Gestión de costos

La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Planificar la Gestión de los Costos: Es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto. Estimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto. Determinar el Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada. Controlar los Costos: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de costos.

7.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE COSTOS Planificar la Gestión de los Costos es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía y dirección sobre cómo se gestionarán los costos del proyecto a lo largo del mismo.

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS Consiste en desarrollar una estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto

Herramientas: Estimados por analogía o top – down Usan los costos actuales o previos de proyectos similares como la base para estimar el costo del proyecto actual. Es una forma de juicio experto. Este método generalmente cuesta menos que otros pero es también menos exacto Uso de técnica de regresión líneal.

Herramientas: Estimación paramétrica Usa las características o parámetros del proyecto en un modelo matemático y estadístico para estimar los costos del proyecto. Por ejemplo en proyectos de Software toma el número de líneas de código para estimar el costo del proyecto Técnica COCOMO.

Herramientas: Estimados ascendentes o bottom – up Involucra estimados de ítems de trabajo individual que se suman para obtener el total del proyecto. Tienen relación directa con los sueldos de los recursos humanos involucrados en cada tarea El tamaño de estos ítems y la experiencia de quienes hacen la estimación llevan a una variación en la exactitud de los resultados. La desventaja de este enfoque es que toman tiempo y por lo tanto tienen un desarrollo caro.

Herramientas: Estimación por 3 valores Al igual que estimación de duraciones por tres valores o PERT utiliza tres estimados para definir un rango aproximado de costo de una actividad: Más probable (cM) Optimista (cO) Pesimista (cP) Las estimaciones de costos basadas en esta ecuación pueden proporcionar una mayor exactitud, y los tres valores aclaran el rango de incertidumbre de las estimaciones de costos. Costo (Beta) = (optimista + 4*más probable + pesimista) / 6 Costo (Triangular) = (optimista + más probable + pesimista) / 3

Estimar costos: Salidas Estimación de Costos de las Actividades: Documento que incluye las estimaciones de costos de cada una de las actividades del proyecto. Puede ser detallada o resumida. Se incluye además por cada actividad los costos por recursos humanos, materiales, insumos, servicios, etc. Base de las Estimaciones: Permite conocer en detalle cómo se obtuvieron los valores de la estimación de costos.

7.3 DETERMINAR EL PRESUPUESTO Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo de cara a establecer una línea base de costos autorizada. El beneficio clave de este proceso es que determina la línea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto. Después de este proceso se obtiene como salida la línea base de costos que servirá de referencia durante todo el proyecto para controlar los costos

7.4 CONTROLAR LOS COSTOS Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos y gestionar cambios de la línea base de costo.

Heramientas : Controlar costos – Gestión del Valor ganado Es una herramientas de control de costos que sirve para comparar la línea base de costos (lo que se presupuestó) con los costos reales (lo que realmente se gastó) en un momento dado de tiempo. El valor ganado es el porcentaje de trabajo realmente completado multiplicado por el valor planificado en ese tiempo. Valor ganado (EV) = Porcentaje completado * Valor presupuestado

Gestión de costos: Controlar costos – Valor ganado Gracias al valor ganado (EV) podemos extraer otros conceptos que nos permiten concluir matematicamente el avance del proyecto.

Gestión de costos: Controlar costos – Valor ganado Dividiendo lo presupuestado para el índice de rendimiento de costos (CPI) tendremos el valor al finalizar el proyecto si seguimos con esa tendencia. Dividiendo el tiempo total planificado para el índice de rendimiento de planificación (SPI) tendremos el tiempo total del proyecto si seguimos con esa tendencia.

Gestión de costos: Controlar costos – Valor ganado: ejemplo