento o Servicio por tipo de formulario por año.  Los formularios se clasifican por orden cronológico.  El capítulo sobre Archivo del KitLog V3.0 resume todas las normas de archivo para cada formulario.

10 Para más información, contactad con vuestro gestor en el departamento de logística, desde donde se resolverán todas las posibles dudas. Por favor, recordad que el objetivo del Departamento de Logística es ayudar a los programas. Para recibir la ayuda adecuada, los usuarios de logística deberán colaborar respetando los procedimientos de este departamento. Gracias. 4. Conclusión