24 de septiembre de 2008 IV JORNADA DE PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS COLEGIOS PROFESIONALES DE LA COMUNIDAD DE MADRID Ana Alfaro Cueto Consultor de Protección de Datos Ana Alfaro Cueto Consultor de Protección de Datos

Introducción Misión del COFM Objetivos Acreditaciones La protección de datos en el COFM: Fases Barreras y beneficios en la implantación de la LOPD y RD Implantación de la LOPD en el COFM Otras actividades realizadas por el COFM Conclusiones Cierre Índice

El Colegio Oficial de Farmacéuticos (COFM) es la agrupación de todos los licenciados en Farmacia que tengan su domicilio profesional en su ámbito territorial. El COFM apuesta decididamente por la excelencia, tratando de conseguir la plena satisfacción de los farmacéuticos y otros usuarios de nuestros servicios a través, principalmente, de las mejoras en la gestión de los recursos y de los procesos, lo cual permite una mejora permanente de nuestros resultados. El COF de MADRID consciente de la obligación de cumplir con la normativa vigente en todos los ámbitos de su actividad, ha venido desarrollando desde 1994 la implantación de las medidas de seguridad exigidas en la Ley de Protección de Datos y en sus Reglamentos de desarrollo en todos los departamentos colegiales. Introducción

Misión del COFM  Velar por la satisfacción de los intereses generales relacionados con el ejercicio de la profesión farmacéutica.  La representación exclusiva de la profesión, en el ámbito de su competencia.  La defensa de los derechos e intereses profesionales de los colegiados.  La ordenación del ejercicio profesional para el logro del mayor prestigio de la actividad farmacéutica.  La mejora permanente de los niveles cultural, científico, económico y social de los colegiados, a cuyo efecto podrá promover y fomentar toda clase de iniciativas y desarrollar los sistemas idóneos de previsión y protección social.

Objetivos del COFM en materia de protección de datos Cumplir con la normativa legal. Prestar un servicio de calidad a la profesión farmacéutica, Administración pública y al ciudadano. Asesorar y planificar las medidas de seguridad que se deben adoptar en el desarrollo de nuestras funciones y las del farmacéutico y, en caso necesario, llevar acciones correctivas y de mejora. Exigencia de superación como un factor clave en nuestra gestión. Dar ejemplo a nuestros colegiados. Voluntad de mejora dentro de la organización. Mejorar nuestra imagen.

Acreditaciones Entre sus acreditaciones y reconocimientos más significativos el COFM cuenta con los siguientes: -Certificado en calidad según la Norma UNE EN ISO 9001: Miembro de AENOR. -Miembro de AEC. - Marca Madrid Excelente. En el año 2008: -Certificado en medio ambiente según la Norma UNE EN ISO 14001: Memoria de Sostenibilidad COFM según Gri.

La protección de datos en el COFM: Fases Año: 1994MES FASE Implantación de protección de datos en el COFM Año: 2004MES FASE Creación departamento de protección de datos 3. Estructura y elaboración de la documentación 4. Implantación del servicio de protección de datos a las farmacias Año: MES FASE Nuevas implantaciones y Seguimiento del servicio Año: 2008MES FASE Adaptación al nuevo Reglamento COFM-FARMACIA

Beneficios y barreras en la implantación de la LOPD y RD BENEFICIOS Cumplimiento de la legislación aplicable en PD Mayor formación del personal Mejora del servicio al cliente Incremento de la satisfacción de los clientes Mejora de la documentación Mejora de la imagen de la empresa Mayor concienciación en el tratamiento de los datos personales BARRERAS Falta de motivación de los empleados Falta de compromiso de la dirección Percepción de mayor carga de trabajo Exceso de papeleo que puede crear una estructura más burocrática Falta de tiempo Desconocimiento de la normativa Dudas en la interpretación de la nueva normativa Objeciones a las nuevas medidas de seguridad

Implantación de la LOPD en el COFM  Formación de los empleados a todos los niveles  Información disponible en página web  Intranet colegial  Charlas informativas con los distintos departamentos  Jornadas de sensibilización dirigidas al colectivo farmacéutico, etc.  Mayor conocimiento.  Mayor concienciación.  Mayor cumplimiento. Plan de comunicación: Desde la Subdirección General de Desarrollo Corporativo, a la que pertenece este departamento, se quiere transmitir, tanto a los empleados del COFM como a los farmacéuticos, la importancia de cumplir con esta normativa. Para ello se diseñó un plan de comunicación dentro del cual caben destacar las siguientes acciones realizadas:

Implantación de la LOPD en el COFM (Cont.)  Inscripción de ficheros Ficheros públicos AÑO 2004 Expedientes deontológicos Peritos judiciales Colegiados AÑO 2008 Sociedades profesionales Profesionales sanitarios Ficheros privados AÑO 1994 Colegiados, Nóminas del personal del COFM AÑO 2001 Agenda Análisis de aguas Análisis toxicológicos Bolsa de empleo Control de presencia Formación Recursos humanos Registro de documentos AÑO 2005 Asesorías técnicas Programa Calidad y Farmacia Servicios de protección de datos AÑO 2006 Actos culturales Atención a clientes AÑO 2008 Vídeovigilancia Contabilidad y fiscalidad Colegiados-Servicios

Implantación de la LOPD en el COFM (Cont.)

 Contraseñas: Como consecuencia de la implantación en el COFM de la norma ISO de Seguridad de la Información, hemos aplicado políticas de seguridad de mayor robustez, entre otras: Sistema de asignación de contraseñas de los usuarios utilizando meta caracteres, dificultando así su desencriptación.  El Control biométrico de huella para acceder al CPD.  Firma de documento de confidencialidad de todos los empleados.  Actualización de datos (art. 4 LOPD). Envío periódico de cartas a colegiados con sus datos actuales y formulario para correcciones, incluyendo sobre prefranqueado para remitir al Colegio.  Creación de una aplicación informática para realizar el informe del control de accesos del departamento de laboratorio.

Implantación de la LOPD en el COFM (Cont.)  Fuente de acceso público: Publicamos en la página web del COFM un listado de nuestros colegiados resaltando aquellos que han ejercitado su derecho de oposición a envíos publicitarios o prospección comercial (art. 28 LOPD).

Otras actividades realizadas por el COFM  Participación por parte del COFM en el IV ENCUENTRO DE MEJORES PRÁCTICAS DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS EUROPEAS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS.  Servicio de protección de datos implantado a 421 farmacias y 21 establecimientos sanitarios.  Receta Electrónica: En el año 2007, el COFM ha presentado un proyecto piloto de dispensación de Receta Electrónica para las farmacias de la Comunidad de Madrid. En este proyecto se probó el funcionamiento completo de las tecnologías implantadas, tanto de las líneas de comunicaciones entre el Centro de Salud y la farmacia, como del cifrado de los datos, la firma electrónica del farmacéutico y la tarjeta sanitaria del paciente.

Otras actividades realizadas por el COFM (Cont.)  Hemos elaborado una guía para las farmacias donde, de forma sencilla, se recogen las medidas de seguridad que debe cumplir todo el personal.

Conclusiones La implantación de la LOPD:  Nos ha servido para ser conscientes de la importancia de proteger los datos personales que tratamos, como un derecho fundamental, y para adquirir conciencia del uso que dan terceros a nuestros propios datos.  Nos anima a seguir mejorando en el desempeño de nuestras funciones, trabajando con todos los departamentos del COFM y con las farmacias.  Nos ha garantizado: CALIDAD Procedimentando nuestra actividad SEGURIDAD Permitiendo sólo a las personas autorizadas el acceso a los datos IMAGEN Cumpliendo con la normativa CONFIANZA Entre el personal del COFM y nuestros colegiados

Cierre El Colegio Oficial de Farmacéuticos de Madrid agradece a la APDCM su invitación a participar en esta Jornada, al igual que su ayuda para resolver en todo momento cualquier duda surgida en la interpretación y aplicación de la normativa. Asimismo manifiesta su intención de seguir colaborando en todo lo que requiera esta Agencia.