1 Lic. Norman Berríos Silva Director de Programa Sectorial I – DNDAAI CURSO TALLER:ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

OBJETIVOS 1. Lograr que los participantes cuenten con instrumentos teórico prácticos para el tratamiento técnico de los documentos de archivo 2. Conocer los aspectos básicos de la identificación, clasificación y ordenamiento de documentos y archivos. 3. Facilitar la localización de los documentos para la recuperación inmediata de la información

CONCEPTOS OPERATIVOS

AMPLITUD DEL CONCEPTO DE DOCUMENTO DOCUMENTÓLOGO Información para determinada materia MUSEOLOGO Objeto que puede exhibirse que lleva información HISTORIADOR Testimonio del pasado BIBLIOTECÓLOGO Mensaje cultural que se edita dirigido a varios usuarios JURISTA Texto con validez legal para probar un hecho ARCHIVERO Texto que surge del cumplimiento de funciones, de la tramitación ES DOCUMENTO LO QUE SE GRABA O FIJA EN UN SOPORTE PERDURABLE 4NBS

DIFERENCIA ENTRE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO Y DOCUMENTO BIBLIOGRAFICO Documento de ArchivoDocumento Bibliográfico Único fuente de primaria Forman Series Se genera en forma espontánea como testimonio del cumplimiento de sus funciones fuente secundaria de información. Forman Colecciones Son productos intencionalmente por un autor para su difusión

¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO? “Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad” (CIA )

ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO SOPORTE: Es la parte material o física (arcilla, madera. pergamino, lienzo, papel, película, disco, etc.) MEDIO: MEDIO: Es el vehículo de la información, utilizado para fijar el contenido (escritura, gráficos, colores, símbolos, notas musicales etc.) CONTENIDO: CONTENIDO: Es la información el mensaje (pago de impuestos, proyectos.)

. ¿Qué es el Tipo documental? Oficio Comprobante de Pago Legajo de personal Los tipos documentales se derivan de las funciones desarrolladas por los órganos de las instituciones. Cada función se traduce en uno o varios tipos documentales. se manifiesta en una diagramación, formato, la forma como se distribuye el contenido del documento.

Es la parte menor indivisible de una serie documental, que puede ser simple o compuesta. SIMPLE.-Formado por un tipo documental cuyo contenido mantiene una unidad de información: El oficio, la carta, el informe, la solicitud, el memorando, recibo, etc. COMPUESTA.-Formado por dos o más documentos o tipos documentales que se sustentan, cuyo contenido mantienen una unidad de información: El legajo de personal, el expediente, la historia clínica, etc. UNIDAD DOCUMENTAL O PIEZA DOCUMENTAL

UNIDADES DE ARCHIVAMIENTO – UNIDADES DE CONSERVACIÓN LEGAJO CAJA DE ARCHIVO CD, DVD, USB CAPETA O FOLDER DISCO DURO PAQUETE VOLUMEN SOBRE

UBICACIÓN TOPOGRÁFICA A F E D C B CUERPO NIVEL BALDA

Fases de los Archivos ARCHIVO HISTORICO ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO PERIFERICO ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO INTERMEDIO AGNAGN SIASIA SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

EL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS (SIA)  Es el archivo de la oficina o de la unidad productora de los documentos. Se forma mediante las acumulación cotidiana y organizada de los documentos.  Los documentos de este archivo permanecerán en él mientras se encuentren sin finalizar su trámite.

SE CONSTITUYEN POR RAZONES PRÁCTICAS DE CONSERVACIÓN Y USO DE LOS DOCUMENTOS: COMPLEJIDAD DE FUNCIONES UBICACIÓN GEOGRÁFICA NIVEL DE ESPECIALIZACIÓN ARCHIVO PERIFÉRICO

ES EL ARCHIVO ADMINISTRATIVO DE MAYOR NIVEL JERÁRQUICO DE UNA ENTIDAD, TIENE COMO FUNCIONES: Desarrollar los procesos técnicos archivísticos Planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas. Formular los documentos de gestión archivística Supervisar y asesorar los archivos periféricos y de gestión Promover la capacitación del personal que labora en los archivos Propiciar el uso de tecnología moderna ARCHIVO CENTRAL

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS 1. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Según el cual cada documento debe estar en su fondo de procedencia y los fondos de una misma procedencia no deben mezclarse con otros. Relación existente entre los documentos y las organizaciones o personas físicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de su propia actividad

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS 1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL L os fondos deben conservar o recibir la clasificación correspondiente a las estructuras administrativas internas del organismo que los ha creado o a las actividades desarrolladas por las personas o entidades.

TIPOS DOCUMENTALES

Área de Bienes - Orden de Compra - Orden de Servicio - Pedido Comprobante de Salida - Nota de Entrada al Almacén - Inventario Físico

TIPOS DOC. (EXPEDIENTES) Historia Clínica Legajo de Personal Comprobante de pago Resolución Directoral Licitación Eliminación de documentos

EL EXPEDIENTE COMO UNIDAD DOCUMENTAL

Se forma mediante la agregación sucesiva de diferentes tipos documentales. Los documentos se deben ordenar y foliar siguiendo la cronología de los hechos El expediente

25 Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

El documento de apoyo informativo es recogido para informar sobre un asunto concreto nos sirve de apoyo a la gestión. Éstos documentos no son documentos de archivo DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO 26

INTANGIBILIDAD DE LOS EXPEDIENTES 1.Obligación de mantener la intangibilidad material de los actuados administrativos es decir de los expedientes y por extensión a los registros y archivos sin variar su foliación. No pudiendo introducirse enmendaduras, alteraciones, entrelineados ni agregados en los documentos, una vez que hayan sido firmados por la autoridad competente. 2. Los documentos ingresados, forman parte de su acervo documentario, por lo cual no deberán de salir de la institución, salvo que sea requerido por alguna entidad que tenga facultad para ello. deberá registrar la salida del documento. 27

FUNCIONACTIVIDADES TIPO DOCUMENTAL ADMINISTRAC. DE RECURSOS HUMANOS  Control de asistencia, permanencia y puntualidad.  Evaluación del comportamiento laboral.  Capacitación de personal.  Escalafón T Reporte de Ingreso y Salida. Papeleta de Permiso Registro de Refrigerio Rol de vacaciones. Evaluación Semestral, Anual Programa Semestral de capacitación. Programa de Charlas Legajo de Personal 28

29 La doctora Vicenta Cortés definió el tipo documental como "el número y disposición de los elementos de la información que corresponden a la actividad que lo ha producido". Incluso su nombre, para ella, se deriva de esa actividad, como por ejemplo "informe" procede de la acción de "informar". Informar= Informe Oficiar= Oficio Solicitar= Solicitud Ordenar disponer= memorando Comprobar el pago= C. de pago Supervisar archivos=S. de Arch. Identificar al trabajador=Legajo de personal. TIPO DOCUMENTAL

Aprueba la Directiva Nº 005 – 2008 –AGN /DNDAAI, Normas para la foliación de los documentos de los archivos integrantes al Sistema Nacional de Archivos. Resolución Jefatural Nº AGN/J 30

FOLIACION DE DOCUMENTOS La foliación se realizará de adelante hacia el final, de tal manera que la primera hoja del escrito y demás hojas serán foliadas en forma correlativa y por estricto orden cronológico, formando con todos ellos un solo cuerpo. El número asignado a cada folio deberá escribirse de manera legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes, sellos originales, etc

TOMO III TOMO II TOMO I Exp EXPEDIENTES CON MÁS DE 200 FOLIOS Exp

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS Base para la toma de decisiones en la Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura CLASIFICAR ORDENAR SIGNAR

CLASIFICAR.-Es separar o dividir un conjunto de elementos en clases o grupos susceptibles de subdivisiones. Debemos distinguir dos grandes bloques de documentos: Aquellos que se reciben y generan con interés informativo Aquellos que se derivan de las funciones y actividades de la oficina.- Generalmente forman expedientes, se caracterizan por ser únicos, son aquellos que forman las series documentales de la oficina Organización de documentos

ORDENAR.-Es unir y relacionar los elementos de cada grupo, mediante el sistema más conveniente. Ordenamiento alfabético.- Consiste en la utilización del alfabeto, como criterio para la ordenación. Ordenamiento numérico.- Se utiliza el número correlativo para la ordenación de expedientes. Ordenamiento cronológico.- Es aquel en el que se utiliza la fecha de tramitación del documento. Organización de documentos

SIGNAR.-Es asignar símbolos de codificación. Sistema convencional establecido por la entidad, pueden ser letras o números o la combinación de ambos para su identificación. Dichos símbolos representan a los nombres o títulos facilitando su inmediata localización. Ejemplo: OFICINA CENTRAL DE SERVICIOS GENERALES SEGE/03 GERENCIA DE PERSONAL PERS/01 SECCIÓN ORDEN DE LA SERIE PRIMERA SERIE DE PERSONAL SECCIÓN PERSONAL Organización de documentos

La serie documental, es el conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo asunto o el mismo tipo documental y que por consiguiente, son archivados, usados o eliminados como unidad. Personal Legajos de Personal PEREZ JUAN ¿Qué es la serie documental ?

CONJUNTO DE TIPOS DOCUMENTALES PRODUCIDOS POR UN SUJETO EN EL DESARROLLO DE UNA MISMA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA, REGULADO POR LA MISMA NORMA JURÍDICA Y/O PROCEDIMIENTO. SE DENOMINA POR LO GENERAL EN PLURAL PLANILLAS ACTAS INVENTARIOS ¿Qué es la serie documental ?

La sección y las series documentales PERS/00 PERSONAL 01. Cuadro de asignación de personal 02. Presupuesto analítico de personal 03. Legajos de personal 04. Licencias 01. Con goce de haber 02. Sin goce de haber 05. Planillas de pago (copia) 06. Correspondencia

MODELO DE CUADRO DE CLASIFICACION CONT/00 CONTABILIDAD 01. Auxiliar Standard 02. Libros Contables 01. Diario 02. Mayor 03. Caja Bancos 03. Balance 01. General 02. Comprobación y Estados Presupuestarios 03. Constructivo 04. Evaluación Física Financiera

ADMINISTRACION AUDITORIA INTERNA PLANIFICACIÓN ARCHIVO CENTRAL IMAGEN INSTITUCIO NAL El fondo documental es el conjunto de toda la documentación que produce una entidad. Se denomina con el nombre de la institución HOSPITAL DOS DE MAYO ¿Qué es el fondo documental ?

42 OFICIO INFORME DIAGNÓSTICOOFICIO SUPERVISIONES NORMAS ARCHIVÍSTICAS ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN FUNCIÓN:Supervisar los archivos integrantes del SNA TIPO DOCUMENTAL. SERIE SECCIÓN FONDO Las agrupaciones documentales

ADMINISTRACION ADMI/00 CONTROL INSTITUCIONAL COIN/00 PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO PLAP /00 ARCHIVO CENTRAL ARCE/00 IMAGEN INSTITUCIONAL IMIN/00 TESORERIA TESO/00 RECURS OS HUMAN OS CONTABILIDAD CONT/00 FONDO DOCUMENTAL SECCION O ASUNTO PRICIPAL SERIES DOCUM. LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES

EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

EL CUADRO DE CLASIFICACION Es el primer instrumento de descripción que refleja la estructura de un archivo con base en el organigrama funcional en relación a las atribuciones y competencias de cada dependencia o entidad productora. 45

ESTRUCTURA DEL CUADRO DE CLASIFICACION 1.- DENOMINACIÓN DEL FONDO 2.- DENOMINACIÓN DE SECCIONES 3.- DENOMINACION DE SERIES, y sub SERIES 46

PAUTAS PARA LA FORMULACION DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN SE ELABORA POR CADA UNIDAD ORGÁNICA (SECCIÓN). PROCEDIMIENTO GENERAL: Determinar las funciones y actividades que desarrolla la unidad orgánica. Establecer un esquema de acuerdo a la estructura orgánica. Denominar la serie documental priorizando el asunto que trata o el tipo documental. Codificar la sección. Codificar la serie en forma correlativa. Nota.- de existir series que se repiten debe aclararse en que unidad orgánica se encuentra la copia

. ¿Cuales son las Ventajas del Cuadro de Clasificación? VENTAJAS DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Facilita la distribución de los documentos en las series y sub-series Facilita la distribución de las series documentales en las secciones Permite la adecuada instalación de las unidades de archivamiento en los diferentes niveles de archivo. Sirve como base para el desarrollo de las diferentes etapas del proceso archivístico.

MUCHAS GRACIAS