GOBERNACION DEL DEPARTAMENTO DEL CAUCA SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACIÓN OFICINA DE INSPECCION, CONTROL Y VIGILANCIA DE ESAL. INSTRUCTIVO ELECCIONES DE ORGANISMOS COMUNALES DE PRIMER GRADO, A CELEBRARSE EL 24 DE ABRIL DE 2016 COORDINADOR OFICINA: LEOVIGILDO MOSQUERA MEDINA Tel Telefax: Celular: Municipio de Sotara- Cauca MARIA ESTER HOYOS BECERRA Celular POPAYAN, FEBRERO DE 2016 DEPARTAMENTO DEL CAUCA MUNICIPIO DE SOTARA NIT

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA ESTRUCTURA La Acción Comunal está organizada en cuatro (4) niveles: a)El primero lo constituyen las juntas de acción comunal y las junta de vivienda comunitaria. (barrio, vereda o localidad) b)El segundo nivel está representado por las asociaciones comunales de juntas, las cuales constituyen un espacio para la organización y representación ciudadana en el municipio, la comuna o el corregimiento. c)El tercer nivel, las federaciones comunales, que surgen como respuesta a la necesidad de organización a nivel departamental. d)El cuarto, la Confederación Comunal Nacional, que es el máximo órgano de representación comunal 2

ELECCIONES DE LOS ORGANISMOS COMUNALES DE PRIMER GRADO (24 DE ABRIL DE 2016) 1.Actos Preparatorios: Para que el proceso electoral de las juntas de acción comunal se cumpla sin traumatismos, se deben desarrollar al interior de cada organismo una serie de actos previos, los cuales son: 1.1. Libro de Inscripción de Afiliados: El manejo y responsabilidad del libro de inscripción de afiliados corresponde al secretario (a), el cual debe estar previamente registrado ante la entidad competente (Oficina de Inspección, Control y Vigilancia de las Entidades sin Animo de Lucro de la Gobernación del Departamento). 3 SECRETARIA DE

En el evento de que el libro se haya terminado, extraviado, deteriorado o lo hayan hurtado, podrá reemplazarse por otro nuevo, previa verificación de la causal, por parte de la Oficina Pública Competente y se registrará Cierre del libro de inscripción de afiliados: Para evitar controversias, conflictos y abusos, ocasionados por el indebido manejo del libro de inscripción de afiliados, el cierre de este dejó de ser materia estatutaria y está definido en la Resolución No. 110 de La Ley 743 de 2002 y su decreto reglamentario 2350 de 2003, no puntualizan nada al respecto, por lo tanto se aplica la citada resolución 110 de 1996, que tampoco fue derogada y que prevé que el libro podrá cerrarse con 8 días de anticipación, sin embargo en la asamblea previa se determina con que antelación se cierra dicho libro. 4

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 1.3. La afiliación a la junta de acción comunal: La afiliación es la manifestación personal, voluntaria e inequívoca de formar parte de la organización comunal e implica cumplir con los deberes y adquirir derechos, acatar los estatutos, elegir y ser elegido. La afiliación es la inscripción directa en el libro de afiliados, por lo tanto esta se puede hacer en forma verbal o escrita. Sí se cumple con los requisitos y el dignatario competente de la junta comunal no lo inscribe, se puede hacer ante la personería municipal o la entidad pública que ejerza el control y vigilancia (Gobernación del Departamento). Cuando haya causa justificada para no inscribir al peticionario, el comité conciliador debe resolver tal situación, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Si dentro de ese término no hay pronunciamiento alguno, se inscribirá automáticamente al peticionario ( Parágrafo 1o del artículo 23 de la Ley 743 de 2002). 5

REQUISITOS PARA AFILIARSE (Art. 5 Dcto 2350) a) Ser persona natural b) Residir en el territorio de la junta c) Tener más de 14 años d) No estar incurso en ninguna causal de impedimento de las contempladas en el art. 25 de la Ley 743 de 2002, las cuales son: 1.Estar afiliado a otro organismo comunal del mismo grado, a excepción de la junta de vivienda comunitaria. 2. Quienes hayan sido desafiliados o suspendidos de cualquier organismo comunal, mientras la sanción subsista. SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 6

Se entiende por residencia el lugar donde esté ubicada la vivienda permanente de la persona que solicita la afiliación o desarrolle actividad económica permanente en calidad de propietario de un establecimiento de comercio ubicado en el territorio de la junta de acción comunal Constitución del Tribunal de Garantías (Parágrafo 1 art. 31 de la Ley 743 de 2002) Quince (15) días antes de la elección de dignatarios, para cualquier organismo de acción comunal, cada organización constituirá un tribunal de garantías, integrado por tres (3) afiliados a la misma, quienes ni deben aspirar, ni ser dignatarios, esto con el fin de garantizar la imparcialidad y el buen desarrollo de las elecciones. SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 7

La Asamblea Previa: La asamblea general previa, es la reunión del máximo órgano de la junta de acción comunal o junta de vivienda comunitaria, que se efectúa con anterioridad a la elección de dignatarios para determinar los parámetros de la jornada electoral. Se sugiere la realización, por lo menos con quince (15) días de antelación a las elecciones. En la misma asamblea se puede aprovechar para la constitución del tribunal de garantías. El posible orden del día de esta asamblea es: 1.Llamado a lista y verificación del quorum 2.Determinación si adopta el consejo comunal o la junta directiva 3.Determinación si la elección de los dignatarios se hace por el sistema establecido por los estatutos o por un sistema diferente. (De conformidad con la Ley 743 de 2002, se recomienda el sistema de planchas o listas) 8

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 4. Determinación si la elección se hace por asamblea general o elección directa utilizando papeleta o tarjetón y urnas de votación con sus respectivos jurados. 5. Determinación con cuantos días de anticipación se cierra el libro de inscripción de asociados. 6. Constitución del tribunal de garantías (Según los estatutos). PROCESO DE ELECCION DE LOS DIGNATARIOS Agotado los actos preparatorios se debe tener en cuenta los siguientes parámetros para llevar a cabo en feliz término la elección: 1.Verificación de los Afiliados: El secretario (a) debe verificar cuál es el número de afiliados, quienes no podrán ser inferior al 50% del número exigido para su constitución, es decir, las juntas de acción comunal de las veredas, que requieren un mínimo de 20 afiliados para constituirse, no pueden tener menos de 10 asociados y las juntas comunales de los barrios, que requieren para su constitución un mínimo de 50 afiliados, no pueden quedar con menos de 25 asociados. 9

2. Sistemas de elección aplicables: Hay dos (2) posibilidades, pero se debe decidir por una de ellas: 1.ELECCION EN ASAMBLEA GENERAL: Es aquellas que escogido el sistema (planchas o listas) se lleva a cabo en asamblea general de asociados en una hora y un lugar previamente definido. La votación se hace en forma secreta, teniendo en cuenta que votan únicamente los que están inscritos en el libro. 2. ELECCION DIRECTA: Es la elección que se realiza sin necesidad de reunir a los afiliados en asamblea general. La candidatización se realiza mediante listas o planchas, según la determinación de la asamblea previa y la votación es secreta, utilizando tarjetón o papeletas con el número de la lista o plancha SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 10

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA En este sistema se debe tener en cuenta lo siguiente: 1.Número de mesas, dependiendo del número de asociados hábiles para votar 2.Número de urnas para depositar los votos, las cuales pueden ser cinco(5): una para directiva o consejo comunal, una para fiscal, una para conciliadores, una para delegados y otra para comisiones o comités. 3.Jurados: Cada plancha o lista que se inscriba tiene derecho a nombrar un jurado por cada mesa de votación y en cada mesa debe haber un presidente y dos vocales como mínimo. 4.Contenido de los votos o tarjetones: Estos deben contener el número de la lista o plancha y el órgano que se elige (directiva, fiscal, conciliadores, delegados o comités) 5.Contenido de las actas del escrutinio parcial, que las deben diligenciar los jurados en cada mesa. 11

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 1.Contenido y procedimiento del escrutinio general, que deben diligenciar los presidentes de las mesas de votación. 2.Horario para la votación y ubicación de las mesas 3.En cada mesa debe estar el listado de los asociados hábiles que pueden votar en ella. 4.La votación se puede hacer con documento de identidad o un documento que demuestre que se trata de la persona que está inscrita en el libro. 12

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 3. FORMAS DE CANDIDATIZACION 3.1. Candidatización por planchas: La candidatización por planchas se hace con el cargo y nombres y apellidos de la persona que va a ocupar el cargo, en por lo menos cinco (5) bloques a saber: DIRECTIVA O CONSEJO COMUNAL ORGANO DE CONTROL (FISCALES) CONCILIADORES DLEGADOS A LA ASOCIACION COMITES O COMISIONES DE TRABAJO Las planchas deben contener el nombre de por lo menos tres (3) asociados que la presentan 13

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 3.2. Candidatización por listas: Se anota nombres y apellidos por cada órgano a elegir, en por lo menos cinco (5) bloques: DIRECTIVA O CONSEJO COMUNAL ORGANO DE CONTROL (FISCALES) CONCILIADORES DELEGADOS A LA ASOCIACION COMITES O COMISIONES DE TRABAJO Las listas deben contener el nombre de por lo menos tres (3) asociados que la presentan. Nota: Se debe tener en cuenta que si se presenta más de una lista o plancha se debe aplicar el cociente electoral. 14

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 3.3. Consejo Comunal: Es el órgano de dirección de la junta de acción comunal que reemplaza a la junta directiva y ejerce las mismas funciones de esta. Para la adopción del consejo comunal se deben tener en cuenta lo siguiente: 1.El consejo comunal fue creado por la Resolución No. 110 del 6 de febrero de 1996 y continúa vigente con la ley 743 de Debe dársele aplicabilidad teniendo en cuenta que la comunidad de la junta comunal estén establecidos sectores sociales en forma organizada. 3.El número mínimo de integrantes del consejo es de nueve (9). 4.En el evento de que se presenten más de un candidato por sector, éste elige al representante. 15

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 4. Los consejeros elegidos deberán desempeñar los cargos de presidente, vicepresidente, tesorero, secretario, coordinadores de los comités o comisiones de trabajo. 5. El sistema de elección se puede hacer por asamblea general o directa y la forma de candidatización es por listas 6. La elección del fiscal principal y suplente, conciliadores y delegados a la asociación no se hace de los consejeros, son asociados diferentes. 7. Los sectores pueden ser entre otros: femenino, juvenil, comerciantes, trabajadores, deporte, educación, salud, vivienda, acueducto, etc. 16

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 4. QUORUM Y VALIDEZ DE LA ELECCION Cuando la elección se realice en asamblea general, el quórum se establece con la presencia de la mitad más uno de los asociados y será válida la elección si la votación por las listas o planchas, sumados los votos en blanco, es igual o superior a la mitad más uno del número de asociados con que se instaló la asamblea. En el evento de que no se complete el quórum de la mitad más uno a la hora fijada para la reunión, se puede aplicar el quórum complementario del 30% del número de asociados. De este detalle se debe dejar nota al final del acta. Cuando la elección se haga directa, es decir con papeletas o tarjetones y urnas de votación, las decisiones serán válidas si en el escrutinio final el número de votos depositados en las urnas es por lo menos del 30% del total de afiliados. 17

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA Obtenemos el cociente electoral para el órgano de la directiva, el cual resulta de dividir el total de votos que son 60 entre el número de cargos que son 4, arrojando un resultado de 15, cifra que se convierte en cociente electoral para el órgano de la directiva, luego procedemos a verificar cuantos cargos elige la plancha 1 y cuantos la plancha 2, así: Plancha #1 = 40 votos lo dividimos entre 15 y nos da un cociente de 2 y sobra un residuo de 10 Plancha # 2 = 20 votos lo dividimos entre 15 y nos da un cociente de 1 y sobra un residuo de 5 De acuerdo a lo anterior tenemos que: La Plancha # 1 : eligió dos (2) directivos por cociente La Plancha # 2: eligió un (1) directivo por cociente 18

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA Como la directiva consta de cuatro (4) cargos, faltaría uno por elegir, quien sale de la plancha que tiene el mayor residuo, en este caso la Plancha # 1 sale ganadora porque tiene un residuo de 10 contra 5 de la plancha # 2. Por lo tanto la plancha # 1 por ser ganadora elige al presidente, vicepresidente (por cociente) y la plancha #2 elige al tesorero (Por cociente) y el secretario sale elegido de la plancha # 1 (por mayor residuo). 19

6. INSCRIPCION DE LOS DIGNATARIOS La elección de los dignatarios se acredita con la inscripción ante la Oficina de Inspección, Control y Vigilancia del Departamento, para lo cual se debe remitir el acta con los parámetros legales y estatutarios y con la firma del presidente, secretario de la asamblea y los tres (3) miembros del tribunal de garantías. Sin las firmas de estas personas carece de validez el acta. El acta debe remitirse lo más pronto posible por intermedio del promotor de desarrollo comunitario del municipio respectivo, con el cuadro anexo, debidamente diligenciado, a más tardar en un plazo no superior a 30 días, en medio físico y magnético. 20

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 7. SANCIONES Cuando sin justa causa no se efectúe la elección de los dignatarios el día señalado (24 de abril), la oficina que ejerce la inspección, control y vigilancia puede imponer las siguientes sanciones: a) Suspensión de la personería jurídica hasta por 90 días. b) Desafiliación de los miembros o dignatarios. Junto con la sanción se fijará un nuevo plazo para la elección de dignatarios, cuyo incumplimiento acarreará la cancelación de la personería jurídica. 21

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA 8. PERIODO DE LOS DIGNATARIOS Los dignatarios que salgan elegidos el 24 de abril de 2016, toman posesión y ejercicio del cargo a partir del 1º de julio de 2016, para un período de cuatro (4) años, que termina el 30 de junio de Es importante aclarar que los dignatarios actuales permanecen en sus cargos hasta el 30 de junio de PROCESO DE EMPALME Previo acuerdo de los dignatarios salientes con los entrantes, se deben reunir en un lugar y fecha determinada para que los dignatarios salientes hagan entrega formal de los libros, sellos y demás elementos y bienes de la junta de acción comunal a los dignatarios entrantes. 22

SECRETARIA DE GOBIERNO Y PARTICIPACION- MUNICIPIO DE SOTARA La retención indebida de estos elementos se constituye en un delito y puede ser denunciada ante la Fiscalía General de la Nación. 10. MARCO LEGAL LEY 19 DE 1958 : Origen de las juntas de acción comunal LEY 743 DE 2002, SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS 2350 DE 2003 Y 890 DE 2008 Y LOS ESTATUTOS DE CADA ORGANISMO COMUNAL, son las normas legalmente vigentes. 23