Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 1 CONSULTAS FRECUENTES EN EL ÁMBITO DE LOS COLEGIOS PROFESIONALES IV.

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1 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 1 CONSULTAS FRECUENTES EN EL ÁMBITO DE LOS COLEGIOS PROFESIONALES IV Jornada de PROTECCIÓN DE DATOS EN LOS COLEGIOS PROFESIONALES Comunidad de Madrid Emilio del Val Puerto Subdirector General de Inspección y Tutela de Derechos Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid www.apdcm.es

2 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 2 Declaración de ficheros y responsabilidad ¿Qué ficheros deben declarar los Colegios Profesionales de la Comunidad de Madrid? ¿Pueden crearse y utilizarse ficheros que contengan datos de carácter personal sin que se haya publicado la disposición en la que se crean? La naturaleza de los ficheros de los Colegios Profesionales ¿es pública o privada? ¿En qué Registro deben inscribirse estos ficheros? ¿Cuándo debe considerarse a un fichero de un Colegio como de carácter público, quedando sometido al control de la APDCM?

3 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 3 Naturaleza de algunos ficheros Naturaleza de algunos ficheros: –Fichero sobre “Mediación” como Registro Auxiliar. –Sociedades Profesionales: Tipo de fichero, posibles exclusiones, socios que no sean profesionales. –Fichero relativo a “Registro de Profesionales Sanitarios” del Colegio de Psicólogos. –Fichero sobre “Obligaciones corporativas cuotas”. –Fichero sobre “Turno de Adopciones Internacionales”. –Fichero de “Listado de colegiados”. –Fichero CAYPAM del Colegio de Médicos de Madrid.

4 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 4 Derechos de los colegiados y deber de información (I) ¿Cómo se puede dar cumplimiento al deber de información al colegiado que establece la LOPD, con carácter previo a la recogida de sus datos? ¿Qué información ha de incluirse en los impresos utilizados por los Colegios Profesionales para la recogida de datos de carácter personal? ¿Cómo puede un colegiado conocer la información que de él mismo tiene su Colegio Profesional? ¿Es posible denegar el ejercicio del derecho de acceso que la LOPD reconoce a los ciudadanos por la dificultad o el elevado coste que puede suponer su ejercicio al Colegio Profesional?

5 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 5 Derechos de los colegiados y deber de información (II) ¿Puede un colegiado oponerse al tratamiento de sus datos por parte del Colegio? –Regla general. –Oposición a la publicación en la Web institucional del Colegio. ¿Procede la cancelación automática de los datos ante la solicitud de baja del Colegiado?¿Y la cancelación de los datos bancarios? Consentimiento informado en la grabación de conversaciones telefónicas.

6 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 6 Calidad de datos ¿Qué datos pueden recogerse para el ejercicio de una determinada actividad por parte del Colegio Profesional? ¿Los datos recogidos para una determinada finalidad pueden utilizarse para cualquier otra que se plantee a posteriori? ¿Puede utilizarse el dato del teléfono móvil para la remisión de mensajes de texto vía SMS? ¿Qué clase de información debe incluirse en los correos electrónicos que envíe el Colegio Profesional?

7 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 7 Cesiones de datos (I) ¿Qué requisitos hay que cumplir para entregar datos personales a entidades financieras para gestionar pagos y cobros del C.P? ¿Pueden los candidatos a la Junta de Gobierno de un C.P. disponer del listado de colegiados a fin de realizar publicidad de su candidatura? ¿Se puede facilitar a los candidatos de un proceso electoral el censo electoral con determinadas características de los censados y sus direcciones de correo electrónico?

8 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 8 Cesiones de datos (II) ¿Puede un Colegio Oficial informar a los ciudadanos sobre las sanciones disciplinarias firmes no canceladas impuestas a profesionales colegiados? ¿En su caso, en qué condiciones?: –Facilitando los datos relativos a la mera sanción o también el relato de los hechos. –Publicando en la Web o en la revista del Colegio Oficial esta información. –Incluyendo el dato en el “Listado de Profesionales” de acceso público. ¿Puede un C.P. comunicar a la Admón. Pública de la Comunidad de Madrid la resolución sancionadora recaída sobre un profesional que ejerce su actividad al servicio de dicha Administración? ¿Puede un Colegio Profesional facilitar a un colegiado las direcciones de correo electrónico de todo el colectivo de colegiados?

9 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 9 Cesiones de datos (III) ¿Debe un C.P. entregar copia de un expediente al Defensor del Pueblo cuando esta institución lo demande?¿Y al Defensor del Menor? ¿Puede el Colegio de Abogados de Madrid ceder a la D.G. de Relaciones con la Admón. de Justicia la “base de datos de colegiados” para la implantación de un “sistema de información” que permita la gestión telemática de los diferentes procedimientos en el ámbito de la Admón. de Justicia? ¿Puede un órgano administrativo ceder a un C.P. datos personales de profesionales que prestan sus servicios en la Admón. para comprobar el requisito de la colegiación obligatoria y evitar el intrusismo? ¿Puede un C.P. de la Comunidad de Madrid ceder a similares C.P de otras CCAA su “listado oficial de colegiados” para la realización de envíos comerciales?

10 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 10 Cesiones de datos (IV) ¿Un C.P. puede acceder al listado de alumnos aprobados en el último curso de un centro de estudios de la profesión en cuestión para enviarles información colegial necesaria para que puedan incorporarse al mundo labora de ese sector? ¿Un C.P. puede acceder al listado de profesionales que trabajan en la Comunidad de Madrid mediante solicitud cursada al Órgano administrativo de dicha Comunidad encargado de la gestión de personal? ¿Puede un C.P. indicar a cualquier particular que lo solicite –por ejemplo, telefónicamente- si una persona en concreto está debidamente colegiada?

11 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 11 Cesiones de datos (V) ¿Qué datos tiene obligación de comunicar un C.P. de ámbito autonómico al Consejo General de Colegios Oficiales de la misma profesión para proceder a la unificación de la base de datos de colegiados a nivel nacional? ¿Y con la finalidad de publicar la información profesional de los colegiados a través de la página Web del Consejo? Si un C.P de Madrid no tiene publicada la lista de colegiados ¿puede el Consejo General respectivo publicar en su Web la lista de colegiados de toda España? ¿Debe suscribirse algún documento para el tratamiento de los datos de los colegiados? ¿Se necesita la autorización expresa de los interesados para la comunicación de sus datos? ¿Puede un Consejo General comunicar a un tercero los datos personales previamente cedidos a dicho Consejo por un Colegio Profesional de Madrid?

12 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 12 –¿Qué tratamientos derivan del “listado de colegiados” como fuente accesible al público a través de Internet? –¿Es conforme a la LOPD el acceso por parte de los psicólogos clínicos a las historias clínicas de pacientes cuando estos han sido delegados por la Gerencia del Área de Atención Primaria? –¿Cuáles son los requisitos de la LOPD para la firma de un Convenio entre un C.P. y una Consejería de la Comunidad de Madrid para la realización por aquél de un “Estudio sobre Violencia de Género y Mujer con Discapacidad en la Comunidad de Madrid”? –¿Es conforme con la LOPD la firma de un determinado Convenio de colaboración entre un Colegio Profesional y un periódico? Cesiones de datos (VI)

13 Subdirección General de Inspección y Tutela de Derechos. 24 de septiembre de 2008 13 Seguridad de los datos –¿Todos los ficheros que contengan datos de carácter personal deben cumplir las mismas medidas de seguridad? –¿Quién debe ser el responsable de seguridad? –¿Puede cualquier empleado de un C.P. acceder a los datos que puedan existir en los ficheros? –¿Es necesario presentar ante la APDCM el Documento de Seguridad de los ficheros con datos de carácter personal? –¿Qué medidas de seguridad deben aplicarse a un fichero de datos personales informatizado con datos especialmente protegidos ubicado en un único ordenador personal? –¿Cómo debe interpretarse el control de acceso físico?

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