REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Diciembre 2012

Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012 ACTIVIDAD PORCENTAJE Establecer un Sistema de Calidad que se distinga por contar con las mejores prácticas de calidad como un agente de cambio para el desarrollo, generación de valor y aprendizaje del IFREM y la competitividad sistemática, que permita alcanzar efectividad y prestigio mediante una certificación externa, que cumpla con los requisitos dictados en la norma ISO 9001:2008. 100% Contar con un Centro de Datos moderno y eficiente para proporcionar los servicios que presta el Instituto a la ciudadanía de manera eficaz y oportuna, así como resguardar la información registral de manera segura. 70% Contar con un servicio de red privada virtual MPLS. Contar con un sistema de seguridad y vigilancia que permita disuadir la corrupción en las oficinas registrales del IFREM. 0% Elaborar el Reglamento del Servicio Profesional de Carrera Registral para los Servidores Públicos del Instituto de la Función Registral del Estado de México. Elaborar un Manual de Procesos y Procedimientos de las Oficinas Registrales a efecto de estandarizar la operación en las 19 Oficinas Registrales, para así brindar un mejor servicio a la sociedad. Contar con servicios profesionales de Mesa de Ayuda que permitan el mejor uso y disipar dudas en cuanto al uso de los sistemas informáticos utilizados en el IFREM.

Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012 ACTIVIDAD PORCENTAJE Adquirir equipo de cómputo para las Oficinas Registrales a efecto de contar con tecnología que permita desarrollar las actividades registrales con mayor rapidez y efectividad. 100% Contratar recursos humanos de apoyo para realizar diversas actividades tendientes a abatir el rezago de documentos en las Oficinas Registrales, además de mejorar los tiempos de respuesta a los usuarios de nuestros servicios y eficientar la calidad de los mismos en todo el proceso operativo. Adecuación de Áread Físicas, contar con inmuebles propios que puedan ser modernizados y debidamente equipados, para así tener instalaciones adecuadas que permitan dar un mejor servicio al usuario, en 2012 se concluirá la construcción de las Oficinas Registrales de Ixtlahuaca y Lerma, así como de la Dirección General. Profesionalización de la Función Registral, resulta de suma importancia la capacitación continua del personal, por lo que el otorgamiento de becas y cursos de capacitación resulta de suma importancia, permitiendo al Instituto contar con personal profesional y capacitado para el desarrollo de la función registral de forma eficiente y eficaz, por lo que se logrará que el Instituto brinde un servicio de calidad.

Política de Calidad Dirección General Dirección Técnico Jurídica La Directora General, verificó en una sesión de preguntas y respuestas al personal del Instituto que la Política de Calidad fue entendida. Mediante la Auditoría de Certificación se constató que la Política de Calidad fue comunicada y entendida por el personal. La Directora Técnico-Jurídica, comunicó a su personal la importancia de conocer y entender la Política de Calidad así como la de participar en la Auditoría de Certificación.

Objetivos Generales al 30 de diciembre de 2012 Dirección de Control y Supervisión de Oficinas Registrales Dirección de Administración y Finanzas El Director de Control y Supervisión de Oficinas Registrales acopañado por los Subdirectores del Valle de Toluca, Zona Nororiente y Oriente, realizan visitas periódicas de seguimiento a las 19 Oficinas Registrales, verificando la participación y cumplimiento de los procesos en el Sistema de Gestión de Calidad. . El Director de Administración y Finanzas, organizó grupos de trabajo con el personal de su área para comunicar la importancia del SGC y su participación en esta.

Compromiso de la Dirección En el mes de noviembre, se realizó la entrega de la Oficina Registral de Ixtlahuaca por parte del Secretario del Medio Ambiente.

Compromiso de la Dirección La Dirección General fijó como objetivo para el año 2012, establecer un Sistema de Calidad que se distinga por contar con las mejores prácticas como un agente de cambio para el desarrollo, generación de valor y aprendizaje del IFREM y la competitividad sistemática, que permita alcanzar efectividad y prestigio. Así, el pasado 5 de diciembre de 2012, la casa certificadora American Trust Register, otorgó la Certificación ISO 9001:2008 al IFREM.

INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Auditoría Externa Organismos Certificador: American Trust Register, S.C. Fechas: Auditoría Primera Fase Documental: 12 de noviembre 2012 Auditoría Segunda Fase Del 20 al 23 de noviembre de 2012 Espacios a Auditar: 29 procesos de Dirección General 3 procesos de Oficinas Registrales: Toluca Cuautitlán Naucalpan Tlalnepantla Ixtlahuaca

Auditoría Externa Alcance de la Auditoría DIRECCIÓN GENERAL PROCESO Recepción de solicitudes en materia registral Análisis, desarrollo, Implementación, Capacitación y Mantenimiento de Aplicaciones Informáticas. Prestación de Servicios de Soporte y realización de Bajas de Equipo. Seguimiento a la dictaminación de Bienes y Servicios Informáticos. Registro, Seguimiento y Resolución de Incidencias. UNIDAD DE INFORMÁTICA PROCESO

Auditoría Externa Alcance de la Auditoría UNIDAD DE MODERNIZACIÓN Y PROYECTOS ESPECIALES PROCESO Administración del SGC Coordinación, Supervisión y seguimiento de los trámites que proporcionan las oficinas registrales. Expedición de Certificaciones e Información de Actos Registrales. Inmatriculación administrativa. Inscripción de actos registrales. DIRECCIÓN DE CONTROL Y SUPERVISIÓN DE OFICINAS REGISTRALES PROCESO

Auditoría Externa Alcance de la Auditoría DIRECCIÓN TÉCNICO-JURÍDICA PROCESO Recepción de asuntos en materia jurídica relacionados con las actividades del IFREM.  Recepción y Trámite de Solicitudes de búsqueda e Inscripción en Materia Registral.  Inmatriculación administrativa y sus alcances.  Turnos de la Dirección Técnica Jurídica.  Atención de asuntos legales derivados de la prestación de servicios registrales.  Atención a las solicitudes presentadas por los usuarios en materia registral. Atención a usuarios mediante sistemas automatizados.   Recepción de consultas y proyectos de reformas o adiciones al marco Jurídico. Elaboración del Programa Anual de investigaciones históricas.  Control y resguardo de documentos derivados de la función notarial.   Recepción de Avisos de Testamento otorgados ante notario. Campañas de difusión.

Auditoría Externa Alcance de la Auditoría DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCESO Programación, planeación y presupuestación de los recursos financieros Administración y control de los recursos financieros Control Contable de Operaciones Financieras Control de Ingresos y Elaboración de Informes de Recaudación Adquisición de bienes y servicios   Control de almacén Elaboración de nómina Movilidad de personal Suministro y Administración de Servicios 

Auditoría Externa Calendario de Auditoría de Certificación

REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN: Recomendaciones de la auditoría externa. ASPECTOS RELEVANTES DERIVADOS DE LA PRESENTE AUDITORÍA REQUISITOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN: A CONSIDERAR DURANTE LA SIGUIENTE AUDITORÍA   C A ST IA SI 1. Infraestructura 6.3 --- 2. Competencia del Personal 6.2 3. Objetivos de calidad 5.4.1 4. Seguimiento y medición de procesos 8.2.3 5. Producto no conforme 8.3 ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN, MANTENIMIENTO, MEJORA E INDIQUE EN SU CASO FORTALEZAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN Estado del Sistema: El sistema de gestión de la calidad es joven y con evidencias recientes y en algunos casos escasa, sin embargo, se tiene bases para iniciar un proceso de mejora continua a través de las auditorías internas y externas, así como por la revisión del sistema de gestión de la calidad por parte de la Dirección. Descripción de las mejoras y fortalezas: * Compromiso del Personal y de la Alta Dirección para la mejora continua del sistema de gestión de la calidad. * Sistema de semaforización para darle seguimiento al desempeño de los procesos del sistema de gestión.

Se aplicaron encuestas de satisfacción del usuario en los diferentes procesos las cuales permiten y permitirán detectar áreas de oportunidad en el servicio que brindamos. En el Buzón de quejas, del 1 de noviembre al 30 de diciembre se recibió lo siguiente: Quejas Atendidas 14 En trámite Sugerencias 1 Reconocimientos

El desempeño de los procesos y la conformidad del producto ÁREA DEL IFREM RESPONSABLE DEL PROCESO NOMBRE DEL PROCESO PROCESO SERVICIO SATISFACCION DEL USUARIO OBJETIVO DE CALIDAD Dirección General Recepción de solicitudes en materia registral 100 80 65 Unidad de Informática Análisis, Desarrollo, Implementación, Capacitación y Mantenimiento de Aplicaciones Informáticas No ha habido solicitudes. 31 94 50 Prestación de Servicios de Soporte e Infraestructura de Redes y Comunicación 95 84 98 Seguimiento a la Dictaminación de Bienes y Servicios Informáticos No se han recibido solicitudes. 6 No se ha concluído dictaminación alguna. Registro, Seguimiento y Resolución de Incidencias. 64 91

El estado de las acciones correctivas y preventivas SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES ABIERTAS Abiertas Cerradas Acciones correctivas 8 12 Acciones Preventivas 2 Proyectos de Mejora 4 El estado de las acciones correctivas y preventivas

Derivado de la Revisión por la Dirección del mes de DICIEMBRE y dando seguimiento al cronograma de actividades para la implementación del SGC se avanzó en lo siguiente: ACTIVIDAD % AVANCE ETAPA V Auditoría Interna Curso Formación de auditores 100 Elaboración del Programa de Auditoría Participación del equipo auditor IFREM en auditorías de la UAEM Curso Cómo recibir una auditoría Realización de la Auditoría Interna al SGC Entrega de Reportes de Auditoría Curso de SNC, acciones correctivas y acciones preventivas Registro y Seguimiento de Hallazgos Revisión de cierre de hallazgos Recomendación para la Auditoría de Certificación ETAPA VI Auditoría Externa Cotización con el Organismo Certificador Plan de Auditoría Auditoría Documental Auditoría en sitio Reunión de Cierre de Auditoría ETAPA VII Auditoría Externa – Hallazgos Registro de Hallazgos

Las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas Proceso de: Administración del SGC Se nombró a los responsables para que den seguimiento a los procedimientos normativos PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Control de documentos y registros Saúl Martínez Ortega Acciones correctivas, Acciones preventivas y Producto/servicio no conforme. Alejandro Alarcón Pérez Auditorías Internas Elva Arcelia Juárez Vázquez Las acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

Los cambios que podrían afectar al SGC Los RD’s del SGC expresaron los cambios que podrían afectar: Movimientos de personal. Tardanza en la aprobación de los manuales de procedimientos por la Dirección General de Innovación. Falta de Presupuesto. Cambios en los procesos. Cambio de Titular del IFREM. Los cambios que podrían afectar al SGC

Las recomendaciones para la mejora Proyectos de Mejoras IFREM Nombre del Proceso Proyectos de Mejora SEGUIMIENTO (%) Dirección Técnico – Jurídica Atención a las Solicitudes Presentadas por los Usuarios en Materia Jurídica. Elaborar los procedimientos relativos a la contestación de demandas de juicios civiles y de amparo. 25% Recepción de Asuntos en Materia Jurídica, relacionados con las Actividades del Instituto de la Función Registral del Estado de México Realizar las reformas y modificaciones al procedimiento: Atención y despacho de asuntos de la Dirección Técnico-Jurídica. 20% Recepción y trámite de Solicitudes de búsqueda e Inscripción en Materia Registral Realizar las reformas y modificaciones al Manual de Procedimientos de la Subdirección Jurídica. Atención a usuarios Mediante Sistemas Automatizados. Publicación de Reformas y Adiciones al Marco Jurídico del IFREM en periódico Oficial “Gaceta de Gobierno”. La actualización de los procesos con la inclusión de la política en el manual de Procedimientos. Atención de Asuntos Legales derivados de la Prestación de Servicios Registrales. Describir las etapas que implica la defensa legal en procesos jurisdiccionales o administrativos, desde la acreditación de personería hasta la comparecencia dentro de los referidos procesos Las recomendaciones para la mejora

Las recomendaciones para la mejora IFREM Nombre del Proceso Proyectos de Mejora SEGUIMIENTO (%) Dirección de Control y supervisión Expedición de Certificaciones e Información de Actos Registrales. Inmatriculación Administrativa Inscripción de Actos Registrales Estandarización de los procesos 100% Coordinación, supervisión, seguimiento de los trámites que proporcionan las oficinas registrales Hacer uso de las herramientas tecnológicas para abatir el rezago en las oficinas registrales. Revisión de los objetivos de calidad de los tres procesos a través del SIREM WEB 40% 20% Dirección de Administración y Finanzas Control de Almacén Implementar un nuevo sistema de almacén. 80% Control de Bienes Muebles Integrar el proceso al SGC 10% Adquisición de Bienes y Servicios Actualizar el manual de procedimientos en Gaceta Las recomendaciones para la mejora

Resultados de la Revisión por la Dirección

RESULTADOS DE LAS MEDICIONES AL 30 DICIEMBRE

Las necesidades de los recursos Durante la auditoría externa se identificaron las siguientes necesidades de recursos: Equipo de cómputo. Material de oficina. Mobiliario. Mantenimiento de infraestructura física. Personal. Capacitación. Las necesidades de los recursos

Entrega del Certificado ISO 9001:2008

Lo logramos, Certificación ISO 9001:2008