GERENCIA DE PROCESOS

Estructura organizacional por procesos

¿Qué es un proceso? Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto. (Bien o Servicio)

¿Por qué por procesos? Porque las empresas y/o organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La mayoría de organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia.

Estructura organizacional por procesos

Empresas funcionales vs Empresas por procesos Los empleados son el problema El proceso es el problema Hacer mi trabajo Ayudar que se hagan las cosas Comprender mi trabajo Saber que lugar ocupa mi trabajo en el proceso Evaluar a los individuos Evaluar el proceso Control de los empleados Desarrollo de las personas ¿Quién cometió el error? ¿Qué permitió el error? Corregir errores Reducir la variación

Estructura organizacional por procesos

Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones

Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones

Entonces, ¿Qué es un proceso?

Elementos de un proceso

El modelo de la transformación Toda operación produce servicios y/o productos. Esto se hace por medio del proceso de transformación. Transformación: es el uso de recursos para modificar un estado o condición de algo para obtener un servicio o producto Materiales Información Clientes Recursos Transformados Proceso Productivo Productos y servicios OUTPUT INPUT Empleados Equipos / Facilidades Recursos que ayudan a la transformación Transformación física Cambio de Dueño Cambio de Lugar Acomodación/Almacenamiento

Hay que entender los procesos Macroproceso Procesos Actividades Tareas

MACROPROCESO Mapear y entender el macroproceso Dividir el macroproceso en procesos Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4 MACROPROCESO INPUT OUTPUT Mapear y entender el macroproceso RECURSOS PRODUCTOS Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso Definir el inicio y fin de cada proceso

Ejemplos de macroprocesos MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES Faenamiento Productos Recepción Despacho Empaque Despresado Pollo Vivo

Macroproceso de comercialización eléctrica Pedido del Servicio Proceso de Conexión Facturación Recaudaciones

Actividades dentro del proceso

GESTION PLANEACIÓN DEL PRODUCTO GESTIÓN DE MEJORAMIENTO COMUNICACIONES COMUNICACIONES DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Planeación Estratégica Planificación del S. G. C Revisión por la Dirección P-H-V-A P-H-V-A S A T I F C O N N E C S I D A C L I E N T Procesos Operativos C L I E N T GESTIÓN COMERCIAL GESTION PLANEACIÓN DEL PRODUCTO BODEGA PRODUCTO TERMINADO DISTRIBUCIÓN Ventas Servicio al Cliente Cotizaciones Pedidos Facturación Programación Cocina GESTION FINANCIERA GESTION HUMANA GESTION LOGISTICA GESTIÓN DE MEJORAMIENTO Cartera Contabilidad Facturación Costos Selección del Personal Capacitación Evaluación de Gestión de desempeño. Competencias Compras Selección y evaluación de proveedores. Almacenamiento Mantenimiento Transporte Control de Documentos. Control de los Registros Audiotorias Internas Control del Producto No Conforme . Acciones Correctiva y Prentivas Esta Gestión no es Auditable Procesos de Apoyo P-H-V-A P-H-V-A

Diagramación de procesos Diagrama de Bloques Diagrama de Flujo de Procesos Diagrama de Flujo Funcional Diagrama de Recorrido o de Flujo Geográfico Técnicas de Diagramación de Procesos

Cadena de valor de una industria Mercadeo Desarrollo de Productos y Servicios Producción de Productos y Servicios Administración De la distribución y la logística Ventas y Servicio al cliente Procesos de Soporte: Mejoramiento de Procesos Administración Financiera Administración Ambiental Administración de los Recursos Humanos Administración de Relaciones Externas Administración de los servicios legales Administración de Servicios Corporativos Compras Planificación Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

Cadena de valor de un banco 1. Préstamos / Administración de Riesgo Crediticio Mercadeo y Venta (MV) Generación y Monitoreo de Créditos (GC) Mantenimiento y Procesesamiento de Cuentas (MP) Servicios al Cliente (SC) Recuperaciones (RP) 2. Administración de Inversiones y Activos Administración de Inversiones (AI) 3. Mercados de Capitales 4. Servicios Transaccionales y Pagos Procesos de Soporte: (AR) Administración de Riesgo / Análisis de Portafolio (RH)Administración de Recursos Humanos (MN) Mejoramiento Continuo del Negocio (AL) Administración de los Servicios Legales (RE) Administración de Relaciones Externas (PD) Planificación Estratégica (AI) Administración de las Instalaciones y Servicios Corporativos (CP) Compras / Proveeduría (AF) Administración Financiera (ST) Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas y Tecnología

Cadena de valor de una ong Recepción de donaciones Distribución de materiales, donaciones, regalos, etc. Comunicación a C.I. y a Padrinos REGALOS Compras Elaboración y Aprobación del Workplan Identificación de Beneficiarios ASISTENCIA FAMILIAR EDUCACIÓN Planificación de Actividades Realización de Actividades JÓVENES Planificación de Consultas Atención Médica / Odontológica Entrega de medicinas y vitaminas SALUD Atención Médica Especializada Procesos de Soporte: Captación de Nuevos Recursos Bodegas Sistemas Contabilidad Recursos Humanos Actualización de Apadrinados

Herramientas para el análisis de procesos Para el análisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de utilizar las siguientes herramientas: Eliminación de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. Eliminación de la duplicación. Evaluación del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor Simplificación. Eliminación de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella

Herramientas para el análisis de procesos - Reducción del tiempo de ciclo del proceso - Prueba de errores - Eficiencia en la utilización de equipos y sistemas - Lenguaje simple. Compresión sencilla en los documentos - Estandarización - Alianzas con los proveedores - Mejoramiento de situaciones importantes - Automatización y/o mecanización - Identificación de los principales problemas y riesgos

Herramientas para reducir el tiempo Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son: Actividades en serie vs. actividades en paralelo Cambiar la secuencia de las actividades Reducir el número de interrupciones Mejorar políticas de tiempo de procesamiento Reducir el movimiento del output Analizar la localización Establecer prioridades

Análisis de procesos Caraterísticas Generales del Proceso PROCESO DE COMPRAS Requerimiento de Materiales Verificacion de Material en Bodega Aprobacion para compra del Material Compra de Material Recepcion de Materiales Despacho del Material Pago a Proveedores Caraterísticas Generales del Proceso

Análisis de procesos Macroproceso de Crédito Solicitud de Crédito de Riesgo Aprobación Administración y Desembolso Macroproceso de Crédito CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO:

Gracias por su atención