Gestión de Operaciones CEMA – MADE Semana 10 Tablero de Comando en Operaciones

2 De lo operativo a lo Estratégico Organizar –conjunto de actividades desarrollo de la estructura metodologías de trabajo Operar –actividades generadores de resultados Dirigir –actuar sobre la organización la operación

3 Mercado Laboral Provee dores Clientes Organi zación Personas Organizar Estructura Recursos Operar Producto / Servicio Dirigir Sobre En Resultados de la Empresa Accionistas

4 Desarrollo Empresario y Posibilidad de Mejora Entorno Elementos Organizacionales Cultura

5 Planeando con el lado izquierdo y Gerenciando con el derecho – Henry Mintzberg Lógico Lineal Secuencial Argumental Analítico Explícito Intuitivo Simultáneo Relacional Visual Casuístico Implícito Izquierdo Derecho El Cerebro

6 Liderazgo Visión Estratégica Capacidad de transmitir la visión Conferir poder Dirección y Gestión Innovadora Manejo del cambio y la Complejidad

7 Dirección del Cambio De afuera hacia adentro De arriba hacia abajo

8 Misión Empresaria Ejemplos –Walt Disney: hacer feliz a la gente –Mary Kay Cosmetics: dar a las mujeres oportunidades ilimitadas –3M : solucionar de manera innovadora los problemas no resueltos –Cargill : mejorar el estándar de vida de todo el mundo –Microsoft: poner una computadora en cada escritorio y en cada hogar

9 Perspectivas Estratégica Directiva Operativa Impacto en la misión Impacto en los resultados empresarios Impacto en los procesos

10 Primeras Conclusiones Efectividad directiva –Liderar –Gestionar –Obtener Resultados –alineados –medibles –comunicables tecnología indicadores

11 Elección de la Estrategia COHERENCIA Instrumentos Madurez del Estilo de Dirección

12 Madurez Empresaria Profesionalización de los Directivos Conocimiento –Empresa –Negocio Sistemas formales de direccción Decisión de invertir –tiempo –esfuerzos –recursos en sistemas directivos

13 En busca de la madurez Elementos Organizacionales Características más comunes El cambio se dirige hacia VisiónFinancieraMisión Estilo DirecciónOperativaEstratégica Sistemas DirecciónInformalesFormales EstructuraFuncionalIntegrada Información sistemas TransaccionesEjecutivos Baja Alta

14 Caminos hacia la madurez 1.Incorporar sistemas de dirección formales que faciliten la delegación 2.Llevar a cabo proyectos de cambio cultural 1.Calidad 2.Empowerment 3.Diseñar la organización para balancear y complementar las visiones directivas y profesionales

15 Proceso directivo Diagnosticarevaluar juzgar una situación Decidiroptar por una alternativa Planearelegir el futuro deseado y el mejor modo de alcanzarlo Controlarasegurar el rumbo para alcanzar los objetivos

16 Proceso de Madurez Actividad Perspectiva DiagnosticarDecidirPlanearControlar Operativa Directiva Estratégica

17 Estrategia Deliberada Proceso desarrollo y resultado estratégico Estrategia Intentada Estrategia no realizada Estrategia emergente Estrategia Real

18 Consideraciones En los procesos estratégicos han sido útiles para la implementación los sistemas de medición de performance

Ayudan a la madurez de la Organización Permiten un mejor conocimiento de la situación Focalizan los esfuerzos en las “áreas clave” Integran y consolidan los resultados Realimentan la Función de Planeamiento Detectan oportunidades Permiten tomar mejores y más oportunas decisiones Sistemas de Inteligencia del Negocio

Tablero de Comando “Es una organización sistemática de las informaciones, destinadas a facilitar el ejercicio de las responsabilidades dentro de la Organización” Está estructurado bajo el concepto de responsabilidad por los resultados Es una síntesis de las actividades que se controlan Refleja la estructura de la organización y el grado de descentralización

21 Tipos de Tablero Tablero de Control Integral Agrupa la información más relevante de las tres perspectivas anteriores destinado a la Alta Dirección Tablero de Control Estratégico Brinda información interna y externa respecto al posicionamiento y el largo plazo Tablero de Control Directivo Monitorea los Empresa en su conjunto y de las diferentes “áreas clave”. Resultados internos a corto plazo Tablero de control operativo Permite el seguimiento del estado de situación de un sector o proceso para tomar medidas correctivas

Indicadores Objetivos Tolerancias Alarmas Acciones Compromisos Tablero de Comando

Dinámico Proactivo En tiempo real Que habilite a tomar decisiones oportunas Sintaxis para los niveles directivos Específicos para los niveles operativos Diseño Uniforme Características Deseables

Orientada a los objetivos Relevante Confiable Oportuna Integrada Clara e inequívoca Rápida realimentación Atributos de la Información

25 Información que provee  Estructural  Situacional  Evolutiva

Indicadores: índices expresados en su unidad de medida Frecuencia:diaria, semanal, mensual Apertura: cómo se piramidan para acceder a su desagregación Alcance: mensual, acumulado Base de Comparación Historia / Tendencia Parámetro de Alarma Gráfico Responsable del monitoreo Sistematización del Tablero de Comando

27 Tecnología de Información y Tablero de Comando Fáciles de comprender para presentarlos en reuniones de análisis o discusión Permite ser compartido y discutido con rapidez Permite evaluar los escenarios asociados con los planes de acción sugeridos

28 A partir de Objetivos estratégicos –Rentabilidad –Liderazgo –Calidad de Servicio –Productividad –Recursos Humanos Determinar : Areas / subáreas clave –Estructura Organizacional –Secuencia de Procesos Tablero de Comando- Fase de Diseño 1

29 Indicadores clave o factores críticos de éxito –Funciones o relaciones que miden el cumplimiento de los objetivos estratégicos enunciados –Apertura o clasificación por sectores / causas / responsables Forma de cálculo –Orígen de la información (quién provee) –Datos a procesar (qué, cuáles ) –Procedimiento a utilizar ( cómo ) –Frecuencia de información (cuándo) Tablero de Comando- Fase de Diseño 2

30 Establecer la base de comparación –Estándar de referencia –Base para el cálculo de variaciones Determinar puntos de alarma –Formas de aviso cuando la tolerancia establecida ha sido superada Mostrar tendencias Indicar planes de acción Tablero de Comando- Fase de Diseño 3

31 Mas importante que hacer las cosas como se debe, es hacer las cosas que deben hacerse

32 1.-Transporte Interno 2.-Procesos 3.-Empaque4.-Stocks

33 3.-Empaque Productividad [unidades/hora] Scrap Mat Empaque dia acumu % año ant % acum Tableros de Comando en Operaciones

34 Cualidades de Resultados Satisfactorios Consistencia - Invariabilidad - Predictibilidad REAL- ESTÁNDAR= VARIACIONES INSUMOSPROCESOS EQUIPOSPERSONAL ViVp Vrh Ve Vtotal V= variabilidad de los factores Aplicación Ciclo Deming Plan Hacer MedirActuar ENTORNO Ve

35 Ejemplo 1 Factores Críticos de éxito ResultadoEstándarVariaciónPeríodosTendencia Presupuesto Baja % entregas en tiempo 98 % 99 % - 1 % 5 Mantiene % reclamos 3 % Mantiene % scrap 1.5 % 0.5 % +300 % 3 Alza

36 Organización S.A.- Piramidación Estructura e índices

37 Ejemplo 2 Responsable F.C.E. Responsable F.C.E.ResultadoMetaPeríodo Tendencia N.O.Pino% scrapJ.P % scrap manipuleo G.B. % scrap carga N.A. % scrap transporte G.D. % scrap descarga A.Vatido % devolución B.M. % insatisfacción uso C.G. % no coincide con folleto S.S. % bajo contenido llenado C.A. % producto interior roto Positivo Negativo Nivel 3Nivel 4

38 Indicadores

39 Interfases – Arquitectura técnica Procesos de interfase Tecnologías Pantallas Navegación Selección Aperturas

40  1.- Designación del grupo de implantación  2.- Validación del diseño del tablero de comando con criterio: costo / beneficio.  3.- Desarrollo o adquisición del software apropiado  5.- Puesta en marcha del Plan de Comunicaciones  Documento inicial  Reuniones por niveles de responsabilidad en cascada  Recoger comentarios  Dar respuesta a inquietudes Tablero de Comando- Fase de Implantación 1

41  5.- Plan de Puesta en Marcha a nivel organización o por etapas  5.1.-Tareas, actividades,secuencia y recursos  Responsables  Fechas de cumplimiento  Rutina de información:  controla  autoriza  participa  debe ser informado quién Tablero de Comando- Fase de Implantación 2

42  6.- Ejecución del Plan de Puesta en Marcha  7.- Monitoreo de los resultados obtenidos y sus efectos  identificación de causas de desviaciones  planes de remoción de causas de problemas  planes de mejora  8.- Evidencia de los comportamientos positivos  9.- Alerta a los cambios de las condiciones iniciales e introducción de modificaciones consecuentes Tablero de Comando- Fase de Implantación 3

43 Ejemplo FCE 1 - Productividad RANGOS DE ALARMA

44 Ejemplo FCE 2 - Proveedores RANGOS DE ALARMA

45 Ejemplo FCE 3 - Inventarios RANGOS DE ALARMA

46 RANGOS DE ALARMA Ejemplo FCE 4 - Distribución

47 Tablero de Comando Balanceado

48 Introducción al Tablero de Comando Balanceado 1 Visión Estratégica de la Información –Necesidades de la Organización –Desarrollo de Acciones –La Información como sistema de inteligencia del negocio Tablero de Comando Balanceado –Herramienta avanzada creada por R.Kaplan y D.Norton –Convierte la visión futura de la empresa en objetivos tangibles para su medición consecuente –Representa un balance entre las mediciones hacia el exterior de la organización: sus clientes, y las internas: procesos críticos, aprendizaje y desarrollo

49 Visión Futura Estrategia Tablero de Comando Balanceado Medición Realimentación Aprendizaje Comunicación Planeamiento Objetivos Introducción al Tablero de Comando Balanceado 2

50 Clientes Procesos Internos Tablero de Comando Balanceado Financiera Aprendizaje Crecimiento Introducción al Tablero de Comando Balanceado 3 Perspectivas

51 Financiera Aprendizaje Crecimiento Clientes Procesos Internos “Si logramos aprender más de nuestros procesos” “Nos permitirá mejorarlos” “Esto provocará un efecto positivo en nuestros clientes “Y mejores resultados para nuestra organización” Introducción al Tablero de Comando Balanceado 4 Relación causa - efecto

52 Nueva forma de pensar Concentra en la visión futura Influencia en la comunicación Indicadores del Tablero como apoyo a la Estrategia Discusión esencia proceso Contribución individual al resultado Valor en el efecto producido Beneficios de su Aplicación

53 Plan de Acción Factores Críticos de Exito Perspectivas Indicadores Estratégicos Visión Futura “¿Cuál es nuestra visión del futuro? “Si nuestra visión tiene éxito, ¿en qué seremos diferentes? “¿Cuáles son los factores críticos de éxito para alcanzar nuestras metas estratégicas?” “¿Cuáles son los indicadores críticos que indican nuestra dirección estratégica?” “¿Cuál tendría que ser nuestro Plan de Acción para tener éxito?”

54 Mapas Estratégicos Arquitectura que describe la estrategia y brinda el marco para su gestión Refleja el proceso de transformación –de activos intangibles conocimientos experiencias habilidades –a resultados tangibles Relaciona los resultados deseados con los inductores que los generan

55 Metodología del Relevamiento Análisis dinámico de la Información Inmersión en la Operación Comprensión Global del Negocio Informes Observaciones Visitas Entrevistas

56 FINANCIERA ROCE CLIENTE Lealtad Cliente Entrega en Tiempo INTERNA Procesos CalidadTiempo Negocio ProcesosCiclo APRENDIZAJE Crecimiento Habilidades Personal Relaciones Causa Efecto Perspectivas

57 De la estrategia a la Acción

58 Generación de Indices - Modelo RUBRODESARROLLO INDICESiglas y denominación PROPOSITOObjetivo de la Medición CALCULOFórmula a utilizar para obtener el Indice CARACTERISTICAS DEL INDICE Qué información brinda la evolución del índice FRECUENCIAPeríodo de Revisión ORIGEN DE LOS DATOSArea / archivo / sector donde pueden obtenerse los datos necesarios PRESENTACIONPeríodos que cubre Gráficos auxiliares OBSERVACIONESComentarios o consideraciones

59 PERSPECTIVA:FINANZAS ITCB: 9

60 Financiera Procesos y Proveedores Personal Cliente Innovacion y Desarrollo Periodo Actual Objetivo ABB TABLERO DE COMANDO BALANCEADO File Ir a Periodo Actualizar ?

61 79% Procesos y Proveedores Visión Plan de Acción Periodo Actual Objetivo ABB TABLERO DE COMANDO BALANCEADO File Ir a Periodo Perspectiva Actualizar ? Se ha desarrollado un flujo de Tareas orientado a que la Organización tome sus decisiones Localmente Uso de un lenguaje común Se promueve la rotación de puestos Crear objetivos orientados a Equipos de Trabajo

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63 Mobil NAM&R

64 Plan de Implantación - Sistemas GENERACION1RA Generación Generación del Usuario 2DA Generación Sistema ejecutivo de Información 3RA Generación Modelos de Simulación Propósito Presentación amigable Fácil acceso Compara unidades en el tiempo Idem 1RA Recolección automática de datos de diferentes fuentes Simular el desarrollo de la organización con hipótesis y datos históricos Características Datos de diferentes fuentes Textos y gráficos presentados conjuntamente Acceso a info. Interfase usuario Almacén de datos Comparación entre índices Hipótesis de relaciones causa-efec Simulación de diferentes alternativas estratégicas Ejemplos Visual Basic Excel Access OLAP “On line analytical processing” Stella Ithink

65 Aprobación Difusión Desarrollo Sistema Primer Tablero Comando Implementación Desarrollo Herramientas avanzadas de medición Tablero Comando Avanzado