III Unidad: Gerencia de Operaciones I GERENCIA DE PROYECTOS MSc. Juliio Rito Vargas Avilés

Contenido 3.1. Definición de la gerencia de proyectos 3.1.1. Estructura de fragmentación de trabajo 3.2. Control del Proyecto 3.2.1. Mecanismos de reporte 3.3. Estructuras organizacionales 3.3.1. Proyecto puro, funcional y de matriz 3.4. Programación de ruta crítica(PERT,CPM)

Contenido 3.5. Técnicas con base en el tiempo 3.5.1 CPM con una sola estimación de tiempo 3.5.2 Programación de inicio temprano 3.5.3 CPM tres estimaciones de tiempo para las actividades 3.6. Modelo de tiempo-costo 3.6.1. Programación de costos mínimos 3.7. Administración de recursos 3.8. Precauciones frente al PERT y el CPM. 3.9 Aplicación de un Proyecto SII con Project 2007

Objetivos Identificar los factores de éxito de la Gerencia de proyectos Determinar circunstancias donde es apropiado aplicar la Gerencia de proyectos Representar gráficamente una red de actividades Identificar la secuencia de actividades críticas de un proyecto Determinar el programa apropiado para que el proyecto se lleve a cabo con un costo mínimo

¿Qué es un proyecto? Es una serie de actividades relacionadas entre sí, que por lo común están dirigidas hacia un resultado en común y cuyo desempeño requiere un periodo significativo. (Chase) Proyecto se define como una serie de tareas relacionadas dirigidas hacia un resultado importante. (Heizer & Render) 3

¿Qué es un Proyecto? Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO en particular o UNICO. Situación actual Requerimientos Objetivos INICIO Tiempo P R O Y E C T O Resultados FIN

Relación de un proyecto dentro de un Sistema de planeación PROYECTO A PLAN TAREA Z TAREA Y TAREA X ACTIVIDAD III ACTIVIDAD II ACTIVIDAD I PROYECTO C PROYECTO B PROGRAMA 3 PROGRAMA 2 PROGRAMA 1

Características de un Proyecto Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables único Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas

¿Qué es Gerencia de Proyectos? Es la planeación, dirección y control de los recursos (personas, equipo, material) para cumplir con las restricciones técnicas, de costos y de tiempo de un proyecto.

Ejemplos de proyectos Adquisición de una empresa Desarrollo de nuevos productos Planificación de nuevas localizaciones Ejecución de auditorías Administración de una campaña de ayuda en desastres Certificación de calidad Alianza estratégica Construir un bote Construir un hospital Remodelación de un edificio Desarrollar un nuevo software

II. Conceptos Básicos Componentes de la Administración de proyectos Habilidades clave Liderazgo Comunicación Negociación Solución de problemas Lograr objetivos Conocimientos Técnicos Administrativos Herramientas Técnicas Es un conjunto de

Definiciones Preliminares GERENCIA DE PROYECTOS (PROJECT MANAGEMENT) es el conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas; aplicadas a las actividades a realizar, para satisfacer los requerimientos del Proyecto

Definiciones Preliminares STAKEHOLDER personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto

Ciclo de vida de Proyectos Uso de Recursos / Costos Implementación Desarrollo Cierre Concepción Tiempo

Ciclo de vida de Proyectos FASE I Concepción Establecer objetivos Investigar Estudiar alternativas Establecer criterios Estimar programa Desarrollar Presupuesto Preliminar Aprobación

Ciclo de vida de Proyectos FASE II Desarrollo Plan de Recursos Personal Materiales Equipos Fondos Plan General Alcance Tiempos Costos Especificaciones Riesgos

Ciclo de vida de Proyectos FASE III Implementación Organización Comunicación Liderazgo del Proyecto Motivación Tomar decisiones Resolver problemas Monitoreo Acción Correctiva

Ciclo de vida de Proyectos FASE IV Cierre Negociar desactivación Reducción progresiva equipos proyecto Evaluación Final Lecciones aprendidas

El Desafío ¿Porqué fallan los proyectos? Liderazgo Ineficaz Objetivos ambiciosos o no definidos Falta de Trabajo en Equipo Mal manejo del riesgo Pobre dirección del programa Liderazgo Ineficaz Reporte de progreso poco confiable Planeación de proyecto no efectiva Pobre administración de los proveedores Pobre administración de la calidad

BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS CLIENTES Elementos relacionados con el Proyecto Tiempo Calidad Alcance Entorno Recursos Costo BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS CLIENTES

Diagramas de Red AOA (Actividad en el Arco): las actividades se representan con flechas y los nodos circulares son los eventos 1 2 4 3 5 a b c e f d AON (Actividad en el Nodo): las actividades se representan con nodos y las flechas muestran las relaciones de precedencia a b c d f e

Ejemplo de Ruta crítica: Evalúa la siguiente red PERT(Program Evaluation Review Technique)-CPM(Critical Path Method) y encuentre la ruta crítica y el tiempo de finalización del proyecto.

Ejemplo de Ruta crítica: Solución: F1 F2 H 5 11 6 11 17 6 17 12 6 4 22 2 8 6 9 15 6 6 12

Estimación de la duración CPM => utiliza una única duración según información histórica. PERT => el tiempo de la actividad se considera como una variable aleatoria según una distribución de probabilidad Beta. a m b Duración El tiempo optimista: a El tiempo más probable: m El tiempo pesimista: b

PERT b - a s ( ) 6 s2 Σ(Varianzas en la ruta crítica) Media Desviación estándar para cada actividad Varianza Tiempo esperado de terminación de todo el proyecto Te = Σ tiempos en la ruta crítica Varianza en la ruta b - a s = ( ) 6 s2 Σ(Varianzas en la ruta crítica) Ejemplo: 4, 7, 16 Media = (4 + 4x7 + 16) / 6 = 8 s = (16 - 4) / 6 = 2

Distribución de Frecuencias -3s -2s -s te +s +2s +3s 68% 95% 99% te = media s = desviación estándar 8 +- 2 = (6 ; 10) 68% de probabilidad 8 +- 2 x 2 = (4 ; 12) 95% de probabilidad

PERT 2 Total = 1,332 + 22 + 1,672 = 8,56 ) 6 ( a b - s A 2, 3 , 10 B 4, 7 , 16 C 3, 5 , 13 1 2 3 4 Dur =4 Dur =8 Dur =6 =1,33 =2 =1,67 Duración Total = 4 + 8 + 6 = 18 2 Total = 1,332 + 22 + 1,672 = 8,56 ) 6 ( a b - = s  Total = 8,56 = 2,92 Probabilidad Resultado Rango 68% 18 +- 2,92 = (15,08 ; 20,92) 95% 18 +- 5,84 = (12,16 ; 23,84) 99% 18 +- 8,76 = ( 9,24 ; 26,76)

Cronograma de actividades Nombre Actividad Duración Predecesora 1 – A Seleccionar personal 12 2 – B Seleccionar lugar 9 3 – C Seleccionar equipos 10 1 4 – D Realizar planos 2 5 – E Instalar servicios 24 6 – F Entrevistar personal 7 – G Comprar equipos 35 3 8 – H Construir hospital 40 4 9 – I Instalar informática 15 10 – J Instalar equipos 5, 7, 8 11 - K Capacitar personal 6 6, 9, 10

Duración de la actividad Nodo: fecha más temprana Actividad (seleccionar equipos) Fecha temprana de finalización EF Fecha temprana de comienzo ES Después de finalizar actividad A (12d) C 10 Duración de la actividad

Diagrama de red

Nodo: fecha más tardía C 10 Actividad Fecha temprana de finalización de comienzo ES C 10 Fecha Tardía de Finalización LF Fecha Tardía de Comienzo LS Duración

Cálculo de la ruta crítica desde atrás hacia adelante Ruta crítica – Backward pass Cálculo de la ruta crítica desde atrás hacia adelante