PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL LOCAL ESCUELAS DE LIDERAZGO Y/O GOBIERNO NIVEL 2- MÓDULO 3

TALLER 5 COMUNICACIÓN EFECTIVA Y RELACIONES PÚBLICAS

Es el proceso a través del cual los individuos condicionan recíprocamente su comportamiento. Trato o correspondencia entre dos o más personas. ¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN?

Es un proceso mediante el cual transmitimos y recibimos datos, ideas, opiniones y actitudes para lograr comprensión y acción. La comunicación es indispensable. Para lograrla se necesita coordinación de esfuerzos a fin de alcanzar, los objetivos perseguidos por una organización. ¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN?

Gracias a la comunicación es posible transmitir las experiencias de una generación a otra para que puedan ser asimiladas y continuadas. Sin esta posibilidad de comunicaciones, el avance no se hubiera dado en ningún sentido. Se ha demostrado que en las grandes ciudades, la mayoría de la gente pasa aproximadamente el 70% del tiempo despierta en alguna forma de comunicación, ya sea leyendo, escuchando, hablando o escribiendo. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN

 Utiliza palabras y gestos apropiados a lo que queremos transmitir.  Se exteriorizan sentimientos positivos (amor, respeto, sinceridad, simpatía, consideración, estimación, etc.) CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN

 Se responde con sentimientos y actitudes positivas, en forma serena y adulta, aun cuando los mensajes vengan cargados de sentimientos y actitudes negativas.  Se emiten ideas claras, concisas y convincentes, con sentimientos positivos, en forma oportuna y sin interferencias de ruidos físicos ni prejuicios psicológicos. CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN

La meta principal de la comunicación es la persuasión, es decir, el intento que hace el orador de llevar a los demás a tener su mismo punto de vista. OBJETIVO DE LA COMUNICACIÓN

1.No contradictorio con el pensamiento objetivamente aceptado ni en contra posición al pensamiento subjetivo construido desde la experiencia personal. LOS PROPÓSITOS DE LA COMUNICACIÓN 2.Centrado en la conducta; es decir, expresado en términos de la conducta humana.

3. Lo suficientemente específicos como para permitirnos relacionarlo con el comportamiento comunicativo real. LOS PROPÓSITOS DE LA COMUNICACIÓN 4. Compatible con las formas en que se comunica la gente.

 Emisor: Es la fuente de la información, es quien va a exteriorizar la comunicación. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

 Mensaje: Una vez establecido el primer elemento de la comunicación, conviene definir con precisión lo que se tiene que decir; conocerlo a fondo, tan completamente que se esté en posibilidad de transmitir la misma idea con diferentes palabras. Seis son los requisitos que debe contener un mensaje, a fin de evitar toda posible deformación de lo que verdaderamente se desea transmitir: ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

Mensaje: 1.Credibilidad. 2.Utilidad. 3.Claridad. 4.Continuidad y consistencia. 5.Adecuación en el medio. 6.Disposición del auditorio. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

 Canal: Por canal de comunicación se entiende el vehículo o medio que transporta los mensajes: memorandos, cartas, teléfono, radio, periódicos, películas, revistas, conferencias, juntas, etc. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

Canal: Por su dirección los canales de comunicación se dividen en:  Verticales descendentes.  Verticales ascendentes.  Horizontales o de coordinación. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

 Canales verticales descendentes: Se basan en la autoridad que tiene quien manda a otros, sobre lo que deben o no deben hacer; siempre provienen de un jefe y se dirigen a uno o varios subordinados. Ejemplos: órdenes, circulares, boletines, etc. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

 Canales verticales ascendentes: Se basan en la doble urgencia que todo humano siente de expresarse, y de la necesidad de que el jefe obtenga información sobre los intereses y labores del empleado. Ejemplos: informes, reportes, quejas, sugerencias, etc. Con frecuencia se presta gran atención a los canales descendentes y se descuida los ascendentes. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

 Canales horizontales o de coordinación: Se basan en la necesidad de transferir e intercambiar dentro de un mismo nivel jerárquico, información sin deformación, ideas, puntos de vista, conocimientos, experiencias, etc. Es evidente que estos tres tipos de comunicación se complementan. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

 El Receptor: Es la persona que recibe y capta la información transmitida. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

Es el arte de:  Generar una experiencia interna en otro.  Generar en esa persona una respuesta acorde con nuestro objetivo personal (el objetivo de nuestra comunicación) COMUNICACIÓN EFECTIVA

Si queremos potenciar nuestra comunicación, nuestras palabras deben ser congruentes con nuestro lenguaje no verbal. Esto está conformado por:  La mirada.  La expresión facial.  Los gestos con las manos.  La postura corporal.  Los desplazamientos.  El tono y volumen de la voz.  La velocidad con la que hablamos.  La emocionalidad con la que decimos lo que decimos. COMUNICACIÓN EFECTIVA

Toda actividad comunicativa tiene una misión y una visión en su composición y transmisión al público, que se construyen con estos siete aspectos: 1. Credibilidad. 2. Contexto. 3. Contenido. 4. Claridad. 5. Continuidad y consistencia. 6. Canales de comunicación. 7. Capacidad del auditorio. COMUNICACIÓN EFECTIVA

1.Credibilidad: Para lograr la credibilidad es fundamental involucrar a las personas en el proceso. De ahí que sea necesario:  Lograr la amplia participación del personal de la organización en la elaboración de la Misión y la Visión.  Contar con información acerca de los beneficios que la sociedad, los clientes y los trabajadores esperan obtener de la organización e incorporarlos como elementos esenciales de la Misión y la Visión. COMUNICACIÓN EFECTIVA

2. Contexto: Para que el mensaje se adapte a las realidades del entorno tiene que existir un diálogo abierto. No se trata de persuadir a los públicos, sino de asumir como misión y visión lo que esos públicos esperan de la organización. COMUNICACIÓN EFECTIVA

3. Contenido: Para que tenga un significado para los públicos de la organización, además de los beneficios, la Misión y la Visión deberán expresar los valores esenciales de la organización o entidad. Valores tales como voluntad de aprender, de compartir conocimientos, de utilizar la capacidad creativa e innovadora en el trabajo, respeto al cliente, al ambiente, son elementos que deben ser resaltados en la misión y visión presentadas. COMUNICACIÓN EFECTIVA

4. Claridad: Por supuesto que lo más importante es que tanto la Misión como la Visión se redacten con un lenguaje sencillo, claro, preciso. Con los mismos códigos de los interlocutores (público interno y externo) COMUNICACIÓN EFECTIVA

5. Continuidad y consistencia: No basta con estudiar la frecuencia de repetición del mensaje, sino que se hace necesaria una plena coherencia entre lo que se dice y lo que se hace. COMUNICACIÓN EFECTIVA

6. Canales de comunicación: Con el público interno lo más importante es mantener los canales "desbloqueados". Un diálogo permanente con todo el personal de la organización que se pone de manifiesto en la manera de conducir las reuniones, de realizar las asambleas, de escuchar los criterios, de hacer circular la información, de aceptar iniciativas. Con el público externo, a través de darle respuestas oportunas a sus necesidades, de atender quejas y reclamos. COMUNICACIÓN EFECTIVA

7. Capacidad de auditorio: Manejo del público presente, al cual se le presenta un discurso elaborado y se busca su respaldo. No se puede olvidar en esta situación que el auditorio presente se convierte en parte del mensaje. COMUNICACIÓN EFECTIVA

TIPO DE ORGANIZACIÓN QUE SE DESEA CON LA COMUNICACIÓN EFECTIVA  Que permita a la organización "monitorear" constantemente el entorno para poder anticiparse a los cambios.  Que sea flexible y oportuna en la toma de decisiones.  Que la comunicación fluya rápidamente tanto por canales formales como informales.

 Que proporcione la información relacionada con el trabajo y un análisis del desempeño del mismo a todos los miembros de la organización.  Que enseñe a los miembros de la organización a reconocer e internalizar las metas de la organización.  Que proporcione realimentación a los directivos acerca de los problemas actuales de la organización. TIPO DE ORGANIZACIÓN QUE SE DESEA CON LA COMUNICACIÓN EFECTIVA

 Que tenga como base de su funcionamiento reuniones grupales entre los miembros de las sub-unidades, reuniones de coordinación del trabajo entre los responsables de éstas, análisis regular del desempeño de las actividades de cada programa o sub-unidad, así como de los objetivos comunes que tienen un conjunto de sub-unidades enmarcadas en un mismo ámbito de acción.

Las relaciones humanas son las interesadas en crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en el reconocimiento y respeto de la personalidad humana. RELACIONES HUMANAS

Buscan insertar a las organizaciones dentro de la comunidad, haciéndose comprender, tanto por sus públicos internos como externos, sus objetivos y procedimientos a fin de crear vinculaciones provechosas para ambas partes mediante la concordancia de sus respectivos intereses. RELACIONES PÚBLICAS

Para llegar a las relaciones públicas es preciso primeramente pasar por las relaciones humanas, en efecto es muy difícil proyectar una imagen favorable de la organización si ésta no conforma un grupo homogéneo, en el que impera un sentimiento de simpatía, colaboración y entendimiento entre sus miembros. RELACIONES PÚBLICAS

Las relaciones públicas son una función directiva, de carácter continuativo y organizado, por medio de la cual organizaciones e instituciones públicas y privadas, tratan de conquistar y mantener la comprensión, la simpatía y el apoyo de aquellos públicos con los que están o deberán estar vinculados, a través de la evaluación de la opinión pública sobre la obra propia; a fin de concordar en todo lo posible las orientaciones y procedimientos propios y obtener por medio de una información amplia y difundida, una cooperación productiva y una realización más eficaz de los intereses comunes. RELACIONES PÚBLICAS

 En las relaciones humanas interviene la comunicación e interrelación personal.  Son vinculaciones entre los seres humanos.  Posee hábitos y normas.  Tiene como fin compartir ideas y diferencias. RELACIONES HUMANAS vs. RELACIONES PÚBLICAS

 Interviene la intercomunicación en la organización a nivel público.  Se establecen relaciones entre las personas (individuo) o una organización (grupo)  Es una relación de respeto integral y total.  Tiene como fin compartir ideas y diferencias. Busca crear actitud favorable a la institución (Una buena imagen institucional)

En ésta disciplina se entiende por público a todo grupo social con un interés determinado y a veces también, con un nivel cultural específico. Tradicionalmente los públicos de una organización se suelen clasificar en dos grupos:  Públicos Internos  Públicos Externos EL PÚBLICO

 Públicos internos: Se refiere a los grupos sociales afines que integran el organigrama de la organización o institución. Así, por ejemplo: los accionistas, los directivos, los funcionarios, los empleados, etc.

 Públicos externos: Son todos aquellos grupos sociales que tienen un determinado interés que vincula a sus miembros entre sí y que no forman parte del organigrama de la organización de que se trata. Los públicos externos de una organización son numerosos, pero, no debe perderse de vista que alguno de ellos interesan más que otros. EL PÚBLICO

Las relaciones públicas constituyen una actividad esencial, por medio de la cual las organizaciones, las asociaciones y los organismos gubernamentales se comunican con los diversos públicos para:  Transmitir una imagen exacta de la organización.  Establecer un entendimiento mutuo.  Hacer conocer su valor como fuente de trabajo, su aporte a la economía nacional y su prestigio en el orden internacional. EL PÚBLICO

“La simpatía abre las puertas pero, es la confianza la que las mantiene abiertas. La confianza se sustenta en el comportamiento ético, ésta es la base de las relaciones públicas”. LA ÉTICA EN LAS RELACIONES PÚBLICAS

Este es el eslogan de las Relaciones Públicas. Así, "Hacerlo bien y Hacerlo conocer" resume en pocas palabras el objetivo básico de las relaciones públicas. Además de hacer bien lo que sea, debemos hacerlo conocer. Si nadie sabe lo bien que hacemos algo, no tendremos clientes ni la sociedad sabrá lo que en su beneficio podemos aportar. HACERLO BIEN Y HACERLO CONOCER