ROBINSON FERNADO TORRES VILLAMIL 70017 EVENTOS ROBINSON FERNADO TORRES VILLAMIL 70017

CONCEPTO DE EVENTO Un EVENTO es una reunión de personas que conlleva un motivo en particular, los eventos son una herramienta de comunicación debido a que permiten transmitir información, conceptos, sentimientos, modelos de trabajo, establecer contacto directo con los clientes potenciales, introducir nuevos productos o servicios y crear nuevos sistemas de promoción y comercialización

CLASIFICACION DE LOS EVENTOS según su tamaño: Micro: Medio: Mega evento:

CLASIFICACION DE LOS EVENTOS Según la temática o área de competencia en: EVENTOS CULTURALES:    Festivales.    Actos Culturales.    Conmemoraciones.    Espectáculos artísticos.    Inauguraciones de Centros Culturales.    Presentación de un libro.    Presentación de una Obra.       Exposiciones. Congresos.  Ferias.

Característicos de cada religión: Bautismo. EVENTOS RELIGIOSOS Característicos de cada religión:   Bautismo.    Comunión.    Casamiento.    Navidad.    Pascuas.    Retiros Religiosos. Convivencias Ceremonias religiosas

EVENTOS SOCIALES: Nacimientos. Cumpleaños. Casamientos. Aniversarios. Fiestas Benéficas. Desfiles. Fiestas de Egresados Despedidas de solteros Cumpleaños de 15- 18. Fiestas de Reencuentros.

EVENTOS ESCOLARES:  Inicio del ciclo lectivo.  Cierre del ciclo lectivo. Fiestas Patrias. Torneos y Encuentro Deportivos.   Festivales.   Ferias. Aniversario de la Institución Fiesta de Graduación. n de ex-alumnos

EVENTOS EMPRESARIALES: Ferias Congresos. Exposiciones. Seminarios. Lanzamientos de productos. Conferencias de Prensa. Inauguraciones. Aniversarios de Empresa Desayunos de trabajo. Almuerzos de Trabajo

EVENTOS POLITICOS: Lanzamiento de Campaña. Nombramiento de Funcionarios. Debates. Congresos. Cierre de campaña. Viajes políticos. Recepciones diplomáticas. Distinciones. Conferencias de prensa.

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO ORGANIZADORES Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito deseadO

AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO 3. PARTICIPANTES O INVITADOS Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos 2.      CONFERENCISTAS Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica

PLANEACION DE UN EVENTO ETAPAS DE UN EVENTO PLANEACION DE UN EVENTO En esta se debe definirl objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar una calendarización de las actividades PRE-EVENTO En esta se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden nuestro proceso de comunicación DURANTE EL EVENTO Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento se aplican las actividades a realizar POST-EVENTO En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes: 1) Las actividades de seguimiento y 2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados

EXTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO ORGANIGRAMA: Toda estructura organizacional incluso una con grandes deficiencias, se puede presentar de una forma grafica señalando simplemente las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad, por tal razón la forma como la organización describe su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda aquella comunicación formal en la organización, se denomina un Organigrama.

TIPOS DE ORGANIGRAMA Organigrama vertical: cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad; Organigrama horizontal: comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

Organigrama circular : Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organización Organigrama de barras: Permite representar la estructura organizacional mediante barras horizontales de longitud variable, según el nivel jerárquico

Organigrama clásico: El mas común de todos los Organigramas y el que presenta características mas importantes de la estructura organizacional. El Organigrama Clásico facilita la codificación de los órganos o las actividades de la organización.

OBJETIVOS GENERALES Son aquellos que se fundamenta a partir de un esquema único para todo el proceso de desarrollo del evento ESPECICIFCOS Son aquellos objetivos aplacibles en la realización y elaboración creados como base de los generales para la toma de decisiones

MANUAL DE FUNCIONES Es un libro que confiere todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y operación del área correspondiente. Este manual documenta los conocimientos, experiencia y tecnología del área, para hacer frente a sus retos y funciones, con el propósito de cumplir adecuadamente con su misión.

OBJETIVOS DEL MANUAL DE FUNCIONES Facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal Identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal Servir de base en la calificación de meritos y la evaluación de puestos Precisar las funciones encomendadas a cada cargo Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo

VENTAJAS Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. Es claro y sencillo Útil en toda organización La disciplina es fácil de mantener

PROCEDIMIENTOS DE UN EVENTO DIEÑO Y COTOZACION PRODUCCION EJECUCION EVALUCION DE RESULTADOS MONTAJE DESMONTAJE El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen por objeto la preparación de los recursos que componen el evento. Disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el evento Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas Retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunión Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones

DEFINICION DE LA POBLACION OBJETO Según términos generales la población objeto se clasifica como el numero de personas a las cuales va dirigida la prestación del servicio o la venta de un producto según el tipo de necesidades, también conocidas como clientes son uno de los componentes esenciales en el desarrollo de cada una de las acciones económicas que realiza una organización.