Centro de Gestión de la Calidad

Proceso de Acreditación Tribunal de Trabajo del II Circuito Judicial de San José PODER JUDICIAL

Centro de Gestión de la Calidad AMBITO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Políticas Institucionales 4. Apoyar el Sistema de Gestión de Calidad y Normalización de los despachos judiciales que promueva el ejercicio de una justicia de calidad orientada al mejoramiento de las condiciones en que las y los usuarios/as y en especial, los colectivos más desfavorecidos, acceden a los servicios que brinda la Administración de Justicia.

Centro de Gestión de la Calidad AMBITO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Acuerdos tomados por la Corte Plena Sesión 32-11, Artículo I 1.) Reiterar la importancia de la política institucional de Gestión Integral de la Calidad y Acreditación Judicial (GICA), definida en el Plan Estratégico, al igual que la dedicación de recursos humanos y materiales para su ejecución conforme ya fue dispuesto oportunamente por esta Corte, acorde a las posibilidades de los Departamentos de la institución. 2.) Aclarar que la definición de los modelos de despachos judiciales no son competencia del CEGECA ni de la Comisión de Gestión Integral de la Calidad en la Justicia, sino que éstos deben adaptarse a las necesidades y condiciones de cada despacho a acreditar. 3.) Continuar promoviendo las acciones de sensibilización y capacitación para que más despachos se integren a la lista de solicitudes pendientes de iniciar el proceso de acreditación, con el propósito de fortalecer el Plan de Trabajo para el 2012, que será sometido a conocimiento y aprobación de esta Corte por parte de la Comisión de Gestión Integral de la Calidad en la Justicia y el CEGECA. 4.) Reconocer que la función de control para la eficacia, eficiencia y efectividad del servicio público de justicia, establecida constitucional y legalmente, constituyen un pilar obligatorio y esencial para obtener una gestión integral de calidad."

Centro de Gestión de la Calidad AMBITO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Acuerdos tomados por el Consejo Superior en sesión Artículo LX Con vista en lo dispuesto por la Corte Plena, se entra a resolver el acuerdo de este Consejo de la sesión N° del 25 de agosto del año en curso, artículo LXX y se dispone: 1) En todo caso en que se inicie un rediseño de despacho, se debe tomar en consideración, según las circunstancias y condiciones del despacho a rediseñar, el manual metodológico de GICA tendiente a que una vez que finalicen esa etapa, entren de inmediato en el proceso de acreditación, por ser el tema de la Gestión de Calidad una prioridad y política Institucional. 2) Disponer que seis meses después de que se de por finalizado un rediseño se debe informar a Gestión Integral de la Calidad y Acreditación Judicial (GICA) para que evalúe la posibilidad de iniciar el proceso de acreditación.

Centro de Gestión de la Calidad AMBITO ESTRATEGICO INSTITUCIONAL Acuerdos tomados por el Consejo Superior en sesión Artículo LVII “(…) cualquier cambio en la organización y modalidades de trabajo debe contar con el aval de este Consejo y responder a esas políticas, sin que se encuentre a disposición del Consejo de Jueces o los jueces coordinadores o tramitadores el cambio de modelo ya implantado”

Centro de Gestión de la Calidad Objetivos Estratégicos del Poder Judicial par el 2012 y su relación con la Norma GICA-Justicia Fase de RediseñoRequisito de la Norma Promover la Celeridad de los Procesos y la disminución del retraso judicial Fortalecer y facilitar la accesibilidad de las personas usuarias del sistema judicial mediante la Política de Accesibilidad y la Ley 7600 Promover el acceso por los medios tecnológicos a la información. Requerida por las y los usuarios internos y externos Continuar la divulgación y aplicación de la Política de Equidad de Género incluyendo actividades en todos los Ámbitos - Promover el uso de la tecnología como medio para lograr mayor eficiencia y eficacia, así como medio de ahorro de los recursos Institucionales. Motivar la protección del medio ambiente mediante prácticas de reciclaje - Mejorar las instalaciones del Poder Judicial bajo un criterio de Racionalidad que posibilite un mejor servicio y salvaguardar la Integridad de las y los servidores judiciales y las personas usuarias Fortalecer la aplicación de la oralidad y los mecanismos alternos de resolución de conflictos

Centro de Gestión de la Calidad Objetivos Estratégicos del Poder Judicial par el 2012 y su relación con la Norma GICA-Justicia Capítulo de la NormaFase de Acreditación Evaluar el modelo del Sistema de Evaluación del Desempeño. de las y los servidores judiciales, donde se integren los diferentes Ámbitos institucionales que permita unir los esfuerzos bajo una dirección común Mejorar la prestación y calidad el o servicios para una justicia Transparente Impulsar la cultura de control interno y la administración de un Sistema de Riesgos Institucionales, conforme la Ley General y el Manual de Normas Generales de Control Interno Consolidar la aplicación de la Norma GICA-Justicia en los Despachos Judiciales

Centro de Gestión de la Calidad SITUACION ACTUAL DEL PROCESO DE ACREDITACION TRIBUNAL DE TRABAJO DEL II CIRCUITO JUDICIAL DE SAN JOSE 1. Taller de Información y sensibilización 25 de enero de Inicio del proceso de acreditación: 1° de Abril de Gestores de Calidad de apoyo: - Ing. Carlos León, Programa de USAID - Ing. Alina Cordero, Programa de USAID - Master Ericka Alfaro Chinchilla, CEGECA

Centro de Gestión de la Calidad Explicación Proceso de Acreditación FASE 1. FASE 2.

Centro de Gestión de la Calidad Rediseño de los procesos Sub-fases del rediseño 1.Identificación de trámites y actos procesales 2.Mapeo y Medición 3.Auto evaluación y diagnóstico 4.Implementación del rediseño 5.Control de la gestión

Centro de Gestión de la Calidad Progreso al 31 de Noviembre de 2011 FASE 1: REDISE Ñ O Peso% Avance 25 % 50 % 75 % 100% 10087% 1. Identificaci ó n de tr á mites y actos procesales 15100% 2. Mapeo y Medici ó n 40100% 3. Auto-evaluaci ó n y Diagn ó stico 2085% 4. Implementaci ó n del Redise ñ o 15100% 5. Control de la Gesti ó n 100% 1.En relación con el ítem 3, pendiente el estudio de Ambiente Laboral 2.Con respecto al Control era necesario implementar el Plan de drenaje y propuestas de mejora lo cual se logró en las Secciones II y III del Tribunal no así en la Sección I, que no participó en razón de la ausencia del Juez Coordinador por incapacidad. Tampoco se lograron implementar los indicadores de gestión en razón de a pesar de la solicitud de ser conocidos en Consejo de Jueces, no se llevó a cabo esta validación.

Centro de Gestión de la Calidad Sesiones de Trabajo efectuadas y tiempo consumido Grupo de TrabajoSesiones Juez Coordinador2 sesiones Sección Primera2 sesiones Sección Segunda3 sesiones Sección Tercera4 sesiones Consejo de Jueces3 sesiones Digitadores2 sesiones Prosecretarios6 sesiones Comisión de Calidad11 sesiones Todo el personal3 sesiones Coordinación (Estadística, TI, Administración7 sesiones Total de sesiones43 sesiones Horas65 Horas

Centro de Gestión de la Calidad Sesiones de Trabajo efectuadas y tiempo consumido A continuación se hace un resumen de las actividades llevadas a cabo en el proceso de acreditación;

Centro de Gestión de la Calidad Sesiones de Trabajo efectuadas y tiempo consumido Adicionalmente a las 65 horas consumidas en sesiones de trabajo en el despacho debe contabilizarse el tiempo laborado en diferentes actividades por parte de los gestores técnicos que se cuantifican a continuación 1.Gestores Técnicos de USAID, 8 meses tiempo completo 1.Gestora Técnica del CEGECA, 8 meses 70% de su tiempo laboral

Centro de Gestión de la Calidad LOGROS OBTENIDOS Conforme el diagnóstico el principal “cuello de botella”, se encontró en la fase de resolución a nivel de los señores Jueces y Juezas. Se propuso un plan de drenaje, iniciando con los asuntos más antigüos. Dicho plan se ejecutó por parte de las Secciones II y III con los siguientes Resultados:

Centro de Gestión de la Calidad LOGROS OBTENIDOS Resultados Obtenidos Disminución Retraso Judicial Propuesta para Escritorio Virtual Ajuste del Cierre Estadístico

Centro de Gestión de la Calidad TAREAS PENDIENTES Se informó al coordinador del Tribunal mediante oficio 019-CEGECA-2012, las tareas que se tienen programadas para la continuación del proceso las cuales se enlistan a continuación: Implementación del Sistema de Distribución de expedientes automatizado. Capacitación en el uso del Escritorio Virtual en coordinación con el Departamento de Tecnología de Información. Validación e Implementación de los indicadores de gestión, construidos en la Fase de Rediseño. Exposición sobre construcción de evidencias y Gestión Documental. Elaboración de evidencias solicitadas por la Norma Gica: Organización del Despacho Judicial, con el fin de dar continuidad a la fase de acreditación. Validar el “brochure” del despacho como un mecanismo de información a la persona usuaria.

Centro de Gestión de la Calidad Cronograma de Trabajo-2012 Actividades 16/220/223/227/21/315 / Responsable Reunión Comisión de Calidad Comisión de Calidad Coordinación para la capacitación del Escritorio Virtual Gestores Técnicos Coordinación y calendarizaciòn de la automatización de la distribución de expedientes Gestores Técnicos Explicación y Validación de los indicadores de gestión Gestores Técnicos Prosecretarios Explicación de la Matriz de Evidencias y revisión del Brochure de Calidad. Gestores Técnicos Comisión de Calidad Implementación de las evidencias Tribunal de Trabajo Explicación de la gestión documental Gestores técnicos Implementación de la gestión Documental Tribunal de Trabajo

Centro de Gestión de la Calidad Criterios sobre la Nota Presentada En relación con el punto 1. Según consta en la Minuta 1-11, aprobada posteriormente por el Juez Coordinador se expuso: “Ante la consulta del Dr. Luis Fernando sobre la forma voluntaria de incorporar a los despachos, se le indica que el Tribunal de Trabajo efectivamente no se incluye de forma voluntaria, sino por una situación coyuntural en cuanto a que el Juzgado de Trabajo se encuentra en un proceso de rediseño, y la Sala Segunda se encuentra acreditada bajo la Norma GICA, así como que tanto el Juzgado de Trabajo de Heredia como de Alajuela están en proceso de acreditación, por lo que es conveniente que dicho tribunal al estar incluido en la cadena Jerárquica de la Jurisdicción laboral, se incorpore al proceso de acreditación. Asimismo se les indica, que al tener un recurso económico externo y poder contar con un consultor para la jurisdicción laboral se tomo como referencia lo anterior, para asignarles a ellos el equipo técnico presente en este momento” En razón de la aprobación de la minuta por parte del Juez coordinador, según consta en correo del 15 de junio de 2011 se continuó con el proceso al no expresar objeción alguna. Con respecto a la posibilidad de interrumpir el proceso se indicó en esa misma sesión y minuta: “(...) se les expone que el proceso de acreditación no aplica medidas coercitivas, sino que en caso de que no se puedan cumplir las metas propuestas por el tribunal, por motivo de que algún integrante del tribunal no cumpla las condiciones grupales, o alguna situación de gestión en particular, los gestores técnicos tienen la responsabilidad y obligación de informar a la Comisión GICA, la recomendación de no continuar con el proceso de acreditación con el fundamento del caso.”

Centro de Gestión de la Calidad Criterios sobre la Nota Presentada En relación con el numeral segundo debe clarificarse que desde el punto de vista del proceso de Implementación de la Norma: El nivel de retraso judicial de un despacho no es un aspecto para no ingresar al proceso de acreditación Es una oportunidad de mejora para aumentar los niveles de eficiencia y productividad y por ende nivelar el circulante. Lo anterior quedó demostrado inclusive en el Tribunal de Trabajo, en razón del importante nivel de disminución de los asuntos pendientes para el caso de los expedientes antigüos

Centro de Gestión de la Calidad Criterios sobre la Nota Presentada En relación con el numeral tercero, respecto al apoyo con recursos adicionales: Según consta en la Minuta 1-11, al respecto se clarificó: “(…) que el CEGECA no viene a dar recursos para fortalecer la labor existente en el Tribunal, sino que lo que se incorpora en el proceso de acreditación son herramientas y métodos de trabajo que permitan llevar un control y fortalecer las actividades existentes en el despacho.” APOYO 1.Implementación de las mejoras y sus resultados, además de las cifras de los indicadores de gestión, que permitan identificar la necesidad de recursos, lo cual no se logró implementar en este proceso. 2. Se gestionó cooperación de un Auxiliar Supernumerario ante la Administración para coadyuvar en el proceso de drenaje.

Centro de Gestión de la Calidad Criterios sobre la Nota Presentada En consideración del numeral cuarto, en relación con la disminución del 45%, en el circulante: De la nota se desprende que existe una mala interpretación por parte del Consejo de Jueces de la información suministrada en el taller de devolución de resultados, ya que el 45% que se menciono corresponde a la disminución de la mora judicial en asuntos con mayor antigüedad ( ) no así del circulante total del despacho Dicho porcentaje se resalto por cuanto el cuello de botella identificado en dicho despacho judicial, era la mora judicial existente de expedientes ingresados al tribunal del 2010 hacia atrás, sin haberse dictado ninguna sentencia, por lo que, con el fin de resaltar el logro de los objetivos propuestos, se informó sobre la mejora obtenida en la resolución de dichos procesos judiciales. BASES al 31 de mayo al 31 de agosto al 30 de setiembre al 31 de octubre

Centro de Gestión de la Calidad Criterios sobre la Nota Presentada “Con respecto al numeral 5., con respecto - Los estudios numéricos presentados en la DGevolución de Resultados. 1. Los datos se obtuvieron directamente de los controles estadísticos que llevan los prosecretarios. 2. Los análisis se validaron con los jueces que participaron en el plan de drenaje de las Secciones II y III. Los datos reflejados fueron validados en un Acta de Visita del pasado mes de Noviembre por parte de la Inspección Judicial.

Centro de Gestión de la Calidad Criterios sobre la Nota Presentada “Finalmente con relación al punto 6 de la Nota, se cita lo siguiente: En primera instancia debe clarificarse que la implementación de la Norma GICA-Justicia: Organización del Despacho Judicial no es “un programa” como erróneamente lo consigna el Juez Coordinador del Tribunal, sino que tal y como ya se explicó obedece a una política institucional y estrátegica del Poder Judicial. En segundo lugar, debe citarse que la acreditación no es un estado que se logra mediante un obligación o imposición, más bien se refiere a un reconocimiento que se gana o no se gana el despacho; según cumpla con los Requisitos de la Norma y conforme el criterio no del CEGECA ni de la Comisión GICA, sino que corresponde al SINCA-Justicia, ente externo creado por medio de Decreto Ejecutivo Nº MP-J. En caso de que un despacho judicial no logre la acreditación, procede un plan “remedial”, con la intervención de ya no del CEGECA, sino de otros despachos institucionales técnicos y de inspección y control, los cuales deberán estudiar la situación presentada y en un plazo no mayor a seis meses determinar causas y ofrecer Soluciones, con el fin de una vez ejecutadas, pueda nuevamente el CEGECA ingresar en el proceso de Acreditación.